Як оформити наказ директора на самого себе: зразки, правила, шаблони

У вас є бізнес, і ви — його єдиний керівник? Видавати накази собі здається дивним? А дарма. Один невірно оформлений документ — і вас можуть чекати штрафи, скасування угод або затримки в реєстраційних діях. У цій статті покажемо, як оформити все правильно, з прикладами, шаблонами та порадами, які збережуть ваш час, гроші та нерви.

Чому директору потрібно видавати наказ на самого себе?

У світі українського підприємництва ситуація, коли директор змушений видавати наказ на самого себе, зустрічається частіше, ніж здається на перший погляд. Особливо це стосується малого та середнього бізнесу, де директор часто одночасно є і засновником, і бухгалтером, і головним виконавцем. Проте, навіть у таких умовах дотримання кадрової документації — не лише формальність, а й ключовий елемент правового захисту бізнесу.

Ключові ситуації, коли необхідно оформити наказ

• Призначення на посаду, якщо директор є єдиним засновником.
• Вихід у щорічну чи додаткову відпустку.
• Направлення у відрядження (навіть у межах України).
• Звільнення за власним бажанням або переведення.

Чому це важливо: Без офіційного наказу дії директора можуть бути визнані неправомірними під час перевірки ДПС, Держпраці чи у разі корпоративного спору.

Ризики відсутності наказу:

• Проблеми з нарахуванням відпускних та компенсацій.
• Відсутність підстав для понесених витрат у відрядженні.
• Трудові конфлікти з іншими співробітниками.
• Визнання угод, укладених під час самовільного виконання обов’язків, недійсними.

Факт: За даними Держпраці України, близько 18% виявлених порушень стосувалися неналежного оформлення трудових відносин з керівниками підприємств.

Законодавча база: на що спиратися при оформленні наказу

Правильне оформлення наказу на самого себе регулюється одразу кількома правовими джерелами. Найголовніше — це врахування особливого статусу директора, який може виступати і як працівник, і як орган управління.

Нормативний акт	Що регулює
Господарський кодекс України	Повноваження директора як органу управління юридичної особи
Кодекс законів про працю України	Трудові права та обов’язки директора як найманого працівника
Цивільний кодекс України	Статус директора у межах договірних зобов’язань
Статут підприємства	Механізм призначення, делегування повноважень і звільнення
Інструкція №58 (Мін’юст)	Діловодство, порядок оформлення та зберігання наказів

Особливості, які часто ігнорують

• Якщо директор — засновник, він може діяти на підставі рішення, а не лише наказу.
• Трудовий договір з директором має бути оформлений навіть у ТОВ з одним учасником.
• Обов’язковість кадрового обліку: журнали, особові справи, копії наказів.

Важливо знати:

• У випадку звільнення директора, наказ готується на підставі рішення засновника або протоколу загальних зборів.
• Якщо підприємство планує перейти на електронний документообіг, накази на директора теж можна оформлювати в цифровій формі з використанням КЕП.

Хто має право видавати наказ на директора?

Це одне з найскладніших і найбільш спірних питань у кадровій практиці. Ситуація сильно залежить від організаційно-правової форми підприємства та складу засновників.

Можливі варіанти

1. Директор є одноосібним власником (ТОВ з одним учасником)

У цьому випадку директор видає наказ сам на себе на підставі рішення засновника. Рішення фіксується у письмовій формі (навіть якщо це одна і та ж особа).

Форма:

1. Рішення засновника.
2. Наказ на самого себе на основі цього рішення.

2. Є декілька засновників

Рішення приймається загальними зборами. Видається протокол, після чого наказ оформлюється згідно з рішенням зборів.

3. Директор не є засновником

У цьому випадку наказ на призначення, відпустку чи звільнення видає уповноважена особа — наприклад, голова наглядової ради або засновник.

Хто видає наказ?	Коли це застосовується?	Документ-підстава
Директор (як засновник)	Призначення, відпустка, відрядження	Рішення засновника
Засновник	Призначення, звільнення директора	Протокол загальних зборів
Уповноважена особа (рада)	Великі компанії з колегіальним управлінням	Рішення наглядової ради або власника

Корисні поради:

• Якщо ви — ФОП і плануєте відкриття ТОВ, краще заздалегідь підготуйте шаблони наказів на директора.
• Ніколи не поєднуйте текст рішення та наказу в один документ — це порушення норм діловодства.

Оформлення наказу: структура та обов’язкові реквізити

Оформлення наказу на самого себе потребує не лише уважності, а й суворого дотримання норм діловодства, оскільки він має одночасно нести і юридичну, і кадрову функцію. Від того, наскільки чітко виписані реквізити, залежить, чи визнає цей документ Держпраці або суд.

