Акт звірки взаєморозрахунків: структура та особливості складання

Усе здається ідеальним: договори підписані, постачання йдуть, рахунки виставлені. Аж раптом — “Ми вам винні? Ні, це ви нам винні!”. Знайомо? Саме в такі моменти на сцену виходить акт звірки. Але якщо його скласти неправильно — втратите не лише гроші, а й репутацію. Як не допустити фатальних помилок — читайте далі.

Автор статті

Денис Демчина

Бізнес-брокер та засновник найбільшого Телеграм-каналу для продажу бізнесів в Україні . Понад 6 років допомагає підприємцям купувати та продавати бізнеси, провів 250+ угод. Приєднуйтесь до спільноти, де вже понад 15,000 українських підприємців.

Підписатися на Telegram

Що таке акт звірки взаєморозрахунків

Визначення та юридичний статус

Акт звірки взаєморозрахунків — це бухгалтерський документ, який фіксує стан розрахунків між двома підприємствами на визначену дату. Його підписують обидві сторони для підтвердження або спростування взаємних зобов’язань.

Юридичний статус: Це не є первинним бухгалтерським документом, але він має доказову силу у разі виникнення судового спору.

Основні характеристики акту звірки

Критерій	Пояснення
Сторони документа	Два суб’єкти господарювання (юридичні особи або ФОПи)
Строк дії	Немає формального строку, але часто використовується на кінець місяця
Правовий статус	Має доказову силу за певних умов (підпис, печатка, дата)
Строк зберігання	Мінімум 3 роки (рекомендовано — 5+ років)

Відмінність від первинних бухгалтерських документів

На відміну від рахунку-фактури, накладної чи акту виконаних робіт, акт звірки:

Не підтверджує факт господарської операції, а лише фіксує баланс.
Не є обов’язковим до подання у податкові органи.
Може бути використаний у суді лише як доповнення до інших доказів.

Цікаво знати: В українській судовій практиці акт звірки, підписаний двома сторонами, іноді визнається підтвердженням факту визнання боргу, що має критичне значення для початку судового стягнення.

Коли необхідно складати акт звірки

Під час інвентаризації

Кожне підприємство в Україні зобов’язане проводити щорічну інвентаризацію активів і зобов’язань згідно з наказом Мінфіну №879. Акт звірки в цьому випадку є обов’язковим для:

підтвердження стану розрахунків із контрагентами;
виявлення прострочених боргів;
формування резервів під сумнівну заборгованість.

За умовами договору

Багато господарських договорів включають пункт про періодичну звірку. Це може бути:

щомісячна;
поквартальна;
раз на пів року.

Приклад формулювання в договорі: “Сторони зобов’язуються здійснювати звірку взаєморозрахунків щоквартально не пізніше 10-го числа місяця, наступного за звітним періодом.”

У разі виникнення розбіжностей

Найбільш критичний момент, коли акт звірки стає інструментом вирішення спорів:

один контрагент стверджує, що боргу немає, інший — наполягає на зворотному;
є невідповідності в сумах рахунків чи оплатах;
виявлені подвійні платежі чи неправильне нарахування ПДВ.

У таких випадках акт звірки:

зменшує ризики судових витрат;
фіксує позицію сторін;
дозволяє оперативно відкоригувати бухгалтерський облік.

За рішенням суду

Іноді акт звірки вимагається як доказ на етапі досудового врегулювання або безпосередньо в суді. Особливо це стосується справ про:

стягнення заборгованості;
визнання боргу;
банкрутство (ліквідація боржника).

Цікавий інсайт: Підписаний акт звірки без застережень щодо суми заборгованості може слугувати фактом визнання боргу (навіть якщо боржник потім заперечує це в суді).

Хто ініціює та складає акт звірки

Роль кредитора та дебітора

У більшості випадків ініціатором складання акту звірки виступає саме кредитор — компанія, яка очікує оплату від іншої сторони. Це дозволяє контролювати заборгованість та вчасно реагувати на затримки платежів.

