Відпустка за власний рахунок — заява, зразок, поради

Заява за власний рахунок — це як запасний парашут у кар’єрі: рідко потрібен, але коли час настав — рятує. Коли Україна живе в режимі воєнного стану, знання правил гри у трудовому законодавстві стає вашим суперзброєю. Дочитайте цю статтю до кінця — і уникнете типових помилок, які коштують тисячі гривень.

«Заява за власний рахунок» коли вона застосовується

У трудовій практиці України заява за власний рахунок — це поширений механізм, за яким працівник може офіційно звернутися до роботодавця з проханням надати відпустку без збереження заробітної плати. Така відпустка передбачена законодавством і може бути як правом працівника, так і рішенням, що приймається за домовленістю сторін.

Типові ситуації, коли подається така заява

• Потрібен час для вирішення сімейних обставин.
• Догляд за хворим родичем.
• Переїзд або інші життєві події.
• Під час війни, коли працівник тимчасово не може виконувати обов’язки.

Це не просто «тимчасова відсутність» — це юридичне оформлення, яке має чітко регламентовані наслідки для працівника та роботодавця.

Чому ця тема актуальна: вплив воєнного стану, пандемій та змін у трудовому законодавстві

Україна переживає період постійної трансформації: війна, економічна нестабільність, хвилі внутрішньої міграції — все це суттєво впливає на ринок праці.

Чому важливо розуміти нюанси відпустки без оплати:

• Воєнний стан: Згідно з Законом № 2136-IX діють особливі умови для надання відпусток, зокрема, розширення прав працівників.
• Віддалена робота: В умовах гібридного або повністю дистанційного режиму багато працівників звертаються по відпустку, щоб не втратити роботу, якщо немає технічної можливості працювати.
• Зміна податкового законодавства: Відпустки впливають на нарахування ЄСВ, а для ФОП — це важливо при поданні звітності.

Ціна помилки: неправильне оформлення заяви або незнання закону може призвести до втрати трудового стажу, штрафів для роботодавця, або ж до конфліктів із держорганами.

Законодавча база

Стаття 84 Кодексу законів про працю України

Це основна норма, яка регулює можливість відпустки без збереження зарплати. Вона визначає:

• Таку відпустку можна надати за сімейними або іншими обставинами.
• Тривалість визначається за згодою сторін, але в межах, встановлених законом.
• Закон дозволяє як обов’язкову, так і додаткову відпустку за домовленістю.

Статті 25 і 26 Закону України «Про відпустки»

Ці статті розрізняють дві категорії:

Важливо: законодавство дозволяє суміщення різних підстав, але лише за документального підтвердження.

Особливості під час воєнного стану: Закон № 2136-IX

Цей закон дозволяє роботодавцям:

• Обмежити або відкласти основну відпустку, але не має права відмовити в обов’язковій відпустці без оплати.
• Надати відпустку за власний рахунок до 90 днів для мобілізованих осіб, ВПО або тих, хто не має технічної змоги працювати.

Інсайт: У багатьох випадках кадровики порушують ці норми через незнання оновлень. Рекомендується завжди посилатись на Закон № 2136-IX у заяві.

Види відпусток без збереження заробітної плати

Обов’язкові відпустки (ст. 25 Закону «Про відпустки»)

Це ті випадки, коли роботодавець зобов’язаний надати відпустку:

Поширені категорії працівників:

• Матері двох і більше дітей віком до 15 років — 10 днів.
• Особи з інвалідністю — 30 днів.
• Пенсіонери за віком — до 30 днів.
• Учасники бойових дій (в т.ч. АТО/ООС) — до 14 днів.

Відпустки за згодою сторін (ст. 26 Закону «Про відпустки»)

Цей тип відпустки не є правом, а лише можливістю:

• Тривалість — до 15 календарних днів.
• Не потребує обґрунтованих причин, але потребує погодження.

Рекомендація для ФОП та підприємців:

• Для уникнення трудових спорів оформлюйте окремий наказ про надання такої відпустки.
• Зберігайте скановану копію заяви з підписом працівника, навіть якщо вона подається електронною поштою.

Відпустки під час воєнного стану: особливі умови та тривалість

Нові умови:

• До 90 днів без оплати — для ВПО, осіб, які виїхали за кордон, мобілізованих.
• Працівники можуть перервати відпустку за власним бажанням, надавши письмову заяву.

