Наказ про відпустку: приклади, шаблони та рекомендації

Уявіть ситуацію: ваш працівник пішов у відпустку, а через кілька тижнів ви отримуєте штраф на кілька десятків тисяч гривень. Причина — неправильно оформлений наказ. Звучить несправедливо? Насправді — поширено. Ця стаття розкриває, як уникнути подібних ситуацій, оформити все правильно та не втратити ані копійки.

Автор статті

Денис Демчина

Бізнес-брокер та засновник найбільшого Телеграм-каналу для продажу бізнесів в Україні . Понад 6 років допомагає підприємцям купувати та продавати бізнеси, провів 250+ угод. Приєднуйтесь до спільноти, де вже понад 15,000 українських підприємців.

Підписатися на Telegram

Визначення поняття «наказ про відпустку»

Наказ про відпустку — це офіційний внутрішній документ підприємства, що підтверджує надання працівнику певного виду відпустки відповідно до чинного законодавства. Він оформлюється на підставі заяви працівника та погодження керівника, і є юридично значущим документом, який зобов’язує роботодавця надати відпустку, а працівника — скористатися нею у визначений строк.

Ключова функція: забезпечення прав працівників і дотримання обов’язків роботодавця згідно з Кодексом законів про працю України та Законом України «Про відпустки».

Значення правильного оформлення наказу

Неправильне або відсутнє оформлення наказу про відпустку може призвести до:

штрафів з боку Держпраці;
податкових ризиків у частині нарахування ЄСВ та ПДФО;
трудових спорів у суді;
фінансових втрат підприємства.

Для підприємців це важливо тому, що:

з минулого року Держпраці активно перевіряє малий і середній бізнес на предмет дотримання трудового законодавства;
санкції можуть сягати 65 000 грн за одного працівника, якщо відпустка оформлена не по закону;
правильний облік відпусток дозволяє планувати навантаження і уникати простоїв.

Нормативно-правова база

Законодавчі акти, що регулюють відпустки

Основні документи, які регулюють надання та оформлення відпусток в Україні

Законодавчий акт	Основні положення
Кодекс законів про працю (КЗпП)	Глава V – «Робочий час і час відпочинку»
Закон України «Про відпустки» №504/96-ВР	Визначає види відпусток, їх тривалість та порядок надання
Наказ Держкомстату №489	Типова форма наказу № П-3
Податковий кодекс України	Порядок оподаткування відпускних (ПДФО, ЄСВ)
Закон «Про оплату праці»	Механізм розрахунку відпускних

Експертна порада: завжди перевіряйте актуальність нормативної бази на сайті Верховної Ради України або користуйтеся ліцензійними правовими системами (ЛІГА:ЗАКОН, ЮРЛІГА).

Типова форма № П-3: призначення та застосування

Типова форма наказу про відпустку № П-3 — затверджена форма, рекомендована для використання підприємствами незалежно від форми власності. Вона має обов’язкові реквізити:

Назва підприємства.
Прізвище, ім’я, по батькові працівника.
Табельний номер.
Вид відпустки.
Період відпустки.
Підстава (заява працівника, наказ).
Підпис керівника та дата.

Чому варто використовувати П-3:

мінімізує юридичні ризики;
спрощує перевірку для інспекцій;
відповідає вимогам Держстату;
легко інтегрується в кадрові програми (М.Е.Док).

Види відпусток та відповідні накази

Щорічна основна відпустка

Характеристика:

Надається працівникам, які відпрацювали не менше 6 місяців.
Тривалість — не менше 24 календарних днів на рік.
За працівниками зі шкідливими умовами або неповнолітніми — до 31 календарного дня.

Документи:

Заява працівника.
Графік відпусток.
Наказ (форма П-3).
Розрахунок відпускних (виплата не пізніше ніж за 3 дні до початку).

Рекомендація: оформлюйте наказ заздалегідь, узгоджуючи з графіком. Це мінімізує конфлікти у колективі.

Щорічна додаткова відпустка

Хто має право:

Працюючі у шкідливих умовах (за результатами атестації робочих місць).
Особи з ненормованим робочим днем.
Працівники зі шкідливими або небезпечними умовами праці.