Типова ситуація в Україні:

Постачальник надає товар на умовах відстрочки платежу.
Після кількох операцій ініціює звірку, щоб визначити суму непогашеної заборгованості.
За результатами підписаного акту — виставляє фінальну вимогу про оплату.

Але дебітор також має право ініціювати звірку — зокрема, якщо:

вважає, що йому неправильно нарахували пеню;
помітив неточності у виставлених рахунках;
хоче узгодити суми перед великим платежем або аудитом.

Взаємна ініціатива сторін

Більш зріла бізнес-практика — регулярна ініціатива з обох сторін, особливо у випадках:

довготривалих контрактів;
великих обсягів поставок (мережі, логістика, аграрні трейдери);
послуг із післяплатою (маркетинг, аутсорсинг, реклама).

Рекомендації для бізнесу:

Зафіксуйте в договорі графік звірок.
Призначте відповідального бухгалтера або менеджера з клієнтської сторони.
Використовуйте шаблони (див. приклад нижче) для стандартизації процесу.

Правовий статус та юридичне значення акту звірки

Судова практика та визнання боргу

Хоча акт звірки не є обов’язковим бухгалтерським документом, він набуває особливої ваги при:

судових спорах;
перевірках з боку податкової;
процедурі банкрутства.

Важливо: Якщо контрагент підписав акт звірки без застережень, це вважається визнанням боргу (стаття 257 ЦКУ — відновлення строку позовної давності).

Приклад судової практики: Господарський суд м. Києва визнав акт звірки підтвердженням наявності боргу та задовольнив позов на суму 412 000 грн, навіть попри відсутність окремого договору.

Юридичні умови для визнання акту доказом:

Підпис обох сторін (не обов’язково ЕЦП, але бажано).
Вказано точну дату.
Уточнено, на який період проводиться звірка.
Немає застережень щодо суми.

Вплив на строк позовної давності

Це один із найважливіших аспектів! Підписаний акт звірки “перезапускає” строк позовної давності — тобто знову дає 3 роки на судове стягнення.

Інсайт для бізнесу: Якщо у вас є старий борг, що підходить до 3-річного строку — надішліть контрагенту акт звірки. Якщо він його підпише — ви отримаєте ще три роки для юридичного захисту своїх прав.

Не забувайте: Це не працює, якщо в акті прямо написано “не визнаємо борг” або він підписаний “з зауваженнями”.

Структура та обов’язкові реквізити акту звірки

Основні елементи документу

Незалежно від формату (паперовий або електронний), структура акту звірки має містити такі обов’язкові елементи:

Реквізит	Що має бути зазначено
Назва документа	“Акт звірки взаєморозрахунків”
Дата складання	Чітко вказана календарна дата
Період звірки	Наприклад: “за період з 01.01.2024 по 31.12.2024”
Дані сторін	Повна юридична назва, код ЄДРПОУ, адреса, контактні особи
Таблиця розрахунків	Рахунки, платежі, залишки
Підписи	Особи, уповноважені підписувати документ
Печатка (опціонально)	Не обов’язкова, але бажана у судових спорах

Приклад фрагменту таблиці акту

Дата	Документ	Сума нарахування	Сума оплати	Баланс
10.01.24	Рахунок №124	45,000 грн	–	+45,000 грн
15.01.24	Платіж	–	20,000 грн	+25,000 грн

Вимоги до оформлення

Практичні поради для оформлення акту звірки:

Формат: Word або Excel з табличним блоком.
Зберігайте копії підписаних версій.
Для великого документообігу — використовуйте PDF із захистом.

Корисно: Якщо у вас вже запроваджено електронний документообіг (наприклад, через M.E.Doc, Вчасно), акт звірки можна підписати КЕП і він матиме таку ж юридичну силу.

