Як правильно оформити наказ щодо особового складу

Кожен підприємець хоча б раз стикався з хаосом у документах: відпустки оформлені усно, прийом на роботу «по дзвінку», а накази — у вигляді листочка в блокноті. Аж поки не прийшла перевірка. Якщо хочеш, щоб твій бізнес вижив і розвивався — настав час систематизувати все правильно.

Значення наказів щодо особового складу в кадровому діловодстві

У сучасному українському бізнес-середовищі, особливо в умовах воєнного стану, правильне ведення кадрової документації є не просто вимогою законодавства — це питання юридичної безпеки бізнесу, захисту інтересів працівника та основа ефективного управління персоналом. Накази щодо особового складу — це офіційні документи, які:

• Фіксують кадрові рішення (прийом, звільнення, переведення).
• Служать доказовою базою у трудових спорах.
• Є базою для розрахунку заробітної плати, стажу, компенсацій.

Навіщо це важливо бізнесу?

1. Юридична прозорість — чітка фіксація кадрових рішень унеможливлює маніпуляції.
2. Податкова дисципліна — обґрунтування виплат та нарахувань (ЕСВ, ПДФО, військовий збір).
3. Соціальна відповідальність — дотримання трудових прав найманих працівників.

Інсайди для підприємців:

• Понад 70% перевірок Держпраці були пов’язані саме з порушенням ведення наказів (джерело — звіт Держпраці).
• Наявність типових шаблонів наказів суттєво знижує ризики помилок.
• Ведення наказів у форматі PDF з КЕП (кваліфікованим електронним підписом) стало новим стандартом для малого та середнього бізнесу.

Загальні положення

Визначення та призначення наказів щодо особового складу

Наказ щодо особового складу — це розпорядчий документ, виданий керівником підприємства, яким оформлюються кадрові рішення, що стосуються конкретних працівників або груп осіб.

Основні функції наказу:

• Формалізація юридично значущих рішень.
• Встановлення прав та обов’язків для працівників.
• Облік змін у кадровому складі підприємства.

Приклади ситуацій, де потрібен наказ

Нормативно-правова база: ключові документи та стандарти

Для оформлення наказів в Україні слід керуватися такими документами:

• КЗпП України — головний нормативний акт у сфері трудових відносин.
• Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
• ДСТУ 4163:2020 — регламентує вимоги до оформлення управлінських документів.
• Інструкція з діловодства в органах виконавчої влади.

Поради від експерта:

• Уникайте «калькування» наказів зі старих шаблонів — часто вони не відповідають сучасним стандартам (наприклад, щодо реквізитів).
• Додавайте до наказів пояснювальні записки, заяви працівників — це спрощує захист у разі трудових спорів.
• У минулому році Держпраці впровадила електронні інспекційні перевірки — накази мають бути у цифровому форматі.

Класифікація наказів щодо особового складу

Індивідуальні накази: особливості та приклади

Це найпоширеніший тип. Вони стосуються одного конкретного працівника й оформлюються окремим документом.

Структура індивідуального наказу:

1. Заголовок документа.
2. ПІБ працівника, посада.
3. Суть дії (прийняти, перевести, звільнити).
4. Дата набрання чинності.
5. Підстава (заява, контракт, угода).
6. Підпис керівника.

Поширені індивідуальні накази:

• Про прийняття на роботу.
• Про надання відпустки.
• Про звільнення з роботи.
• Про переведення на іншу посаду.

Приклад формулювання: Прийняти на посаду бухгалтера І категорії Іваненко Ірину Іванівну з 03 червня 2025 року з випробувальним строком 1 місяць.

Зведені накази: структура та порядок оформлення

Такі накази використовуються для групи працівників одночасно. Це зручно, коли мова йде про:

• Надання щорічних відпусток декільком працівникам.
• Переведення відразу кількох працівників.
• Зміна умов праці групі персоналу.

Переваги зведених наказів:

• Економія часу.
• Зручність у реєстрації.
• Можливість централізованого підпису електронного документа.

Приклад для зведеного наказу

Поради для підприємців:

• Використовуйте шаблони Word + Excel для автоматичного формування зведених наказів.
• Застосовуйте хмарні сервіси (наприклад, Вчасно або Paperless) для електронного підписання.
• Для мікробізнесу: зручним є ведення наказів у форматі Google Docs — з КЕП через хмарні платформи.