Тривалість: від 3 до 7 додаткових календарних днів

Особливості:

Обов’язково документувати підстави.
Додаткова відпустка не замінює основну.

Відпустка без збереження заробітної плати

Може надаватися:

З ініціативи працівника — до 15 днів на рік (ч. 1 ст. 26 Закону).
За сімейними обставинами — за погодженням з роботодавцем (до 30 днів).

Підстави:

Заява працівника з зазначенням причини.
Внутрішнє погодження керівництвом.

Порада: фіксуйте ці відпустки окремо, щоб не втратити облік робочого часу.

Процедура оформлення наказу про відпустку

Підготовка та подання заяви працівником

Процес починається із заяви працівника, яка повинна містити:

ПІБ, посаду;
дату початку та закінчення бажаної відпустки;
вид відпустки (основна, додаткова, без збереження тощо);
підпис та дату подання.

Важливі нюанси:

Заява не є обов’язковою лише у випадках, коли відпустка надається згідно з графіком, але все одно бажано фіксувати згоду працівника.
Якщо працівник просить відпустку раніше 6 місяців від початку роботи, потрібне окреме обґрунтування.

Порада: В електронному документообігу можна використовувати електронний підпис (КЕП), що дозволяє пришвидшити процес узгодження.

Розгляд заяви та прийняття рішення роботодавцем

Після подання заяви відповідальний працівник (кадровик, менеджер) повинен:

Перевірити графік відпусток.
Визначити залишок днів відпустки за обліком.
Погодити із керівництвом або затвердити автоматично, якщо це передбачено політикою компанії.

Часті сценарії:

Відпустка накладається на період закриття кварталу → керівник може відмовити;
Залишок днів менший за необхідний → може бути надана частково або із залученням наступного року.

Складання та підписання наказу

На основі затвердженої заяви кадрова служба формує наказ, зазвичай у формі П-3.

Ключові поля форми П-3:

Назва підприємства.
Табельний номер, ПІБ, посада.
Вид і тривалість відпустки.
Підстави (заява, стаття закону).
Дата підписання.
Віза керівника.

Рекомендація: зберігайте підписаний наказ як в електронному, так і в паперовому вигляді. В електронній системі документообігу варто створювати шаблони для пришвидшення процесу.

Ознайомлення працівника з наказом

Після підписання наказу працівник повинен бути з ним ознайомлений:

у паперовій формі під підпис;
в електронній системі за допомогою електронного підпису.

Обов’язково: забезпечити ознайомлення до початку відпустки, інакше виникають юридичні ризики у разі конфлікту або перевірки.

Структура та зміст наказу

Заголовок та реквізити

Документ починається з назви підприємства та типу документа:

ТОВ «Бізнес-Рішення»

НАКАЗ № 24/О

м. Київ

від 01.07.2025

Реквізити включають:

номер наказу;
місце видачі;
дата оформлення;
ПІБ працівника;
його табельний номер (за потреби).

Основна частина: вид відпустки, тривалість, період

Приклад формулювання:

Надати щорічну основну відпустку працівнику відділу продажу

Іваненку Сергію Миколайовичу

на 14 календарних днів з 10 липня 2025 року по 23 липня 2025 року включно.

Обов’язково вказати:

точну кількість календарних днів;
точні дати початку та завершення;
тип відпустки.

Підстави для надання відпустки

Типові підстави:

заява працівника від [дата];
графік відпусток;
договір/контракт;
норми законодавства.

Формулювання прикладу:

Підстава: заява працівника від 28.06.2025, графік відпусток на 2025 рік.

Підписи та візування

Візують наказ:

кадровик або особа, яка підготувала;
керівник підписує;
працівник ознайомлюється під підпис.

Порада: додайте поле для електронного підпису, якщо використовуєте документообіг у форматі PDF/EDS.

Особливості оформлення наказів у різних ситуаціях

Надання частини щорічної відпустки

Згідно з ч. 1 ст. 12 Закону України «Про відпустки» — щорічну основну відпустку можна розділити, якщо одна з частин — не менше 14 календарних днів.

Приклад: Працівнику надається 10 днів у червні і 14 днів у вересні. Оформлюється 2 окремі накази.

Рекомендація: зазначайте чітко залишок днів після кожного наказу.