Експертна порада: У заяві завжди зазначайте фразу «відпустка відповідно до ст. 26 Закону України “Про відпустки”, у зв’язку з (вказати причину)» — це допомагає уникнути юридичних нюансів у випадку перевірки або спору.

Хто має право на обов’язкову відпустку за власний рахунок

Працівники з дітьми та особливими обставинами

Законодавство України забезпечує додатковий соціальний захист батьків і осіб, які мають особливі життєві обставини. Категорії осіб, яким відпустка надається обов’язково:

• Матері або батьки дітей віком до 14 років.
• Одинокі матері або батьки, які виховують дитину без другого з подружжя.
• Батьки дітей з інвалідністю.
• Опікуни, піклувальники або інші законні представники дітей.

Тривалість такої відпустки — до 14 календарних днів на рік.

Експертна порада: Якщо працівник має кількох дітей, важливо документально підтвердити цей факт — свідоцтва про народження, довідки з навчальних закладів.

Внутрішньо переміщені особи (ВПО) та особи, які виїхали за кордон

В умовах воєнного стану актуальним є статус ВПО, що дає додаткові підстави для відпустки:

Переваги для ВПО:

• Відпустка без оплати — до 90 днів (за умови документального підтвердження статусу ВПО).
• Спрощене подання заяв — електронною поштою або через месенджери.

Помилка, яку допускають підприємці: Вони відмовляють у відпустці, не приймаючи довідку ВПО як підставу. Це є порушенням закону і може спричинити штрафи.

Інші категорії працівників згідно з законодавством

Також до обов’язкового надання відпустки мають право:

• Пенсіонери за віком — до 30 днів.
• Особи з інвалідністю I–III групи — 30 днів.
• Учасники бойових дій та члени їх родин.
• Працівники, які поєднують роботу з навчанням — у разі складання сесії.

Аналітика для HR та керівництва: Приблизно 37% звернень за відпусткою за власний рахунок припадають саме на ці категорії. У великих компаніях варто вести окрему внутрішню базу пільгових груп.

Процедура оформлення заяви

Структура та зміст заяви

Заява повинна бути грамотно оформлена й містити мінімум такі реквізити:

1. Назва підприємства/ФОП.
2. Прізвище, ім’я, по батькові працівника.
3. Посада.
4. Період відпустки.
5. Підстава (обов’язкова/за згодою сторін).
6. Дата подання заяви.
7. Підпис.

Зразок формулювання: Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати з 01.07.2025 по 15.07.2025 згідно зі ст. 26 Закону України «Про відпустки» у зв’язку з сімейними обставинами.

Вимоги до оформлення: терміни, підписи, додатки

Терміни подання:

• Не пізніше ніж за 1 день до початку бажаної відпустки (винятки можливі за домовленістю).
• В умовах воєнного стану — можливе подання заднім числом, якщо працівник не мав доступу до зв’язку.

Необхідні додатки (за потреби):

• Свідоцтво про народження дитини.
• Довідка ВПО.
• Медичні документи (за потреби).
• Навчальний графік (для студентів).

Рекомендація для кадрових відділів: Заведіть типовий шаблон заяви, щоб уникнути помилок і прискорити розгляд.

Зразок заяви на відпустку без збереження заробітної плати

Директору ТОВ «Екобуд Груп»

Іванову Івану Івановичу

від менеджера відділу продажів

Петренка Олексія Сергійовича

ЗАЯВА

Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати з 20.06.2025 по 25.06.2025 включно у зв’язку з сімейними обставинами, відповідно до ст. 26 Закону України «Про відпустки».

Дата: 18.06.2025

Підпис: ____________

Роль роботодавця

Обов’язки та права роботодавця при розгляді заяви

Законодавство передбачає, що роботодавець зобов’язаний:

• Надати відпустку у випадках, передбачених ст. 25 Закону України «Про відпустки»
• Розглянути заяву протягом 1–2 робочих днів і видати відповідний наказ
• Зберігати документи (заява, наказ) протягом щонайменше 3 років

Для підприємців і ФОП: Затвердіть внутрішній локальний акт (Положення про надання відпусток), щоб уникати суб’єктивізму під час ухвалення рішень. У разі перевірки Держпраці це – документ №1, який вас врятує.

Права роботодавця:

• Відмовити в наданні відпустки лише у випадку, якщо підстава не передбачена законом.
• Просити документальне підтвердження причини відпустки.
• Встановити ліміт на кількість працівників, які одночасно можуть бути у відпустці (виняток — обов’язкові відпустки).