Основні реквізити наказу

Обов’язкові елементи: від назви до підпису

Будь-який наказ щодо особового складу повинен відповідати встановленим вимогам до оформлення. Це не лише питання стилю, а юридичної сили документу. Відсутність хоча б одного реквізиту — це підстава для визнання документа недійсним під час перевірок Держпраці чи у суді.

Стандартні реквізити наказу:

1. Назва організації/підприємства.
2. Номер та дата документа.
3. Місце складання.
4. Заголовок до тексту («Про прийняття на роботу»).
5. Текст наказу (констатуюча та розпорядча частина).
6. Посада, ПІБ та підпис керівника.
7. Печатка (за необхідності).
8. Позначка про ознайомлення працівника.
9. Підстава — документи, що стали причиною наказу (заява, контракт тощо).

Приклад оформлення “шапки” наказу

ТОВ «Альфа-Сервіс»

Наказ

м. Київ

20 травня 2025 р. № 45-к

Про прийняття на роботу

Поради по оформленню реквізитів

Вимоги до оформлення згідно з ДСТУ 4163:2020

Новий стандарт ДСТУ 4163:2020, який прийшов на зміну ще радянському ГОСТу 6.38-90, став головним орієнтиром для кадровиків.

Основні нововведення ДСТУ 4163:2020:

• Уніфікація відступів і шрифтів: шрифт — Times New Roman 14, міжрядковий інтервал — 1,5.
• Всі документи повинні мати чітку структуру: реквізити згори, текст — з відступами.
• Уникається вживання абревіатур без розшифрування.
• Заборонено вживати фрази типу «приказую», замість них — «наказую».

Практичні поради:

• Більшість перевірок Держпраці зосереджена на формах і шаблонах документів — тому всі кадрові документи потрібно привести до формату ДСТУ.
• Завантажуйте офіційний шаблон оформлення з сайту ukrdst.gov.ua.

Порядок оформлення наказів

Алгоритм створення наказу: крок за кроком

Щоб наказ був юридично грамотним і не викликав сумнівів у податкової чи трудової інспекції, потрібно дотримуватись чіткої послідовності.

Покрокова інструкція оформлення наказу:

1. Отримання підстави — заява працівника, угода, контракт.
2. Проєктування тексту наказу — узгодження з юристом або кадровиком.
3. Візування документа — керівник підписує та за потреби візується юристом.
4. Ознайомлення працівника — підпис працівника з датою.
5. Реєстрація в журналі — запис у внутрішній журнал наказів (можна електронний).
6. Зберігання — копія зберігається в особовій справі працівника.

Типові помилки при оформленні:

• Відсутність підстави для видання наказу.
• Розпливчасте формулювання дій (наприклад, «перевести» без конкретизації умов).
• Відсутність ознайомлення працівника.

Вимоги до тексту: розпорядча та констатуюча частини

Текст наказу складається з двох основних частин:

1. Констатуюча частина — передумови та обґрунтування дії: У зв’язку із заявою Іваненка І.І. від 18.05.2025 року, необхідністю оптимізації структури відділу продажу…
2. Розпорядча частина — конкретна дія: НАКАЗУЮ: Прийняти Іваненка І.І. на посаду менеджера з продажу з 01.06.2025 р.

Форматування:

• Слово «НАКАЗУЮ» завжди пишеться великими літерами.
• У тексті має бути чітко вказана дата, посада, прізвище, умови прийняття/звільнення.

Експертна порада:

• Для високої юридичної сили наказів — додавайте фрази типу «відповідно до умов контракту від…» або «згідно з поданою заявою».
• Рекомендується у розпорядчій частині використовувати нумеровані пункти, якщо наказ стосується декількох дій.

Нумерація та реєстрація наказів

Системи нумерації: загальні правила та приклади

Нумерація наказів — це не просто технічний момент, а системний підхід до обліку документів. В Україні накази щодо особового складу заведено вести в окремій серії з позначкою «к» або «о/с» (особовий склад).

Найпоширеніші формати:

• № 25-к — 25-й наказ по особовому складу.
• № 102/о/с — аналогічне маркування, використовується в держструктурах.

Варіанти систем нумерації:

1. Послідовна річна нумерація — нумерація починається з 1 кожного календарного року.
2. Безперервна нумерація — збереження без обнулення (зручно в умовах ЕДО).
3. По категоріях — окремі номери для прийомів, звільнень, відпусток (поширено у великих компаніях).

