Зразок наказу про преміювання працівників: шаблони та поради

Ви керівник бізнесу і хочете мотивувати працівників, не ризикуючи порушити закон? Або бухгалтер, який шукає, як правильно оформити премії? У будь-якому випадку — ця стаття стане вашим практичним гідом. Від простого шаблону наказу до глибоких юридичних нюансів — усе, що потрібно знати, щоб преміювання працювало на розвиток компанії.

Поняття та правова основа преміювання

Що таке премія і як вона регулюється

Премія — це грошова винагорода, що надається працівнику понад основну заробітну плату. Вона може бути:

• за підсумками роботи (разова);
• за досягнення KPI (регулярна);
• за ініціативу або інновації.

Юридично поняття премії не має окремого визначення в КЗпП, але регулюється такими актами:

Правові аспекти, які варто враховувати підприємцям

1. Преміювання має бути зафіксоване в офіційному документі — або в положенні про оплату праці, або окремим наказом.
2. Премії підлягають оподаткуванню: ПДФО (18%), військовий збір (1,5%) та ЄСВ (22%) — важливо це враховувати при плануванні фонду.
3. Не можна преміювати «в конверті» — це не тільки ризик для компанії, а й втрата стажу для працівника.
4. Важливо уникати дискримінації — премія має надаватися згідно з чіткими критеріями, щоб уникнути конфліктів і трудових спорів.

Чому важливо розробити положення про преміювання окремо

• Це знімає суб’єктивність у прийнятті рішень.
• Дає юридичний захист у разі перевірки.
• Створює прозорість для працівників.

Різновиди премій

Премії бувають різні, і це не лише про «річний бонус». Щоб система преміювання була справедливою та ефективною, потрібно розрізняти типи премій.

Класифікація премій

1. За періодом виплати:

• Разові премії — до свят, за проект, за ініціативу.
• Періодичні премії — щомісячні, квартальні, річні.

2. За критерієм оцінки:

• Суб’єктивні — на розсуд керівництва.
• Об’єктивні — за KPI, досягнення плану.

3. За масштабом:

• Індивідуальні премії — конкретному працівнику.
• Колективні премії — групі або всьому відділу.

Приклади KPI для преміювання в малому бізнесі

Поради підприємцям:

• Використовуйте гнучкий підхід: давайте більшу премію тим, хто приніс прибуток.
• Фіксуйте правила у Положенні: це важливо для прозорості та контролю.
• Не робіть премію «звичним доплатним» — втрачається мотиваційний ефект.

Порядок оформлення наказу про преміювання

Оформлення наказу — це не просто «паперова формальність», а юридичний обов’язок роботодавця, особливо коли мова йде про премії, що обліковуються як частина заробітної плати та оподатковуються.

Що має містити наказ про преміювання

1. Назва документу — «Наказ про преміювання».
2. Дата складання та номер.
3. Підстава преміювання — наприклад, «за сумлінне виконання службових обов’язків».
4. Особа або група осіб, які преміюються.
5. Розмір премії (у фіксованій сумі або у % до посадового окладу).
6. Реквізити керівника та підпис.
7. Віза бухгалтера та кадровика (за потреби).

Зразок формулювання:

На підставі п. 4.2 Положення про оплату праці та з метою заохочення працівників за досягнення високих показників у роботі, НАКАЗУЮ:

1. Преміювати:
   — Іваненка Петра Степановича (менеджера відділу продажів) — у розмірі 5 000 грн;
   — Колектив відділу логістики — по 3 000 грн кожному працівнику.

2. Контроль за виконанням наказу покласти на головного бухгалтера.

Коли та як оформлювати наказ

• Оперативно після досягнення KPI.
• Щомісяця за підсумками роботи.
• За рішенням керівника або на основі подання від керівника підрозділу.

Важливо: Наказ може бути окремим або частиною загального наказу з кількох пунктів.

Хто має право підписувати наказ

Право підпису наказу про преміювання залежить від організаційно-правової форми підприємства та внутрішніх регламентів.

Основні варіанти

• ФОП або одноосібний власник ТОВ — підписує самостійно.
• ТОВ з найманим директором — підписує директор, іноді за погодженням з власником.
• Установа чи організація з профспілкою — погодження з профспілковим комітетом (за наявності).

Хто ще залучається до процесу

• Керівник структурного підрозділу — може ініціювати подання на премію.
• Кадрова служба — готує наказ, перевіряє відповідність документів.
• Бухгалтерія — проводить розрахунки та виплату.

Приклад делегування прав: У внутрішньому розпорядку може бути вказано: «Право підпису наказів про преміювання делегується заступнику директора з питань персоналу».