Процедура складання акту звірки

Підготовка даних

Перед тим як скласти акт звірки, потрібно ретельно зібрати та перевірити всі фінансові документи. Це особливо важливо в Україні, де часто трапляються помилки через ручний облік або застаріле ПЗ.

Основні документи, які слід проаналізувати:

рахунки на оплату;
видаткові та податкові накладні;
платіжні доручення;
банківські виписки;
акти виконаних робіт;
договори, додаткові угоди.

Порада: Перевірте коректність ПДВ у рахунках — це одна з найбільш частих причин невідповідності.

Алгоритм перевірки:

Звірте залишок заборгованості в обліку на останню дату.
Переконайтеся, що всі операції мають відповідні документи.
Уточніть у контрагента, чи були повернення або зарахування авансів.

Узгодження з контрагентом

Коли ви зібрали всю інформацію, складіть проект акту звірки. Надішліть його партнеру разом із супровідним листом або офіційним email.

Приклад тексту запиту: “Добрий день! Направляємо на узгодження акт звірки взаєморозрахунків станом на 31.12.2024. Просимо перевірити інформацію та у разі згоди підписати й повернути.”

Канали комунікації:

e-mail (обов’язково з підтвердженням прочитання);
EДО (наприклад, через M.E.Doc або Вчасно);
особиста передача (з підписом про отримання).

Підписання та обмін документами

Після погодження обома сторонами:

Акт роздруковується або підписується електронно.
Підписується керівником або уповноваженою особою.
Повертається контрагенту — рекомендовано зберігати копію з вхідним штампом або електронним логом.

Формати зберігання:

Паперовий — в окремій теці по контрагенту.
Електронний — у захищеній CRM/ERP або хмарному сховищі з доступом для аудитора.

Дії у разі виявлення розбіжностей

Аналіз причин розбіжностей

Ідеальний сценарій — сторони погоджуються без питань. Але на практиці 70% актів звірки в українському бізнесі супроводжуються розбіжностями.

Типові причини:

неправильне відображення платежів;
дублювання рахунків або накладних;
затримки в оновленні обліку;
некоректне зарахування авансів;
людський фактор (помилка бухгалтера).

Схема аналізу

Крок	Дія
1	Виявлення неточностей у сумах
2	Звірка по датах операцій
3	Перевірка копій документів
4	Комунікація з контрагентом
5	Виправлення або оновлення обліку

Шляхи вирішення спорів

У разі виявлення суттєвих розбіжностей, необхідно оперативно вирішити ситуацію. Пам’ятайте, що неузгоджений акт — не матиме юридичної сили.

Що робити:

Зафіксувати незгоду в акті (написати: “Не погоджуємося з сумою, чекаємо уточнення”).
Надіслати лист-відповідь з деталізацією.
Призначити зустріч бухгалтерів для звірки “на місці”.

Інсайт: Для великих боргів (> 100 тис. грн) рекомендуємо створити окрему таблицю з деталізацією та підписати її як додаток до акту.

Юридичний момент: Акт, підписаний із приміткою “з зауваженнями” — не може бути використаний у суді як підтвердження повного визнання боргу.

Відмова контрагента від підписання акту

Можливі причини відмови

Відмова підписати акт звірки — ситуація, що потребує окремої уваги. Часто це не лише питання “помилки”, а ознака ризику неповернення боргу.

Часті причини відмови:

підприємство в стані фінансової кризи;
борг застарілий (і намагаються уникнути “реанімації” строку давності);
просто людський фактор — недбалість або відсутність бухгалтера;
навмисне уникнення судового спору.

Приклад із практики: Компанія з Дніпра відмовилася підписати акт на 1,2 млн грн. Сторона-кредитор подала позов, додавши 5 email-листів із запитом на підписання. Суд визнав факт ухилення як визнання заборгованості.