Інсайт: Найменші підприємства часто нехтують логікою в нумерації, через що виникають плутанини в разі перевірок або архівації. Рекомендується затвердити локальний нормативний акт із внутрішніми правилами нумерації.

Журнали реєстрації: ведення та зберігання

Для кожного наказу потрібно вести журнал реєстрації, який є частиною системи внутрішнього контролю документації.

Форма журналу може бути:

• Паперова — журнал А4 з таблицею.
• Електронна — Excel, Google Sheets або CRM-система (наприклад, PeopleForce, StaffNow).

Обов’язкові поля журналу:

Рекомендації з ведення журналів:

• Запис ведеться відразу після підписання наказу.
• У електронному форматі варто робити резервну копію щомісяця.
• Для паперових — сторінки повинні бути пронумеровані та прошнуровані.

Вимога архіву: журнали реєстрації входять до обов’язкової архівної документації і зберігаються не менше 75 років, якщо в них є записи щодо звільнення, прийому тощо.

Строки зберігання наказів

Тимчасові та постійні строки зберігання: що потрібно знати

Правильне архівування наказів має не менше значення, ніж їх створення. В Україні строки зберігання регламентуються Переліком типових документів, затвердженим Мін’юстом.

Основні категорії строків

Фактично: архівне зберігання має забезпечити можливість підтвердження трудового стажу чи прав працівника навіть через 30–40 років.

Організація архівного зберігання документів

Варіанти зберігання:

• Фізичний архів: окрема кімната або сейф із доступом лише для кадровика.
• Цифровий архів: захищені PDF-файли з підписом КЕП на хмарних платформах (Paperless, Вчасно).

Експертні поради:

• Створіть опис справ на кожен рік — це полегшить пошук документів.
• Щорічно передавайте закриті справи на архівне зберігання з актом прийому-передачі.
• Застосовуйте QR-коди на обкладинках архівних справ для швидкої ідентифікації в електронних реєстрах.

Вартість послуг архівації

Інсайт: Багато підприємств починають користуватись аутсорсингом архівних послуг, щоб зменшити навантаження на HR-відділ.

Окремі види наказів

Накази про прийняття на роботу: особливості оформлення

Це один із найчастіших і найважливіших типів наказів. Він підтверджує початок трудових відносин, встановлює посаду, оклад, режим роботи, випробувальний термін тощо.

Необхідні елементи такого наказу:

1. ПІБ працівника.
2. Назва посади відповідно до класифікатора професій (наприклад, ДК 003:2010).
3. Підрозділ, у який приймається особа.
4. Умови прийому (на постійну роботу, строковий договір, сумісництво).
5. Рівень оплати (оклад, доплати, премії).
6. Дата початку роботи.
7. Підстава (заява, контракт, рішення керівництва).

Приклад формулювання наказу: Прийняти на посаду менеджера з продажу ТОВ «ІнтерПром» Коваля Олександра Миколайовича з 03.06.2025 року, за строковим трудовим договором терміном до 03.06.2026 р., з посадовим окладом 18 000 грн.

Практичні нюанси:

• Після підписання наказу працівник має бути ознайомлений під підпис.
• Наказ видається до початку роботи — у разі порушення дата початку роботи не вважається офіційною.
• Якщо працівник не приступив до роботи — потрібно внести відповідну відмітку або скасувати наказ.

Накази про переведення та переміщення працівників

Переведення — це зміна умов праці, яка обов’язково вимагає згоди працівника. У законодавстві чітко відокремлюється переведення (зміна функціональних обов’язків, підрозділу, посади, місця роботи) і переміщення (зміна розташування без зміни функцій).

Основні типи переведень:

1. Постійне переведення — працівник змінює посаду назавжди.
2. Тимчасове переведення — за згодою працівника на строк до 2 місяців.
3. Переведення за ініціативою роботодавця — потребує вагомої підстави.

Елементи наказу:

• Попередня та нова посада.
• Дата набрання чинності.
• Підстава: заява, доповідна записка, рішення керівника.
• Умови збереження (посадовий оклад, надбавки).

Приклад: Перевести інженера І категорії Бондаренка Івана Петровича з 10.06.2025 р. на посаду провідного інженера в межах відділу технічної інспекції з посадовим окладом 22 000 грн. Підстава: заява працівника від 20.05.2025.