Інсайди для підприємців:

• Автоматизуйте ініціацію премій: створіть онлайн-форму для подань від керівників відділів.
• Уникайте самостійного преміювання себе без погодження з власниками — це може бути трактовано як конфлікт інтересів.
• Формуйте окрему комісію з преміювання у великих компаніях — підвищує прозорість.

Преміювання керівника: особливості

Преміювання керівника — найскладніший момент у контексті управлінської етики, податкового контролю та конфлікту інтересів.

Хто приймає рішення про премію для директора

• У ТОВ — загальні збори учасників/власників (оформлюється протоколом).
• У державній установі — орган управління або вищий керівний орган.
• У неприбуткових організаціях — наглядова рада.

Як оформити премію для керівника

1. Протокол зборів засновників/учасників.
2. Розпорядчий документ — наказ або розпорядження від вищестоящого органу.
3. Відображення у звітності — премія є частиною зарплатного фонду і підлягає оподаткуванню.

Відмінності в преміюванні керівника

Поради для бізнесу:

• Документуйте все — без протоколу рішення про преміювання директора вважається неправомірним.
• Не робіть преміювання регулярним без змін у контракті — це може прирівнюватися до зарплати.
• Вказуйте критерії преміювання в статуті або контракті — це знижує ризики перевірок.

Преміювання під час воєнного стану

Воєнний стан в Україні, введений у 2022 році, значно змінив реалії ведення бізнесу. Але попри складні обставини, преміювання залишається легальним і ефективним інструментом мотивації, навіть в умовах обмежених ресурсів.

Що потрібно врахувати роботодавцю

1. Премія — це не заборонено: жоден нормативно-правовий акт не обмежує роботодавця у виплаті премій під час воєнного стану.
2. Наявність фінансової можливості — ключовий фактор. У періоди падіння доходу — розглядається введення нефінансових форм мотивації.
3. Необхідно переглядати положення про преміювання — адаптувати його до змінених умов роботи (наприклад, для віддалених співробітників, для тих, хто мобілізований, тощо).

Чи можна преміювати мобілізованих працівників

Так, але за певних умов:

• Якщо працівник перебуває в трудових відносинах.
• Якщо премія була передбачена до моменту мобілізації.
• За умови наявності коштів та політики компанії щодо соціальної підтримки.

Антикризовий підхід до преміювання 

• Мікропремії — невеликі суми за конкретні досягнення (наприклад, 500–1 500 грн).
• Натуральні премії — сертифікати, додаткові дні відпустки.
• Моральне заохочення — публічне визнання, гнучкий графік.

Приклад адаптованого наказу:

Наказ №15/вс від 15.03.2025
Враховуючи високі результати праці за умов віддаленого формату роботи та відповідно до Положення про преміювання,
НАКАЗУЮ:
Преміювати:
— Бойченко Лесю Іванівну, менеджера з логістики — 1 200 грн.
— Групу підтримки клієнтів — по 700 грн кожному.

Положення про преміювання: розробка та впровадження

Положення про преміювання — це ключовий документ, який регулює політику компанії щодо премій. У багатьох компаніях воно не оформлене, або взагалі відсутнє — це велика юридична помилка.

Навіщо потрібне положення про преміювання

• Знімає ризики необґрунтованих виплат.
• Робить політику прозорою для працівників.
• Служить доказом у разі податкової або трудової перевірки.
• Допомагає уникнути дискримінації.

Основні розділи положення

1. Загальні положення.
2. Категорії працівників, що підлягають преміюванню.
3. Порядок визначення розміру премії.
4. Підстави для позбавлення премії.
5. Процедура оформлення наказів.
6. Особливості преміювання в період воєнного стану або віддаленої роботи.

Ключові рекомендації з впровадження

• Розробити положення спільно з юристом.
• Узгодити з профспілкою (якщо є).
• Ознайомити всіх працівників під підпис.
• Переглядати щорічно або за потреби.

Приклад фрагмента з документа:

3.4. Премія може бути встановлена у розмірі до 100% посадового окладу за результатами кварталу, за умови виконання індивідуальних показників ефективності, визначених для кожної посади.

5.1. Пропозиції щодо преміювання працівників подаються керівниками структурних підрозділів щомісяця до 25 числа.

Оподаткування премій

Премії — це частина фонду оплати праці, а отже, вони підлягають оподаткуванню, як і заробітна плата. Ігнорування цього моменту — найпоширеніша помилка малих підприємств, яка призводить до штрафів.

Які податки сплачуються з премій в Україні 

Формула розрахунку на прикладі

Якщо премія становить 5 000 грн:

• ПДФО: 900 грн.
• Військовий збір: 75 грн.
• ЄСВ (від нарахованої суми): 1 100 грн.