Структура наказу

1. Шапка документа:
   • Назва підприємства (ТОВ “Приклад”, ФОП Петров І.І.).
   • Ідентифікаційний код ЄДРПОУ.
   • Адреса та контакти.
   • Номер і дата документа.
2. Назва документа:
   • «Наказ» або «Розпорядження».
   • З уточненням дії: «Про відпустку директора», «Про призначення себе на посаду» тощо.
3. Преамбула (обґрунтування):
   • На підставі чого видається наказ (рішення засновника, заява, необхідність покладення обов’язків тощо).
4. Текст наказу (розпорядча частина):
   • Лаконічно, юридично грамотно: що саме вирішується.
   • Може бути кілька пунктів (призначення, обов’язки, термін дії тощо).
5. Підпис і ПІБ:
   • Підписує сам директор.
   • У разі, якщо директор сам себе призначає — важливо вказати, що дія від імені власника.
6. Ознайомлення:
   • Якщо в наказі є інші відповідальні особи (бухгалтер, кадровик) — обов’язково ознайомити під підпис.

Загальний шаблон наказу

ТОВ “Бізнес-Гарант”

ЄДРПОУ 12345678

м. Київ, вул. Ділова, 2

НАКАЗ № 3 від 15 травня 2025 року

 

Про надання щорічної відпустки

На підставі заяви та відповідно до графіку відпусток, затвердженого на 2025 рік,

НАКАЗУЮ:

1. Надати мені, директору ТОВ “Бізнес-Гарант” Петрову Івану Івановичу, щорічну основну відпустку з 20.05.2025 по 02.06.2025 тривалістю 14 календарних днів.
2. Обов’язки на період відпустки покласти на головного бухгалтера Сидоренко О.О.

Директор: ___________ І.І. Петров

Поширені помилки:

• Відсутність обґрунтування в преамбулі.
• Плутанина з датами: видача наказу після фактичної дії.
• Невірне зазначення посад — наприклад, якщо особа не має права виконувати обов’язки директора.

Порада експерта: Завжди формалізуйте наказ окремо від рішень або протоколів — це демонструє прозорість управління і підвищує довіру контролюючих органів.

Зразки наказів: практичні приклади

Підприємці часто шукають конкретні шаблони, тому наведемо типові зразки наказів, які можна адаптувати під свої потреби.

Наказ про призначення на посаду директора (сам себе)

НАКАЗ № 1

від 01 червня 2025 року

 

Про призначення на посаду директора

На підставі Рішення засновника від 01.06.2025 (який є одноосібним учасником),

НАКАЗУЮ:

1. Призначити мене, Іваненка Віталія Петровича, на посаду директора ТОВ “ІнвестБуд”.
2. Повноваження вступають в силу з моменту державної реєстрації змін у ЄДР.

Директор: ___________ І.В. Іваненко

Наказ про відпустку директора

Варіант з покладанням обов’язків:

НАКАЗ № 12

від 10 липня 2025 року

 

Про відпустку директора

НАКАЗУЮ:

1. Надати мені, директору ТОВ “Лідер-Трейд” Коваленку Олегу Сергійовичу, щорічну основну відпустку з 15.07.2025 по 28.07.2025.
2. На час відпустки виконання обов’язків директора покласти на комерційного директора Мельниченка С.М.

Директор: ___________ О.С. Коваленко

Наказ про відрядження

НАКАЗ № 22

від 03 квітня 2025 року

 

Про направлення у відрядження

НАКАЗУЮ:

1. Направити мене, директора ТОВ “БудІнвест”, Смірнова Олега Вікторовича, у відрядження до м. Львів з 05.04.2025 по 07.04.2025 для участі в переговорах.
2. Дозволити оплату витрат на проїзд, проживання та добові згідно з затвердженими нормами.

Директор: ___________ О.В. Смірнов

Наказ про звільнення

НАКАЗ № 45

від 20 серпня 2025 року

 

Про звільнення з посади

На підставі Рішення єдиного засновника від 20.08.2025 року,

НАКАЗУЮ:

1. Звільнити мене, директора ТОВ “СтарТех”, Грищенка Павла Анатолійовича, з займаної посади за власним бажанням з 25.08.2025.
2. Провести остаточний розрахунок відповідно до ст. 47 КЗпП України.

Директор: ___________ П.А. Грищенко

Порада: Під час звільнення важливо зафіксувати передачу справ, печаток та майна у вигляді акту прийому-передачі, що додається до наказу.