Інсайди:

• Переведення без згоди працівника можливе лише в умовах воєнного стану, відповідно до Закону № 2136-IX.
• Рекомендується укладати додаткову угоду до контракту про зміну умов праці.

Накази про звільнення: підстави та порядок оформлення

Звільнення — найбільш конфліктогенна ділянка кадрової роботи. Будь-яке порушення процедури може призвести до судового позову. Оформлення наказу — обов’язкова частина процедури звільнення.

Підстави для звільнення:

• За власним бажанням (ст. 38 КЗпП).
• За угодою сторін.
• У зв’язку із закінченням строкового договору.
• За ініціативою роботодавця (порушення трудової дисципліни тощо).
• Через обставини, що не залежать від сторін (мобілізація, форс-мажор).

Зміст наказу:

1. Повне ім’я працівника.
2. Формулювання підстави зі статтею КЗпП.
3. Дата останнього робочого дня.
4. Підстава: заява, доповідна записка, рішення суду.
5. Додаткова інформація: невикористані відпустки, компенсації, заборгованості.

Формулювання: Звільнити з посади бухгалтера ПАТ «ТехноАльянс» Мельник Олену Іванівну 10.06.2025 р. за власним бажанням відповідно до ст. 38 КЗпП України. Підстава: заява від 27.05.2025.

Практичні кроки:

• Наказ видається не пізніше останнього робочого дня.
• Працівник повинен бути ознайомлений із наказом під підпис.
• Обов’язкове внесення запису до трудової книжки (в електронному вигляді).

Типові помилки:

• Неправильно вказана стаття КЗпП.
• Відсутність візи юриста.
• Звільнення без згоди профспілки (для певних категорій працівників).

Особливості оформлення наказів у військових та силових структурах

Вимоги до наказів у Збройних Силах України

У ЗСУ накази — це не просто управлінські документи, а акти прямого військового управління, що мають дисциплінарну, адміністративну і навіть кримінальну силу. Їх оформлення регламентується:

• Статутом внутрішньої служби ЗСУ.
• Наказами МОУ.
• Інструкцією з діловодства у військових частинах.

Основні особливості:

1. Обов’язкове грифування (наприклад, «Для службового користування»).
2. Зазначення звання та посади підписанта.
3. Високий рівень секретності — у минулому році понад 60% наказів військового характеру оформлюються в умовах обмеженого доступу.
4. Фіксування наказу в особовій справі військовослужбовця.

Приклад заголовка: Наказ Командувача ОТУ «Південь» № 245 від 10.05.2025. Про заохочення особового складу за підсумками виконання бойових завдань.

Особливий нюанс: Формулювання наказів мають містити чітку команду. Наприклад: «НАКАЗУЮ: Заохотити нагородженням грамотою…», що не допускає подвійного тлумачення.

Специфіка наказів у МВС та інших силових відомствах

У поліції, прикордонній службі, ДСНС, СБУ — також діють власні стандарти. Основу діловодства складає уніфікована форма № П-1 та внутрішні інструкції.

Типи кадрових наказів у МВС:

• Про призначення/звільнення.
• Про ротацію та переміщення.
• Про допуски до держтаємниці.
• Про заохочення (виплата надбавок, нагороди, подяки).

Відмінності від цивільних підприємств:

• Наказ оформлюється в особливому вигляді, іноді на спеціальному бланку.
• Наявність віз керівників оперативних підрозділів, які не характерні для цивільного сектору.
• Застосування спеціального обліку в ЄОК (Єдина облікова картка співробітника).

Інсайт: на відміну від приватного сектору, силові структури ведуть двоступеневий облік: окремо в особових справах і окремо в секретній частині.

Електронне оформлення та зберігання наказів

Перехід на електронний документообіг: переваги та виклики

В Україні активно впроваджується ЕДО (електронний документообіг). Зокрема, накази щодо особового складу стали одними з перших, що перейшли в цифрову форму.

Переваги:

• Швидкість оформлення (до 10 хвилин на підписання).
• Відсутність ризику втрати документу.
• Доступ з будь-якого місця — особливо актуально для віддалених команд.
• Відповідність сучасним вимогам до безпеки даних.

Виклики:

• Потреба у КЕП (кваліфікованому електронному підписі) для всіх учасників процесу.
• Висока вартість для мікробізнесу.
• Необхідність регулярного резервного копіювання.

Експертна порада: Для МСБ оптимальним є поєднання Google Docs для підготовки + Paperless для підписання та зберігання.