Загальні витрати компанії: 5 000 + 1 100 = 6 100 грн.
Працівник отримає на руки: 5 000 – 975 = 4 025 грн.

Бухгалтерське проведення

• Дт 92 / Кт 66 — нарахування премії.
• Дт 66 / Кт 641 — утримання ПДФО і ВЗ.
• Дт 92 / Кт 651 — нарахування ЄСВ.

Рекомендації для МСБ:

• Плануйте фонд премій із врахуванням повної вартості з податками.
• Уникайте «премій у конвертах» — це ризик втрати репутації і штрафів.
• Застосовуйте бонусні програми з нефінансовими формами, які не обкладаються податками (наприклад, сертифікати на навчання).

Преміювання в умовах віддаленої роботи

Після 2020 року в Україні суттєво зросла кількість компаній, які перейшли на гібридну або повністю віддалену модель роботи. Ця тенденція не лише зберігається, а й посилюється, що вимагає адаптації системи преміювання до нових умов.

Проблеми, з якими стикаються роботодавці

• Як об’єктивно оцінити ефективність працівника онлайн?
• Як не втратити прозорість у преміюванні?
• Як запобігти формальному «відсиджуванню годин» без реального результату?

Ключові рішення

1. Впровадження цифрових KPI:

• Кількість завершених задач.
• Дотримання дедлайнів.
• Активність у трекерах (Trello, Jira).
• Кількість онлайн-зустрічей та зворотного зв’язку.

2. Система самооцінки + оцінка керівника:

• Щомісячне звітування про результати.
• Онлайн-опитування задоволеності колег (peer-review).
• Двостороння оцінка: працівник → керівник, і навпаки.

Як виглядає преміювання у віддаленому форматі

Поради підприємцям:

• Використовуйте CRM як основу для оцінки KPI.
• Не ускладнюйте: оберіть 3–5 ключових показників, які реально виміряти онлайн.
• Запровадьте регулярні звіти працівників у Google Sheets — це просто, безплатно та ефективно.

Автоматизація процесу преміювання

У цифрову епоху паперові накази та Excel-таблиці — це вчорашній день. Сучасні бізнеси все частіше автоматизують преміювання, щоб мінімізувати людський фактор, зекономити час і знизити ризики.

Що таке автоматизоване преміювання

Це використання програмних рішень для:

• нарахування премій згідно з KPI;
• формування наказів;
• відправки повідомлень працівникам;
• ведення звітності.

Популярні рішення для автоматизації в Україні

Які процеси варто автоматизувати

1. Формування пропозицій на премію.
2. Розрахунок премії за формулами.
3. Генерація та зберігання наказів.
4. Розсилання повідомлень про премію.
5. Інтеграція з обліковими програмами.

Поради від практиків:

• Не витрачайте гроші на надмірно складні системи — обирайте ті, що відповідають розміру вашого бізнесу.
• Автоматизація не означає «робот все вирішує» — рішення має приймати керівник, але з автоматичною підтримкою.
• Використовуйте шаблони для прискорення створення наказів.

Преміювання в малому бізнесі та стартапах

У малому бізнесі часто немає ресурсів для системних HR-рішень, але це не означає, що треба відмовлятися від премій. Навпаки, гнучка, креативна система преміювання — конкурентна перевага для МСБ.

Обмеження малого бізнесу

• Відсутність великого бюджету.
• Нестабільний прибуток.
• Один бухгалтер на все.
• Відсутність HR-відділу.

Рішення для МСБ

1. Премії за результат, а не за процес:

• Виконання плану продажів.
• Створення успішного продукту.
• Залучення інвестицій або нового клієнта.

2. Альтернативні форми премій:

• Абонементи в спортзал, каву на місяць, сертифікати.
• Один додатковий вихідний.
• Бонуси в криптовалюті або внутрішній валюті (якщо IT-компанія).

3. Просте положення про преміювання на 1–2 сторінки:

• Без юридичних складнощів.
• Прозоре і зрозуміле кожному.

Приклад розміру премій для стартапу

Поради підприємцям:

• Формуйте фонд премій від % доходу, а не фіксованої суми.
• Не бійтеся «нестандартних» заохочень — у стартапах це навіть краще працює.
• Навчіть команду цінувати нематеріальні форми винагород.

Міжнародний досвід преміювання

Український бізнес все більше інтегрується у глобальні процеси, а тому цікаво та корисно вивчати, як організовують преміювання в інших країнах. Це не лише питання натхнення, а й можливість адаптувати ефективні практики до українських реалій.