Особливості оформлення наказу при самопризначенні

Цей випадок — найделікатніший, адже він поєднує повноваження роботодавця і працівника в одній особі. Для мінімізації ризиків потрібно дотримуватись суворої форми оформлення.

Юридична суть

• Директор як фізична особа укладає трудовий договір з підприємством, де він сам і є уповноваженим.
• Але при цьому всі кадрові дії оформлюються від імені засновника, навіть якщо це та ж сама особа.

Що має бути в пакеті документів при самопризначенні

1. Рішення засновника про призначення директора.
2. Трудовий договір (навіть сам з собою).
3. Наказ про призначення.
4. Повідомлення до податкової через ф. №1ДФ або портал Дія (обов’язково).

Поширені помилки:

• Відсутність окремого трудового договору.
• Оформлення наказу без згадки про рішення засновника.
• Невірне зазначення дати початку виконання обов’язків (до реєстрації змін у ЄДР).

Правильно	Неправильно
Окремі документи: рішення + наказ	Один наказ без рішення
Посилання на КЗпП і ЄДР	Відсутність правової основи
Реєстрація у журналі наказів	Відсутність обліку

Відпустка директора: як оформити наказ на самого себе

Питання оформлення відпустки директора — одне з найчастіших серед власників малого бізнесу. На перший погляд може здатись, що директор може просто «піти у відпустку», однак, з юридичної точки зору, без належного наказу — це порушення трудового законодавства.

Юридична основа

Відповідно до ст. 79 КЗпП України, щорічна відпустка надається згідно з графіком, який має бути затверджений на початку року. Для директора це правило теж діє, незалежно від того, чи він одноосібний засновник чи ні.

Важливо: Якщо графік відпусток не затверджено, директор має подати заяву на ім’я засновника (якщо це можливо) або сформулювати її у вигляді службової записки.

Порядок оформлення:

1. Заява або рішення про надання відпустки.
   • Якщо директор = засновник, достатньо написати резолюцію у вигляді рішення: “Надати собі щорічну відпустку з… по…”.
2. Наказ про відпустку.
   • Має чітко визначати дати, вид відпустки (основна, додаткова, без збереження заробітної плати), підставу (графік або заява).
3. Покладання обов’язків.
   • Обов’язково визначити, хто буде виконувати обов’язки на час відпустки, або зазначити, що не буде виконання (якщо дозволяє бізнес).
4. Розрахунок відпускних.
   • Виконується бухгалтером не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки. Сума залежить від середньої зарплати за 12 місяців.

Приклад наказу

НАКАЗ № 16

від 01 червня 2025 року

 

Про щорічну відпустку директора

На підставі графіку відпусток та рішення засновника №01/25 від 01.06.2025,

НАКАЗУЮ:

1. Надати мені, директору ТОВ “Глобал Тех” Сидорчуку Максиму Ігоровичу, щорічну основну відпустку з 10.06.2025 по 23.06.2025 включно.
2. Обов’язки на цей період покласти на головного бухгалтера Пашко А.В.

Директор: ___________ М.І. Сидорчук

Фінансовий аспект

Середня зарплата за місяць	Кількість днів відпустки	Сума відпускних
30 000 грн	14 днів	≈ 14 000 грн
20 000 грн	10 днів	≈ 6 667 грн

Рада: Не затягуйте з оформленням. Відсутність наказу = штраф до 111 690 грн за порушення трудового законодавства.

Відрядження директора: сам собі наказ

Відрядження директора — це ще один випадок, коли формальність документа стає підставою для витрат, звітності та навіть уникнення податкових ризиків. Закон вимагає, щоб усі службові поїздки були обґрунтовані та затверджені офіційно.

Що говорить закон?

Інструкція № 59 від 17.03.2011 Мінфіну України регламентує порядок оформлення відряджень. Директор, як і інші працівники, повинен мати:

• Наказ на відрядження.
• Службове завдання.
• Звіт про відрядження.
• Документи, що підтверджують витрати.

Етапи оформлення

1. Складання наказу.
   • Зазначається маршрут, терміни, мета відрядження.
2. Розрахунок витрат:
   • Добові: 0,1 розміру мінімальної зарплати (2025 рік — 7 100 грн → добові = 710 грн/день).
   • Проїзд: квитки або компенсація пального.
   • Проживання: готель, Airbnb, інше (чек обов’язково!).
3. Звіт по поверненню.
   • Подати протягом 3 робочих днів із дня повернення.
   • Вказати результати відрядження.