Дії підприємства у відповідь

Якщо партнер не підписує акт протягом 10–14 днів:

Надішліть повторний запит із поміткою “нагадування”.
Зателефонуйте бухгалтеру — з’ясуйте причини.
Якщо реакції немає — оформіть односторонній акт звірки.

Що таке односторонній акт: Це документ, підписаний лише вашою стороною, який фіксує стан розрахунків. Він не має повної юридичної сили, але:

буде доказом спроби вирішення спору досудово;
стане підтвердженням вашої позиції в суді;
дозволяє почати процес претензії або стягнення.

Рекомендація: Завжди додавайте до акту супровідного листа з фразою: “У разі відсутності відповіді протягом 5 робочих днів — вважаємо інформацію підтвердженою”.

Роль акту звірки в бухгалтерському обліку

Вплив на облік дебіторської та кредиторської заборгованості

Акт звірки — це один із ключових інструментів для точного та своєчасного відображення зобов’язань у бухгалтерському обліку.

Законодавча основа:

Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 10 “Дебіторська заборгованість”.
ПСБО 11 “Зобов’язання”.

Як акт впливає на облік:

Виявляє розбіжності між обліками сторін.
Сприяє формуванню резервів сумнівних боргів.
Є підставою для списання безнадійної заборгованості (згідно з НКУ).
Допомагає уникнути податкових ризиків під час перевірок.

Приклад

Операція	Облік до звірки	Облік після звірки
Оплата не була відображена у CRM	+100 000 грн боргу	0 грн (після акту)
Дублювання рахунка	-50 000 грн зайвого боргу	Виправлено, сума зменшена

Інсайт: В Україні більшість помилок у звітах з ПДВ пов’язані з неправильним врахуванням дебіторки — акт звірки дозволяє закрити цю проблему в кілька кроків.

Використання в аудиті та фінансовій звітності

Під час аудиту або перевірки ДПС, акт звірки є важливим додатковим документом для обґрунтування облікових даних.

Документи, які слід мати:

Акти звірки з основними контрагентами за останній рік.
Пояснювальна записка щодо розбіжностей (якщо були).
Таблиця погоджених залишків.

Порада аудитора: За 30 днів до подання річної фінансової звітності — ініціюйте масову звірку зі всіма боржниками та кредиторами.

Акт звірки як доказ у судових спорах

Умови прийнятності акту як доказу

Для того, щоб акт звірки був прийнятий судом як належний доказ, мають бути дотримані формальні та юридичні умови.

Основні вимоги:

Документ має бути підписаний обома сторонами.
Не повинно бути застережень чи незгоди.
Повинна бути чітко вказана дата, період і підстави розрахунків.
Рекомендується — наявність печатки або ЕЦП (але не обов’язково).

Цитата з рішення суду (Господарський суд Львівської області): “Підписаний обома сторонами акт звірки без зауважень свідчить про підтвердження розміру заборгованості та є підставою для задоволення позову.”

Різниця між підходами

Тип акту	Доказова сила
Підписаний обома сторонами без зауважень	Висока
Підписаний із зауваженнями	Середня
Односторонній акт	Низька

Приклади судових рішень

Кейс №1: Борг 250 тис. грн. Контрагент підписав акт без зауважень. Суд визнав це як визнання боргу — позов задоволено.
Кейс №2: Контрагент підписав акт, але зазначив “вимагаємо деталізації”. Суд відмовив у задоволенні позову, бо це неповне визнання.
Кейс №3: Односторонній акт, але супроводжений листуванням, де інша сторона визнає борг — суд врахував документ як доказ часткового зобов’язання.

Порада юриста: Завжди фіксуйте процес обміну актами письмово або через email — це дозволить підтвердити добросовісність у разі спору.

Особливості складання акту звірки в бюджетних установах

Вимоги для державних підприємств

У бюджетному секторі України звірка проводиться відповідно до:

Наказу Мінфіну №130 від 24.01.2012.
Інструкції з бухгалтерського обліку в бюджетних установах.
Порядку проведення інвентаризації (Наказ №879).