Як преміюють у світі

Що можна запозичити українським підприємцям

1. Системність — премії мають бути передбачені, а не спонтанні.
2. Прив’язка до цінностей компанії — преміюємо за те, що важливо.
3. Довгострокові бонуси — відкладені премії, які виплачуються через рік.
4. Премії за командну роботу — коли результат залежить від злагодженості.

Приклад застосування: Українська IT-компанія впровадила “зимовий бонус”, натхненний японською моделлю: фіксована сума (від 5 000 до 20 000 грн) видається у грудні незалежно від щомісячних бонусів — для підвищення лояльності та закриття року на позитиві.

Етичні аспекти преміювання

Мотивація — це не лише про цифри. Вона також стосується довіри, справедливості та корпоративної культури. Премія, яка викликає заздрість, образу або відчуття несправедливості, — це антипремія.

Типові етичні помилки

1. Преміювання «своїх» без пояснення — підриває командний дух.
2. Відсутність критеріїв — працівники не розуміють, за що можна отримати премію.
3. Ігнорування командних досягнень — коли результат досягнуто разом, а преміюють одного.
4. Таємне преміювання — коли колектив дізнається випадково.

Що означає “етичне преміювання”

• Прозорість у критерії премії.
• Пояснення причин премії в наказі або на нараді.
• Надання зворотного зв’язку тим, хто не отримав премію.
• Визнання не лише цифр, а й старання, ініціативності, командної роботи.

Приклад правильної етичної комунікації: «Шановні колеги, за результатами червня премію отримають 3 працівники, які виконали план на 120%, залучили нових клієнтів і брали участь в оптимізації процесів. Інші досягли позитивних результатів, але дещо не дотягнули до встановленого KPI. Дякуємо кожному і бажаємо наснаги наступного місяця!»

Інструменти для забезпечення етичності:

• Таблиця критеріїв преміювання — публічно доступна.
• Онлайн-форма зворотного зв’язку — «Чому я не отримав премію».
• Комітет преміювання — з 3+ осіб, включно з HR, бухгалтерією, керівником.

Висновок

Преміювання працівників — це не лише спосіб заохочення, а й потужний інструмент управління персоналом, що впливає на продуктивність, лояльність та культуру всередині компанії. Грамотно оформлений наказ про преміювання захищає інтереси як роботодавця, так і працівника, дозволяє уникнути юридичних проблем та зберегти репутацію бізнесу, особливо в умовах перевірок або нестабільного економічного середовища.

Сучасний український бізнес, незалежно від масштабу, має всі можливості впровадити прозору та ефективну систему преміювання. Це вимагає мінімальних витрат часу на створення положення, автоматизації процесів і формування зрозумілих критеріїв оцінки результатів. Використовуючи досвід кращих українських та міжнародних практик, навіть мале підприємство може побудувати систему премій, що реально мотивує та надихає команду до зростання.

Часті питання (FAQ)

Чи обов’язково оформлювати наказ на кожну премію окремо?

Так, кожна премія має бути зафіксована окремим наказом або окремим пунктом у загальному наказі. Це потрібно для бухгалтерського обліку, оподаткування та перевірок.

Чи можна преміювати працівника, якщо він був у відпустці чи лікарняному?

Так, можна, якщо працівник досяг результатів, що передбачені положенням про преміювання, до або після відсутності. Важливо, щоб це не порушувало принципів справедливості.

Як оподатковується премія працівника?

Премія обкладається ПДФО — 18%, військовим збором — 1,5%, та ЄСВ — 22% (який сплачує роботодавець).

Чи потрібно зазначати розмір премії у наказі?

Так, обов’язково. У наказі має бути зазначено точний розмір премії у гривнях або у відсотках від посадового окладу.

Хто має право підписувати наказ про преміювання?

Зазвичай — керівник підприємства. У випадку преміювання директора — це рішення має ухвалювати власник або загальні збори учасників.

Чи можна преміювати мобілізованих працівників?

Так, але лише за умови збереження трудових відносин і наявності коштів у роботодавця. Бажано — на підставі попереднього положення про преміювання.

Як преміювати працівника в умовах віддаленої роботи?

На основі цифрових KPI, результатів онлайн-звітування та оцінки з боку керівника. Наказ створюється в електронному вигляді з КЕП.

Чи можна преміювати одного працівника, якщо інші не отримують премій?

Можна, але важливо мати прозорі критерії, щоб уникнути внутрішнього конфлікту або обвинувачень у упередженості.

Як часто можна видавати премії?

Періодичність визначається положенням про преміювання. Це можуть бути щомісячні, квартальні, річні або разові премії.

Що робити, якщо працівник незадоволений розміром премії або її відсутністю?

Надати пояснення на основі критеріїв з положення, пропрацювати зворотній зв’язок і дати чітке бачення, як можна заслужити премію в майбутньому.