Зразок наказу про відрядження

НАКАЗ № 23

від 01.05.2025

 

Про направлення у відрядження

НАКАЗУЮ:

1. Направити мене, директора ТОВ “Експерт Бетон” Кравця Ігоря Васильовича, у відрядження до м. Дніпро з 02.05.2025 по 04.05.2025 для проведення переговорів з ТОВ “БудМаркет”.
2. Дозволити оплату витрат згідно з нормами: добові — 710 грн/день, проживання — до 2 000 грн/день, проїзд — за наявності квитків або компенсація пального.

Директор: ___________ І.В. Кравець

Часті помилки

• Відсутність підтвердження витрат (чеки, акти).
• Витрати не збігаються з маршрутним листом.
• Сума добових перевищує норму без обґрунтування.

Експертна порада: Під час податкових перевірок ДПС найчастіше звертає увагу саме на оформлення відряджень у ТОВ, де директор — єдиний працівник. Оформлюйте все завчасно.

Звільнення директора: як оформити наказ на самого себе

Звільнення директора — це не просто кадрова процедура. Це ще й важливий юридичний крок, особливо якщо змінюється структура власності чи завершення діяльності компанії. Оформлення має бути бездоганним, оскільки помилки можуть призвести до блокування змін в ЄДР.

Юридичне підґрунтя

• Ст. 38 КЗпП України — звільнення за власним бажанням.
• Рішення загальних зборів або засновника.
• Повідомлення ДПС через ф. 1ДФ про звільнення.

Порядок дій

1. Подання заяви.
   • Якщо директор = засновник — складається рішення про звільнення.
2. Рішення засновника / протокол.
   • У разі кількох учасників — скликаються збори.
3. Наказ про звільнення.
   • Зазначається дата, підстава, стаття.
4. Передача справ.
   • Обов’язково — акт прийому-передачі документації, печаток, ключів, баз даних.

Зразок наказу

НАКАЗ № 55

від 01.08.2025

 

Про звільнення з посади директора

На підставі Рішення засновника №02/25 від 01.08.2025 року,

НАКАЗУЮ:

1. Звільнити мене, директора ТОВ “Діджитал Проект” Литвиненка Артема Олександровича, за власним бажанням з 05.08.2025 року.
2. Провести остаточний розрахунок, видати трудову книжку та передати справи новому керівнику.

Директор: ___________ А.О. Литвиненко

Підводні камені:

• Без акту передачі справ банк може не дозволити доступ новому директору.
• Якщо в ЄДР не внесені зміни, колишній директор несе відповідальність за дії юрособи.
• Заборонено оформляти «заднім числом» — лише після рішення.

Ведення кадрового обліку: реєстрація наказів директора

Ведення кадрової документації — це не формальність, а обов’язок згідно з українським законодавством. Навіть якщо на підприємстві працює лише директор, накази повинні бути систематизовані, зареєстровані та збережені згідно з вимогами Інструкції з діловодства.

Які документи повинні бути?

1. Журнал реєстрації наказів:
   • Облік усіх наказів (включно із самостійно виданими).
   • Ведеться в паперовій або електронній формі.
2. Особова справа директора:
   • Заяви, копії наказів, копії документів (паспорт, диплом).
   • Трудовий договір, зміни, листки непрацездатності, відпустки.
3. Накази з кадрових питань (особового складу):
   • Призначення, відпустка, відрядження, звільнення.

Форма журналу реєстрації наказів

№ з/п	Дата	Номер наказу	Зміст	Примітка
1	01.01.2025	№1	Призначення на посаду директора	Підстава: рішення №1
2	12.01.2025	№2	Надання щорічної відпустки	Графік відпусток
3	20.01.2025	№3	Направлення у відрядження	м. Харків

Обов’язковість ведення журналу: Згідно з Наказом №1000/5 Мін’юсту України, всі організації зобов’язані вести кадровий облік із належною реєстрацією. Це стосується як ТОВ, так і ФОП, які мають найманих працівників або директора.

Терміни зберігання документів

Тип документа	Термін зберігання
Накази про прийом/звільнення	75 років (постійно)
Накази про відрядження	3 роки
Накази про відпустки	5 років
Журнал наказів	Постійно (або до ліквідації ТОВ)

Порада: Використовуйте шаблони Word або Excel, інтегровані з електронним підписом (КЕП), щоб зменшити кількість паперових документів.

Електронний документообіг: чи можна видавати накази в електронній формі?

Цифровізація діловодства — тренд, що активно розвивається в Україні. Багато підприємців перейшли на електронний документообіг (ЕДО), зокрема й щодо наказів. Але чи можна видавати накази на самого себе у такій формі?