Особливості:

Звірка обов’язкова щоквартально.
Вимагається офіційна форма з підписом головного бухгалтера.
Підпис обох сторін — обов’язковий елемент.

Типовий акт має містити:

код бюджетної класифікації;
джерело фінансування;
розшифровку залишків по КЕКВ.

Інсайт: Порушення процедури звірки може бути підставою для винесення припису Держаудитслужби.

Відмінності від комерційних структур

Ознака	Бюджетні установи	Приватні компанії
Періодичність	Щоквартально	За домовленістю
Форма акту	Стандартизована	Вільна або довільна
Контроль	ДФС, Держаудитслужба	Внутрішній аудит
Наслідки невиконання	Адміністративна відповідальність	Можливі фінансові ризики

Рекомендація: Якщо приватна компанія працює з бюджетними структурами — узгоджуйте форми документів заздалегідь, інакше акт можуть не прийняти.

Електронний акт звірки: сучасні технології

Використання програмного забезпечення

Українські компанії дедалі частіше переходять на електронний документообіг (ЕДО), що дозволяє економити час, мінімізувати людські помилки та швидко узгоджувати звітні документи.

Популярні сервіси в Україні:

M.E.Doc — найпоширеніший для малого та середнього бізнесу.
Вчасно — простий і гнучкий сервіс для хмарного обміну документами.
Paperless — для середнього+ бізнесу з розширеним функціоналом.

Інсайт: Впровадження ЕДО в середньому зменшує час на обробку акту звірки з 3–5 днів до 2–3 годин.

Процес формування електронного акту:

Експортуєте таблицю з ERP в шаблон Excel/Word.
Завантажуєте до системи ЕДО.
Підписуєте КЕП.
Надсилаєте контрагенту.
Після підпису — зберігаєте акт у цифровому архіві.

Переваги та ризики електронного документообігу

Переваги:

Швидкість обміну.
Мінімізація паперового архіву.
Просте зберігання та пошук.
Вища безпека (у разі захищених серверів).
Юридична сила КЕП згідно з Законом “Про електронні документи”.

Ризики:

Технічні збої.
Потреба у навченому персоналі.
Залежність від інтернет-зв’язку.
Складність підписання, якщо контрагент “консервативний”.

Практична порада: Укладіть з контрагентом договір про обмін електронними документами — це юридично закріпить рівнозначність таких актів паперовим.

Часті помилки при складанні акту звірки

Типові недоліки та їх наслідки

Навіть досвідчені бухгалтери можуть допускати помилки, які зводять нанівець юридичну силу акту або створюють підстави для відмови контрагента від підпису.

Найпоширеніші помилки:

Неузгоджені залишки — відсутність коректного обліку призводить до спірних ситуацій.
Неправильні дати — формування акту “з майбутнього” або “з минулого” без документального підтвердження.
Відсутність підписів або печаток — особливо критично при роботі з держустановами.
Некоректне ПІБ уповноваженої особи — юридично це дає підставу для відмови від акту.
Не вказано період звірки — акт стає “порожнім”.

Наслідки:

неможливість використання акту в суді;
повернення документа контрагентом;
штрафи при аудиті;
втрати в обліку до сотень тисяч гривень.

Практичні поради та рекомендації

Як забезпечити ефективний процес звірки

Ефективна звірка — це результат системного підходу, а не разової ініціативи. Щоб процес став частиною фінансової рутини, дотримуйтеся простих правил.

5 кроків до ефективної звірки:

Фіксуйте періодичність у договорах — це дає правову підставу.
Призначте відповідального — особа повинна мати повноваження та доступ до всіх документів.
Використовуйте програмне забезпечення — M.E.Doc тощо.
Контролюйте відповідь контрагента — ведіть лог-листи з датами запитів та підписів.
Зберігайте архів актів — паперовий і цифровий.

