Наказ про прийняття на роботу: як правильно оформити

Уявіть: працівник вийшов на роботу, а через місяць інспектор Держпраці оштрафував вас за порушення. Причина? Відсутність або помилка у звичайному наказі про прийняття. Прості речі часто стають причиною великих неприємностей. Читайте далі для того щоб зробити все правильно з першої спроби.

Що таке наказ про прийняття на роботу?

Визначення та призначення

Наказ про прийняття на роботу — це внутрішній розпорядчий документ, який фіксує початок трудових відносин між підприємством і працівником. Це офіційне підтвердження факту працевлаштування, згідно з Трудовим кодексом України.

Це важливо знати:

• Наказ не є заміною трудового договору, але обов’язковий у більшості випадків.
• З моменту підписання наказу починається відлік стажу роботи, пільг та обов’язків.
• Наказ — це документ, який першими перевіряють при податковій чи трудовій перевірці.

Юридичне значення

Наказ фіксує:

• дату початку роботи;
• посаду та підрозділ;
• умови праці;
• зарплатню;
• інші кадрові умови (випробування, строковий договір тощо).

Юридична порада: У разі спору, саме наказ стане ключовим документом, який підтверджує, що працівник був офіційно оформлений. Його відсутність прирівнюється до нелегального працевлаштування з усіма витікаючими санкціями.

Обов’язкові реквізити наказу

Правильно оформлений наказ має містити чітко визначені реквізити. Їх наявність — це вимога законодавства та ознака належної кадрової культури.

1. Найменування підприємства
   • Вказується повне юридичне найменування згідно з реєстраційними документами.
   • Наприклад: ТОВ «Зелена Ферма Україна»
2. Назва документа
   • Зазвичай це «Наказ», «Розпорядження» або «Призначення».
3. Дата та номер
   • Дата оформлення наказу та його реєстраційний номер відповідно до внутрішнього журналу обліку наказів.
4. Місце складання
   • Зазвичай вказується місце розташування підприємства:
   • м. Київ, вул. Грушевського, 10
5. Заголовок до тексту
   • «Про прийняття на роботу» — чіткий формулювання мети.
6. Текст наказу
   • Стандартна формула: Прийняти на роботу з [дата] [ПІБ] на посаду [назва посади] у відділ [назва відділу] з оплатою праці згідно штатного розпису.

Приклад тексту

1. Підстава для видання
   • Зазвичай це заява працівника або трудовий договір:
   • Підстава: Заява від 27.05.2025 та укладений трудовий договір №12/ТД
2. Підпис керівника
   • Обов’язково повністю розбірливо: ПІБ, посада, підпис, дата.
3. Візи та ознайомлення працівника
   • Працівник має особисто ознайомитися з наказом, поставити підпис та дату.

Перелік документів, які додаються до наказу

• заява працівника;
• копія паспорта;
• копія ідентифікаційного коду;
• трудовий договір (у разі укладення);
• диплом або сертифікати (якщо вимагаються для посади).

Інсайди від експерта

• Використовуйте власну нумерацію наказів із префіксами за відділом: 01-КАДР-2025 — це полегшить архівацію.
• Для ФОП на єдиному податку рекомендовано оформляти працівників через наказ, навіть якщо договір — усний.
• В умовах воєнного стану допускається електронне погодження наказу через е-підпис або навіть Viber, якщо є згода сторін.

Типова форма П-1: коли та як використовувати

Особливості типової форми П-1

Типова форма П-1 — це затверджений шаблон наказу про прийняття на роботу, який рекомендовано використовувати підприємствам, установам та організаціям, що ведуть штатну кадрову документацію.

Хто зобов’язаний використовувати форму П-1?

• Підприємства з чисельністю понад 10 працівників.
• Державні установи.
• Комунальні організації.
• Компанії, що підлягають перевіркам Держпраці.

Що містить форма П-1?

• Повну інформацію про працівника (ПІБ, ідентифікаційні дані).
• Реквізити наказу.
• Назву структурного підрозділу.
• Інформацію про випробувальний термін.
• Заробітну плату та умови праці.
• Дані про ознайомлення працівника.

Випадки обов’язкового використання

Використання форми П-1 є рекомендованим, але в деяких випадках її застосування необхідне для забезпечення належного документообігу:

Обов’язково застосовуйте П-1, якщо:

1. Ваш бухгалтер або кадровик веде особові справи на працівників.
2. Ваша компанія бере участь у державних тендерах (перевіряють документи).
3. Планується перевірка ДПС або Держпраці.
4. Ви ведете кадровий облік через програми типу M.E.Doc.