Так, але з дотриманням умов

1. Використання КЕП (кваліфікований електронний підпис):
   • Підписати можна лише за наявності сертифікованого КЕП.
2. Збереження в системах ЕДО:
   • «M.E.Doc», «Вчасно», «Paperless» — системи, сертифіковані ДПС.
3. Формат документа:
   • PDF або XML з вбудованим підписом.

Переваги електронних наказів

• Швидке оформлення без потреби друкувати.
• Визнання у суді або під час перевірки.
• Менше ризиків втрати документів.

Типові помилки при переході на ЕДО:

• Відсутність КЕП у директора.
• Невірний формат збереження.
• Відсутність протоколу або рішення, на основі якого видано наказ.

Факт: У минулому році ДПС офіційно визнала понад 120 000 наказів, виданих в електронній формі, як дійсні для перевірок.

Приклад наказу в ЕДО: Наказ створюється у PDF-документі, підписується КЕП, зберігається на сервері підприємства або в хмарному сховищі з резервною копією.

Висновок

Оформлення наказу на самого себе — це не просто бюрократична формальність, а юридично значущий процес, що підтверджує законність дій директора та захищає підприємство від потенційних ризиків під час перевірок або корпоративних конфліктів. Особливо це актуально для малого бізнесу, де директор часто є одноосібним засновником і виконує всі функції самостійно. Правильно оформлений наказ — це гарантія прозорості управління, юридичної відповідальності та підзвітності, а також ефективний інструмент у веденні кадрового обліку.

В умовах сучасної української діджиталізації бізнесу дедалі більше компаній переходять на електронний документообіг, що вимагає нової дисципліни у веденні кадрової документації. Власникам варто не лише створювати накази з урахуванням норм КЗпП, ЦКУ та інструкцій з діловодства, але й впроваджувати практики автоматизації цього процесу. Дотримання чіткої структури, реєстрація в журналі, використання КЕП — усе це формує надійний правовий щит для вашої компанії.

Часті питання (FAQ)

Чи може директор сам себе призначити на посаду?

Так, якщо директор є одноосібним засновником ТОВ. У такому випадку призначення оформлюється через рішення засновника та відповідний наказ. Важливо, щоб рішення і наказ були оформлені як окремі документи з датами, що відповідають моменту вступу в посаду.

Які документи потрібні для оформлення відпустки директора?

Потрібно мати:

• рішення засновника або заяву;
• наказ про відпустку;
• запис у графіку відпусток;
• розрахунок відпускних (виплачується за 3 дні до відпустки).

Чи зобов’язаний директор вести журнал наказів, якщо він є єдиним працівником?

Так, законодавство України не звільняє підприємство від обов’язку вести кадровий облік, навіть якщо єдиним працівником є директор. Всі накази повинні бути зареєстровані в журналі.

Чи має юридичну силу наказ, підписаний директором на самого себе?

Так, за умови, що він оформлений на підставі рішення засновника або іншого уповноваженого документа. Це стосується і наказів про відпустку, і про відрядження, і про звільнення.

Як діяти, якщо директор звільняється, а новий ще не призначений?

Потрібно:

1. Видати наказ про звільнення.
2. Передати справи (акт).
3. Призначити тимчасового виконувача обов’язків або внести зміни до ЄДР щодо відсутності керівника.

Чи можна оформити наказ на себе в електронній формі?

Так, за умови використання КЕП (кваліфікованого електронного підпису). Документ повинен зберігатись у захищеному форматі (PDF, XML) та мати підтвердження через систему електронного документообігу (ЕДО).

Яка відповідальність за відсутність наказу при дії директора (відпустка, відрядження)?

Штраф за порушення трудового законодавства може сягати 111 690 грн. Крім того, без належного наказу неможливо обґрунтувати видатки у разі перевірки податкової.

Скільки зберігаються накази директора?

• про призначення та звільнення — 75 років;
• про відрядження — 3 роки;
• про відпустки — 5 років;
• журнал наказів — постійно або до ліквідації підприємства.

Як правильно делегувати повноваження директора на час відпустки?

У наказі про відпустку слід передбачити:

• ПІБ особи, якій передаються обов’язки.
• Термін виконання.
• Посада цієї особи. Також можна оформити окремий наказ про тимчасове виконання обов’язків.

Чи потрібно повідомляти податкову про зміну директора?

Так, відповідне повідомлення надсилається через форму J/F 1ДФ до ДПС. Крім того, новий директор вноситься до ЄДР через нотаріуса або держреєстратора.