Корисний чекліст:

Наявні всі рахунки/платежі.
Акт перевірено.
Вказані правильні суми/дати.
Контрагент отримав копію.
Є підпис і печатка.

Кращі практики та кейси

Кейс з рітейлу: Велика українська мережа магазинів встановила автоматичне формування актів звірки щомісяця. Результат — скорочення помилок на 78%, підвищення оплати рахунків на 25%.
Кейс з агросектору: Фермерське господарство уклало з 20 контрагентами договір на щоквартальну звірку. За рік вдалося уникнути втрат на 540 тис. грн завдяки своєчасному виявленню помилок.

Системна звірка — це не бюрократія, а інструмент контролю ліквідності та захисту бізнесу.

Висновки

Акт звірки взаєморозрахунків — це не просто формальний документ, а стратегічний інструмент контролю фінансової дисципліни в бізнесі. Він дозволяє не лише уникати непорозумінь з контрагентами, а й захищати інтереси підприємства в суді, правильно вести бухгалтерський облік, своєчасно реагувати на ризики прострочених боргів. Для українських підприємців, особливо в умовах динамічного ринку та змін у податковому середовищі, регулярна звірка — це запорука прозорості, правової безпеки та стабільності грошових потоків.

Завдяки впровадженню сучасного програмного забезпечення, автоматизації та електронного документообігу процес акту звірки можна зробити простішим, швидшим та надійнішим. Водночас важливо дотримуватись усіх формальних вимог до змісту й оформлення документу, щоб мати можливість використовувати його як доказ у разі спору. Регулярна звірка — це ознака зрілості компанії, яка цінує фінансову дисципліну та прагне до бездоганного управління взаємовідносинами з партнерами.

Часті питання (FAQ)

Чи є акт звірки обов’язковим документом у бухгалтерії?

Ні, акт звірки не є обов’язковим за законодавством. Проте він є важливим додатковим документом, який допомагає узгодити стан взаєморозрахунків і може бути доказом у разі спору або перевірки.

Як часто потрібно проводити звірку з контрагентами?

Рекомендовано робити це щоквартально або щомісячно, особливо якщо йдеться про великі обсяги постачання. Частота може бути закріплена в договорі між сторонами.

Чи можна скласти акт звірки в електронному вигляді?

Так, електронний акт звірки, підписаний КЕП, має повну юридичну силу. Варто укласти угоду про електронний документообіг із контрагентом, щоб уникнути спорів.

Що робити, якщо контрагент відмовляється підписувати акт?

Можна скласти односторонній акт і супроводити його офіційним листом або email-листуванням. Це не замінить повноцінний акт, але може слугувати доказом спроби мирного врегулювання.

Чи можна використовувати акт звірки як доказ у суді?

Так, але лише якщо він підписаний обома сторонами без зауважень. Такий акт визнається як підтвердження визнання боргу і може бути підставою для стягнення.

Чи оновлює акт звірки строк позовної давності?

Так. Якщо боржник підписує акт без застережень, це вважається визнанням боргу і “перезапускає” трирічний строк позовної давності.

Які реквізити обов’язково мають бути в акті звірки?

Назва документу, дата, період звірки, юридичні дані сторін, перелік документів (рахунки, платежі), суми, залишок, підписи сторін і, за потреби, печатки.

Що робити, якщо в акті виявлені помилки?

Потрібно негайно повідомити контрагента, скласти оновлену версію, погодити зміни й повторно підписати акт. Зберігайте історію версій документу.

Які програми в Україні найкраще підходять для електронної звірки?

Найпопулярніші: M.E.Doc, Вчасно, BAS ERP. Вони дозволяють створювати, підписувати та зберігати електронні акти звірки з високим рівнем безпеки.

Скільки часу зберігати підписані акти звірки?

Мінімум 3 роки — згідно з нормами зберігання бухгалтерських документів. Проте для боргових спорів і довгострокових контрактів рекомендовано зберігати до 5–7 років.