Надання відпустки за кілька робочих років

Якщо працівник не використав відпустку вчасно — її не анулюють. Він може взяти одразу кілька:

Наприклад: 24 дні за 2023 рік + 24 дні за 2024 рік = 48 днів поспіль.

Нюанс: не допускається, якщо є порушення термінів подачі заяви чи графіку. Обґрунтовується внутрішніми документами (службова записка, пояснення керівника).

Надання відпустки за сімейними обставинами

Підстава: особиста заява працівника, може містити:

хворобу родича (додається меддовідка);
смерть близького (копія свідоцтва);
інші причини — за погодженням керівництва.

Максимальний термін: до 15 календарних днів (за ст. 26 Закону).

Надання відпустки директору підприємства

Особливість: керівник не може сам себе призначити у відпустку.

Оформлення:

рішення загальних зборів або наглядової ради;
наказ підписується заступником або власником бізнесу;
форма П-3 доповнюється відповідною підставою.

Експертна порада: у ФОП без найманих працівників відпустка не фіксується офіційно, однак при роботі з держзамовниками краще мати журнал обліку робочого часу навіть для себе.

Зразки наказів про відпустку

Зразок наказу на щорічну основну відпустку

ТОВ “Альфа-Плюс”

НАКАЗ № 56/О

м. Львів

від 01.07.2025

Про надання щорічної основної відпустки

НАДАТИ:

Іванченку Олексію Сергійовичу, менеджеру відділу логістики, щорічну основну відпустку тривалістю 14 (чотирнадцять) календарних днів з 08 липня 2025 року по 21 липня 2025 року включно. Підстава: заява працівника від 28.06.2025, графік відпусток.

Генеральний директор ________ /Петренко О.Ю./

Ознайомлений: ________ /Іванченко О.С./

Порада: обов’язково додайте табельний номер, якщо ведете облік у бухгалтерських програмах (M.E.Doc).

Зразок наказу на відпустку без збереження заробітної плати

ФОП Коваленко Н.В.

НАКАЗ № 12/О

м. Харків від 05.05.2025

Про надання відпустки без збереження заробітної плати

НАДАТИ:

Мельник Наталії Іванівні, продавцю, відпустку без збереження заробітної плати за сімейними обставинами

тривалістю 5 (п’ять) календарних днів з 10 травня 2025 року по 14 травня 2025 року включно. Підстава: особиста заява працівника від 04.05.2025.

ФОП ________ /Коваленко Н.В./

Ознайомлена: ________ /Мельник Н.І./

Експертна порада: у відпустках без збереження ЗП не забувайте вказувати термін точно — навіть 1 день похибки може спричинити проблеми з Держпрацею.

Зразок наказу на відпустку у зв’язку з навчанням

ТОВ “Навігатор”

НАКАЗ № 23/О

м. Київ від 20.04.2025

Про надання навчальної відпустки

НАДАТИ:

Кравченко Ірині Володимирівні, бухгалтеру, відпустку у зв’язку з навчанням у ВНЗ тривалістю 10 (десять) календарних днів з 01 травня 2025 року по 10 травня 2025 року включно. Підстава: довідка-виклик з Київського національного економічного університету від 15.04.2025.

Директор ________ /Семенов С.Г./

Ознайомлена: ________ /Кравченко І.В./

Зразок наказу на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами

ТОВ “Промтех”

НАКАЗ № 78/О

м. Одеса від 01.03.2025

Про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами

НАДАТИ:

Журавель Марії Олександрівні, інженеру-технологу, відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами тривалістю 126 (сто двадцять шість) календарних днів з 10 березня 2025 року по 14 липня 2025 року включно. Підстава: листок непрацездатності № 000456789 від 28.02.2025.

Генеральний директор ________ /Гриценко В.В./

Ознайомлена: ________ /Журавель М.О./

Поширені помилки при оформленні наказів

Неправильне зазначення тривалості відпустки

Це одна з найчастіших помилок — зазначення кількості робочих днів замість календарних. Закон передбачає виключно календарні дні!

Наприклад: Відпустка з 1 по 14 липня — це 14 календарних днів, навіть якщо 4 дні — це вихідні.