Переваги та недоліки форми П-1

Рекомендація від експерта: Якщо ви — ФОП або ТОВ на 1-2 працівника, допускається використання спрощеної форми власної розробки. Але форму П-1 краще мати “в запасі” на випадок раптової перевірки.

Наказ vs Трудовий договір: юридичні аспекти

Відмінності та спільні риси

Багато підприємців помилково вважають, що наказ — це достатній документ для оформлення трудових відносин. Але це лише один із двох ключових елементів. Другий — трудовий договір.

Порівняння

Юридичне значення:

• Наказ — підтверджує факт оформлення.
• Договір — фіксує умови співпраці, зокрема оплату, графік, відповідальність.

Експертна порада: У разі спору суд у першу чергу розглядає договір, а не наказ. Тому укладення трудового договору — обов’язкова дія, навіть якщо ви один роботодавець і один працівник.

Коли достатньо лише наказу

У виняткових випадках допускається укладення трудового договору в усній формі, але це:

• лише для ФОП або фізичних осіб;
• виключно для тимчасової або сезонної роботи (до 2 місяців).

Всі інші ситуації вимагають договору + наказу.

Оформлення наказу в умовах воєнного стану

З початком повномасштабного вторгнення в Україну у 2022 році, правила ведення кадрової документації змінилися. Законодавець надав роботодавцям більше гнучкості, щоб адаптуватися до умов війни.

Зміни в законодавстві

Основні нормативи:

• Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» №2136-IX.
• Постанова КМУ від 26.07.2022 №800.

Ключові зміни:

1. Дистанційна подача документів (електронна пошта, месенджери).
2. Ознайомлення з наказом у дистанційній формі (PDF-файл із підтвердженням).
3. Можливість підпису наказу електронним підписом.
4. Відсутність необхідності у веденні особової справи в умовах евакуації.

Практичні рекомендації

Як оформити наказ у воєнний час:

• Створіть наказ у форматі PDF.
• Підпишіть КЕП (кваліфікованим електронним підписом) через «Дія.Підпис» або «SmartSign».
• Надішліть працівнику на e-mail або в месенджер.
• Попросіть підтвердити ознайомлення (відповідь у месенджері з фразою «Ознайомлений» є достатньою).

Інструменти для дистанційного оформлення

• Vchasno, Дія.Бізнес — сервіси для електронного документообігу.
• Telegram/Viber/Email — для комунікації та підтвердження ознайомлення.

Рекомендація від експерта: Фіксуйте всі кроки оформлення через скріни або аудіоповідомлення, щоб мати доказову базу при перевірці.

Випробувальний термін: як зазначити в наказі

Правові підстави

Випробувальний термін — це період, протягом якого роботодавець перевіряє, чи відповідає працівник займаній посаді. В Україні умови встановлення випробування регулює ст. 26 КЗпП.

Важливі нюанси:

• Термін випробування встановлюється лише при укладенні трудового договору.
• Встановити випробувальний термін можна тільки за погодженням сторін.
• Обов’язково вказується у тексті наказу та в договорі.

Хто не може працювати з випробувальним терміном?

Відповідно до законодавства, заборонено встановлювати випробування для:

• вагітних жінок;
• молоді після закінчення ВНЗ;
• осіб до 18 років;
• внутрішньо переміщених осіб, яких беруть за направленням центру зайнятості;
• мобілізованих.

Формулювання в тексті наказу

Стандартне формулювання:

Призначити Іваненка Сергія Олександровича на посаду менеджера з продажу з 01.06.2025, із випробувальним терміном 3 місяці.

Варіанти тривалості:

• до 1 місяця — для робітників.
• до 3 місяців — для інших категорій.
• до 6 місяців — лише для керівних посад (з погодженням профспілки).

Максимальні строки випробувального терміну

Експертна порада: Вказуйте конкретну тривалість: замість “випробувальний термін” пишіть “термін 1 місяць з 01.06.2025 по 30.06.2025”. Це уникне двозначностей при спорах.

Наказ за строковим трудовим договором

Коли застосовується

Строковий трудовий договір — це форма договору, яка укладається на визначений строк або для виконання конкретної роботи. Відповідає ст. 23 КЗпП України.

Типові випадки застосування:

• Працівник замінює іншого на час лікарняного/декрету.
• Робота за проектом (будівництво, ІТ-контракт).
• Сезонна діяльність (літні кафе, агросектор).
• Обмежений фінансуванням період (гранти, донори).

ВАЖЛИВО: у наказі завжди має бути вказано підставу строкового договору, інакше він може бути визнаний безстроковим.