Випадки, коли роботодавець може відмовити у наданні відпустки

Законна відмова можлива лише у разі:

• Заява не має підтверджуючих документів.
• Відсутні підстави згідно зі ст. 25.
• Перебуває надмірна кількість працівників у відпустці, що паралізує виробництво (лише для необов’язкової відпустки).

Приклади незаконної відмови:

• «В нас форс-мажор, ми не можемо тебе відпустити» — незаконно у випадку обов’язкової відпустки.
• «У тебе вже була відпустка цього року» — не аргумент, якщо є підстави відповідно до ст. 25.

Юридичний наслідок для роботодавця: штраф до 125 190 грн за порушення трудових прав (ст. 265 КЗпП України).

Відповідальність роботодавця за порушення прав працівника

Формати відповідальності:

• Адміністративна: штрафи.
• Цивільно-правова: компенсація моральної шкоди.
• Кримінальна: у випадку систематичних порушень.

Важливе для HR і власників бізнесу

Експертна порада: завжди фіксуйте відмову письмово із посиланням на причину. Уникайте усних домовленостей — вони не мають юридичної сили.

Вплив відпустки за власний рахунок на трудові права

Вплив на стаж роботи та щорічну відпустку

Це один із найбільш делікатних моментів — не всі види відпустки за власний рахунок враховуються до загального трудового стажу.

Включаються до стажу (тільки обов’язкові):

• Для призначення щорічної основної відпустки.
• Для обчислення пенсійного стажу — якщо оплачено ЄСВ.

Не включаються:

• Всі дні відпустки за згодою сторін понад 15 днів.
• Періоди без оплати, не підтверджені відповідними документами.

Порада для працівника: перевіряйте, як вас веде бухгалтерія. Уточнюйте щороку інформацію про ваш стаж через сервіс Пенсійного фонду e-services.pfu.gov.ua.

Вплив на соціальні гарантії та виплати

Відпустка без збереження зарплати впливає на:

• Пенсійні відрахування — якщо ЄСВ не сплачено, стаж не рахується.
• Допомогу по тимчасовій непрацездатності (лікарняні) — якщо лікарняний відкритий під час відпустки, він не оплачується.
• Соціальні виплати матерям, багатодітним сім’ям — можуть бути переглянуті, якщо не підтверджено статус працівника.

Для ФОПів: навіть якщо працівник у відпустці без збереження, ви маєте подати звіт по ЄСВ. У рядку “кількість днів без нарахування” вкажіть фактичну кількість таких днів — інакше штраф 1020 грн за кожне порушення.

Особливості для сумісників та працівників на випробувальному терміні

• Сумісники можуть брати відпустку за власний рахунок на основному або сумісному місці роботи незалежно одне від одного.
• Працівники на випробуванні мають ті ж самі права — роботодавець не має права їм відмовити, якщо є законна підстава.

Інсайт для малого бізнесу: часто сумісників не оформлюють офіційно. Це — порушення, навіть якщо «всі задоволені». У разі перевірки — штраф до 134 200 грн за одного неоформленого працівника.

Відпустка за власний рахунок під час воєнного стану

Зміни у законодавстві на період воєнного стану

Під час дії воєнного стану в Україні — трудові права працівників регулюються також Законом № 2136-IX. Цей нормативний акт встановлює низку винятків і спрощень, зокрема щодо відпусток.

Основні законодавчі новації:

• Можна оформити відпустку без збереження зарплати до 90 днів без обов’язкового погодження в окремих випадках.
• Відпустка може бути надана заднім числом, якщо працівник знаходиться на тимчасово окупованій території чи евакуйований.
• Роботодавець не має права відмовити у відпустці, якщо працівник посилається на об’єктивні обставини, пов’язані з війною.

Експертна порада: Зберігайте всі переписки, скани документів та листування через месенджери – ці матеріали мають юридичну силу у разі спору.

Практичні поради для працівників та роботодавців

Для працівників:

• Подавайте заяву навіть через Viber/Telegram/електронну пошту.
• Чітко вказуйте фразу: «у зв’язку з введенням воєнного стану, неможливістю виконання обов’язків».
• Після повернення з відпустки – подайте паперову копію заяви.

Для роботодавців:

• Ведіть журнал обліку працівників у відпустках – це допоможе уникнути накладок.
• Зберігайте всі цифрові копії заяв – скріншоти, PDF, листи.
• Не відмовляйте у відпустці працівникам з тимчасово окупованих територій – це може розцінюватись як дискримінація.