Відсутність підстав для надання відпустки

Наказ без підстави (заяви, графіку, довідки-виклику) — підстава для штрафу.

Типові порушення:

відсутність підпису працівника;
відпустка за домовленістю «на словах»;
оформлення заднім числом.

Штраф: від 6 700 грн до 65 000 грн, залежно від кількості працівників і виду порушення.

Порушення строків видачі наказу

Відповідно до статті 21 Закону України «Про відпустки», наказ має бути виданий ДО початку відпустки, а працівнику мають бути виплачені відпускні не пізніше ніж за 3 дні до початку.

Порушення термінів = штраф + моральна компенсація в разі звернення до суду.

Висновок

Оформлення наказу про відпустку — це не просто формальність, а важливий етап управління персоналом, який має бути юридично правильним і своєчасним. Від його якості залежить і дотримання законодавства, і лояльність працівників, і уникнення штрафних санкцій. Особливо в умовах сучасної України, де змінюється законодавча база, а перевірки з боку Держпраці активізуються, — важливо мати чіткий, прозорий та автоматизований процес оформлення відпусток.

Для підприємців і кадровиків це означає потребу у впорядкуванні всіх процесів — від заяв до архівування документів. Використання типових форм, перевірка законодавства, грамотна автоматизація кадрового обліку, впровадження електронного документообігу — усе це суттєво зменшує ризики. Своєчасне і правильне оформлення наказів не лише підвищує ефективність HR-процесів, а й зміцнює імідж компанії як надійного роботодавця.

Часті питання (FAQ)

Чи обов’язково оформлювати заяву на відпустку, якщо є графік?

Так, у більшості випадків заява все одно потрібна, навіть якщо відпустка передбачена графіком. Вона підтверджує намір працівника використати відпустку в зазначені строки. Без письмового підтвердження виникає юридична невизначеність, особливо в разі конфлікту або перевірки.

За скільки днів до початку відпустки потрібно оформити наказ?

Наказ слід оформити до початку відпустки. А виплата відпускних повинна бути здійснена не пізніше ніж за 3 календарні дні до її початку. Несвоєчасне оформлення може призвести до штрафів за порушення трудового законодавства.

Чи може роботодавець відмовити у відпустці, якщо вона не за графіком?

Так, роботодавець має право відмовити, якщо працівник просить змінити період відпустки або взяти її поза межами графіку. Винятки — випадки, передбачені законом (наприклад, відпустка у зв’язку з навчанням чи вагітністю).

Які документи потрібні для оформлення відпустки у зв’язку з навчанням?

Потрібна довідка-виклик з навчального закладу, що підтверджує потребу у відпустці на навчальний період. Без цього документу роботодавець не зобов’язаний надавати навчальну відпустку.

Як правильно оформити наказ на відпустку без збереження заробітної плати?

Потрібно:

заява працівника з конкретними датами;
вказати підставу у наказі (сімейні обставини, особисті причини тощо);
зазначити тривалість в календарних днях;
дотримуватись обмежень за Законом (до 15 або до 30 днів — залежно від ситуації).

Чи можна відкликати працівника з відпустки?

Так, але лише за згодою працівника. Односторонньо відкликати з відпустки не можна, навіть у разі виробничої необхідності. Також обов’язково оформлюється додатковий наказ.

Чи переноситься відпустка, якщо під час неї працівник захворів?

Так. Якщо працівник надає листок непрацездатності, період відпустки продовжується або переноситься на інший строк за домовленістю. Цей факт має бути задокументований додатковим наказом.

Як правильно обчислювати кількість днів відпустки — робочі чи календарні?

Завжди обчислюються календарні дні, включаючи вихідні та святкові дати. Виняток — тільки окремі види спеціальних відпусток, передбачені законодавством.

Чи можна надати кілька відпусток поспіль?

Так, якщо це передбачено законодавством або погоджено з роботодавцем. Наприклад, основна + додаткова або щорічна відпустка + без збереження ЗП — за потреби працівника та за наявності підстав.

Як оформити відпустку директору або власнику підприємства?

Для директора — за рішенням вищого органу управління (загальних зборів або власника). Для ФОП — закон не передбачає обов’язкового наказу, але для внутрішнього обліку можна вести журнал відпусток або оформити відповідне розпорядження.