Вимоги до електронних підписів та архівування

Згідно з Законом України «Про електронні довірчі послуги», для того щоб електронний наказ мав юридичну силу, його має бути підписано КЕП.

Мінімальні вимоги:

• Підпис керівника КЕП.
• Ведення електронного журналу реєстрації.
• Архівація копій у форматі PDF-A з валідацією ЕЦП.
• Сервер або хмара з шифруванням SSL/TLS.

Формат зберігання:

• PDF з вбудованим КЕП — стандарт в Україні з минулого року.
• Файл має містити метадані: назва, дата, підписант, хеш-код.

Інсайт: Електронний наказ вважається оригіналом, якщо в ньому є КЕП і підтверджено цілісність структури документа.

Висновок

Оформлення наказів щодо особового складу — це не лише формальна частина кадрової роботи, а критично важлива складова внутрішньої культури, правового захисту та ефективності управління персоналом на підприємстві. Правильно складений наказ гарантує прозорість трудових відносин, захищає інтереси як роботодавця, так і працівника, знижує ризики під час перевірок та слугує опорою у судових спорах. Особливо в умовах змін законодавства, діджиталізації документообігу та воєнного стану, дотримання стандартів діловодства стало обов’язковим елементом надійного управління компанією.

Підприємцям, керівникам та кадровикам варто впроваджувати сучасні рішення, користуватись електронними платформами для підписання та архівування наказів, навчати персонал веденню документації відповідно до ДСТУ, а також регулярно проводити аудит внутрішніх процесів. Це дозволить не тільки уникнути санкцій з боку Держпраці, але й підвищити рівень довіри працівників, автоматизувати рутинні процеси та вивільнити ресурси для розвитку бізнесу.

Часті питання (FAQ)

Чи обов’язково оформлювати наказ про прийом на роботу письмово?

Так, відповідно до КЗпП України, наказ про прийом на роботу має бути оформлений у письмовій формі до початку роботи. Його наявність є підставою для внесення працівника до кадрової документації та нарахування заробітної плати.

Який термін зберігання наказу про звільнення?

Накази про звільнення підлягають зберіганню постійно, адже вони впливають на розрахунок страхового стажу, пенсійних прав та мають доказове значення у разі судових спорів.

Чи потрібно завіряти накази печаткою?

Для приватних підприємств з 2017 року печатка не є обов’язковою. Достатньо підпису керівника. Проте для державних установ та банків документи можуть вимагати печатку згідно з внутрішніми правилами.

Чи можна створювати зведений наказ про відпустки для всіх працівників одночасно?

Так, це дозволено. Зведений наказ — зручний інструмент для оформлення однотипних рішень, наприклад, щодо щорічних відпусток. Головне — чітко вказати ПІБ, періоди відпустки, підстави та дати.

Чи має працівник право не підписуватися під наказом?

Має. Але роботодавець зобов’язаний скласти акт про відмову від підпису в присутності свідків. Такий акт додається до особової справи працівника як доказ ознайомлення або спроби ознайомити.

Як правильно оформити наказ у разі мобілізації працівника?

Наказ про призупинення трудового договору у зв’язку з мобілізацією оформлюється на підставі повістки або військового квитка. Вказується дата початку мобілізації, збереження місця роботи та гарантії згідно з законом.

Чи можна оформити наказ через Google Docs і підписати електронним підписом?

Так, якщо документ зберігається у форматі PDF і підписується КЕП (кваліфікованим електронним підписом) — він має повну юридичну силу. Інструменти на кшталт Paperless або Вчасно ідеально підходять для цього.

Чи обов’язково вказувати підставу у тексті наказу?

Так, обов’язково. Це може бути заява працівника, контракт, службова записка або інший документ. Вказання підстави забезпечує юридичну чіткість і відповідність трудовому законодавству.

Як нумерувати накази у невеликому бізнесі з 3–5 працівниками?

Можна використовувати просту щорічну нумерацію з індексом «к»: №1-к, №2-к і т.д. Головне — дотримуватись єдиної логіки протягом року та вести журнал реєстрації, навіть у табличці Excel.

Які санкції можуть бути за відсутність оформлених наказів?

Штрафи від Держпраці можуть сягати 65 000 грн за одного працівника (за ч. 3 ст. 265 КЗпП), якщо буде виявлено оформлення трудових відносин без належної документації. Особливо уважно перевіряються накази про прийняття, звільнення та відпустки.