Особливості оформлення

Структура наказу для строкового працівника:

Прийняти на роботу Петрака Миколу Івановича з 01.07.2025 по 30.09.2025 на посаду прораба на період реалізації проєкту “Реконструкція парку”, з оплатою праці згідно штатного розпису.

Підстава: строковий трудовий договір №35/С від 29.06.2025

Додаткові дії:

1. Підписати строковий договір у письмовій формі.
2. Вказати чіткі дати початку та завершення.
3. Додати наказ до особової справи.
4. Повідомити ДПС через Повідомлення про прийняття на роботу (в строк до 1 дня до початку).

Рекомендація: Строкові договори ідеально підходять для бізнесів з сезонною зайнятістю або проектними роботами (наприклад, ІТ-фріланс, кур’єрські сервіси, будівництво).

Наказ за сумісництвом

Види сумісництва

Сумісництво — це трудова діяльність працівника поза межами основної роботи. Відповідно до законодавства, існує:

• внутрішнє сумісництво — на тому ж підприємстві, але за іншою посадою.
• зовнішнє сумісництво — в іншого роботодавця.

Обмеження по часу: до 4 годин на день та не більше 12 годин на тиждень, якщо не передбачено іншого.

Як правильно оформити

Зразок наказу:

Прийняти Іваненка Олега Віталійовича на посаду маркетолога за сумісництвом з 10.06.2025 з оплатою праці згідно фактично відпрацьованого часу, неповний робочий день — 2 години на день.

Особливості наказу:

• обов’язково вказати, що це робота за сумісництвом;
• зазначити графік роботи;
• оформити окремий наказ, навіть якщо працівник вже працює на підприємстві.

Додаткові документи:

• копія основного трудового договору (для зовнішнього сумісника);
• заява працівника;
• письмова згода роботодавця (у разі внутрішнього сумісництва).

Порівняння внутрішнього та зовнішнього сумісництва

Порада: Сумісники — вигідне рішення для малого бізнесу, оскільки дозволяють оптимізувати ФОП-витрати, не оформлюючи повну ставку.

Оформлення наказу для іноземного працівника

Додаткові документи

Працевлаштування іноземця — це складніший процес, ніж оформлення українського громадянина. Перш ніж видавати наказ про прийняття на роботу, роботодавець має отримати дозвіл на працевлаштування або оформити тимчасовий вид на проживання з правом на роботу.

Обов’язкові документи для оформлення:

1. Копія паспорта з нотаріально завіреним перекладом українською мовою.
2. Дозвіл на працевлаштування (оформлюється через Центр зайнятості).
3. Трудовий договір або контракт.
4. ІПН (якщо є).
5. Документи, що підтверджують освіту/кваліфікацію.

Де отримати дозвіл: Центр зайнятості за місцем ведення діяльності, вартість для підприємства — 8 600 грн (одноразово).

Особливості тексту наказу

Типове формулювання:

Прийняти на роботу Чжен Вейна (громадянин КНР), паспорт FT50439201, на посаду інженера-конструктора з 01.07.2025 згідно дозволу на працевлаштування №45/2025 від 18.06.2025, виданого Київським обласним центром зайнятості.

Особливості:

• обов’язково вказати громадянство;
• реквізити дозволу чи посвідки;
• наказ оформлюється після підписання договору та надання дозволу.

Юридичний інсайд: Іноземець без дозволу або посвідки — ризик отримати штраф до 100 000 грн та перевірку ДПС.

Електронний підпис: чи можна підписати наказ дистанційно?

Законодавчі підстави

Використання КЕП (кваліфікованого електронного підпису) регулюється:

• Законом України «Про електронні довірчі послуги».
• Цивільним кодексом.
• Законом «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».

Допускається оформлення кадрових документів у повністю електронному вигляді з підписом КЕП. Це дає змогу оформити наказ без фізичної присутності працівника.

Практичні аспекти

Як оформити наказ з КЕП:

1. Створіть наказ у Word або PDF.
2. Підпишіть КЕП через сервіси:
   • Дія.Підпис.
   • Vchasno.
   • M.E.Doc.
3. Надішліть працівнику для ознайомлення (через e-mail або месенджер).
4. Працівник підписує у відповідь або підтверджує ознайомлення.

Варіанти підтвердження ознайомлення

Експертна порада: Зберігайте журнали електронного документообігу — при перевірці Держпраці це ваш доказовий матеріал.

Архівування наказів: терміни та правила зберігання

Вимоги ДСТУ

Накази про прийняття на роботу належать до категорії розпорядчих документів, які підлягають обов’язковому зберіганню.

Відповідно до ДСТУ 4163-2020, строк зберігання:

• 75 років — накази щодо кадрів (безпосередньо пов’язані з трудовими відносинами).
• 3 роки — копії або дублікати для внутрішнього користування.

Місце зберігання:

• в особовій справі працівника (якщо ведеться);
• у папці з наказами за відповідний рік;
• на захищених електронних носіях (для КЕП-документів).

Вимоги до архіву:

• Систематизація по роках.
• Підшиті томи.
• Опис справи (формуляр).
• Підпис відповідального кадровика.

Практичні поради

Що робити, якщо ви ФОП або мале ТОВ:

• Заведіть електронний архів у Google Drive або Dropbox.
• Створюйте окрему папку на кожного працівника.
• Дублюйте всі документи на фізичному носії.

Приклад структури архівної папки:

/2025_Накази_про_прийняття

        |– Іваненко_Сергій.pdf

        |– Петрак_Микола.pdf

Експертна порада: У разі перевірки ДПС або Держпраці ви зобов’язані надати наказ у паперовому або електронному вигляді впродовж 1 робочого дня. Подбайте про швидкий доступ до архіву.

Висновок

Оформлення наказу про прийняття на роботу — це не просто формальність, а ключовий процес, що визначає легальність трудових відносин. Для українських підприємців важливо дотримуватися актуальних нормативних вимог, враховувати тип працевлаштування, правильно вносити всі реквізити та зберігати документи відповідно до стандартів. У сучасних умовах, коли цифрові інструменти все активніше входять у щоденну практику, варто впроваджувати електронні підписи, системи онлайн-документообігу й гнучкі форми кадрового обліку.

Наказ має юридичну силу лише за умови чіткого дотримання порядку оформлення: відповідна заява, договір, підстава, текст, підпис, ознайомлення. Будь-яка помилка — відсутність дати, неправильна формулювання або відсутність дозволу (у випадку з іноземцями) — може призвести до штрафів і правових наслідків. Тому створення ефективної кадрової системи — це запорука не лише законності, а й стабільності вашого бізнесу.

Часті питання (FAQ)

Чи обов’язково оформлювати наказ про прийняття на роботу?

Так. Відповідно до КЗпП України, наказ є підтвердженням початку трудових відносин. Без нього працівник вважається нелегально працевлаштованим, що тягне за собою штраф у розмірі до 67 000 грн за кожного працівника.

Чи можна оформити наказ без письмового трудового договору?

Можна лише у виняткових випадках (наприклад, для ФОП, які укладають усний договір з працівником на тимчасову чи сезонну роботу). Але для юридичних осіб договір у письмовій формі є обов’язковим.

Який строк зберігання наказу про прийняття на роботу?

Згідно з вимогами ДСТУ та архівного законодавства України, строк зберігання наказів про прийняття на роботу становить 75 років.

Як зазначити випробувальний термін у наказі?

У тексті наказу чітко вказується тривалість випробування: «з випробувальним терміном 3 місяці з 01.06.2025 по 31.08.2025». Це обов’язково має збігатися з формулюванням у трудовому договорі.

Чи можна підписати наказ про прийняття на роботу електронним підписом?

Так, згідно з чинним законодавством України, наказ можна підписати за допомогою КЕП. Працівник також може ознайомитися з ним у дистанційному форматі (через e-mail або месенджер).

Як повідомити податкову про нового працівника?

Необхідно подати форму «Повідомлення про прийняття працівника» до ДПС не пізніше ніж за один день до початку роботи. Форма подається через «M.E.Doc» або інші звітні програми.

Чи можна оформити наказ заднім числом?

Ні. Це порушення трудового законодавства. Наказ має бути оформлений до фактичного початку роботи працівника. Заднім числом документ не має юридичної сили і може бути визнаний фальсифікованим.

Чи потрібен окремий наказ для працівника за сумісництвом?

Так. Навіть якщо особа вже працює на підприємстві на основній посаді, для сумісництва необхідно видати окремий наказ з чітким зазначенням форми зайнятості.

Що буде, якщо не оформити наказ при прийомі іноземного працівника?

Це вважається грубим порушенням трудового та міграційного законодавства. Штраф для роботодавця може сягати до 100 000 грн. Крім того, можлива перевірка СБУ та ДМС.

Чи можна вести всі накази виключно в електронному форматі?

Так, але тільки за умови:

• використання КЕП;
• ведення електронного документообігу;
• наявності доступу до електронного архіву під час перевірки;
• згоди працівника на отримання документів в електронному вигляді.