Ризик для бізнесу: Порушення трудових прав під час воєнного стану — це не просто штраф. Це — можливість втратити репутацію та бути притягнутим до кримінальної відповідальності за статтею 172 ККУ.

Відпустка за власний рахунок та податкові аспекти

Вплив на нарахування ЄСВ та ПДФО

Навіть якщо працівник не отримує зарплату, роботодавець зобов’язаний подавати звітність до податкової.

Для бухгалтера: в Таблиці 5 звіту з ЄСВ ставимо код “8 – Відпустка без збереження заробітної плати” із зазначенням кількості днів.

Особливості звітності для бухгалтерії

Бухгалтери мають врахувати:

• Відпустка фіксується в Табелі обліку робочого часу – код «ДЗ».
• Якщо працівник у відпустці весь місяць – в Таблиці 1 звіту з ЄСВ не відображаємо суму.
• Подача форми 1ДФ: у графі «сума доходу» — 0, але працівник повинен бути зазначений.

Типова помилка: пропущене подання форми за працівника, який перебував у неоплачуваній відпустці — карається штрафом 1020 грн за кожен випадок

Приклади розрахунків та типові помилки

Приклад:
Працівник взяв відпустку з 1 по 14 липня. У цьому разі:

• ЄСВ = 0 грн.
• ПДФО = 0 грн.
• У звіті вказано: 14 днів – «відпустка без збереження».

Помилка: Не вказано відпустку в табелі → податкова вважає, що працівник не з’явився → штраф.

Часті помилки при оформленні заяви

Неправильне зазначення підстави для відпустки

Неправильно: «Прошу надати мені вихідний день без оплати»

Правильно: «Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати відповідно до ст. 26 Закону України “Про відпустки”»

Порада: не скорочуйте формулювання, не вигадуйте термінів. Використовуйте законодавчі формулювання.

Відсутність необхідних додатків або підписів

Без документів (довідки ВПО, свідоцтва про народження, тощо) заява вважається необґрунтованою.

Для HR: перевіряйте кожну заяву на наявність:

• дати;
• підпису;
• чіткої підстави;
• додатків (якщо потрібно).

Порушення термінів подання заяви

• Оптимально: подавати заяву за 1–3 дні до відпустки.
• Допустимо: в умовах воєнного стану — навіть заднім числом, із поясненням.
• Неприпустимо: просто не виходити на роботу без письмового підтвердження – це кваліфікується як прогул.

Висновок

Відпустка за власний рахунок — це не просто формальність, а повноцінний інструмент у трудових відносинах, який дозволяє гнучко реагувати на життєві обставини. В умовах воєнного стану, мобільності працівників, гібридного режиму роботи й нових викликів, ця форма відпустки набуває особливого значення. Вона дає змогу зберегти робоче місце, не порушуючи законодавства, водночас залишаючись соціально захищеним.

Для роботодавців — це тест на зрілість бізнесу, готовність дотримуватись норм, цінувати персонал і мінімізувати конфлікти. Оформлення заяви, врахування категорій працівників, правильна звітність і документування всіх процесів — усе це зменшує ризики перевірок, штрафів і погіршення репутації. Підприємець, який грамотно веде кадрову документацію, зберігає не лише бюджет, а й довіру команди.

Часті питання (FAQ)

Чи можна взяти відпустку за власний рахунок лише на 1 день?

Так, можна. Закон не встановлює мінімальної тривалості такої відпустки. Головне — узгодити це з роботодавцем і правильно оформити заяву навіть на 1 календарний день.

Чи можна поєднувати відпустку без оплати з основною щорічною?

Так. Наприклад, працівник може взяти 14 днів щорічної відпустки, а потім ще 10 днів за власний рахунок. Головне — погодити це з керівництвом і чітко розмежувати в наказі.

Чи має право роботодавець відмовити у відпустці за власний рахунок?

Лише в разі, якщо це не обов’язкова відпустка. Якщо є підстава за ст. 25 Закону «Про відпустки» — відмовити не можна. У всіх інших випадках — лише за згодою сторін.

Чи враховується така відпустка до стажу?

Лише обов’язкові дні (за ст. 25) враховуються до загального трудового стажу. Всі інші – ні, якщо не оплачувався ЄСВ. Перевірити це можна на сайті Пенсійного фонду.

Чи можна відкликати подану заяву на відпустку без збереження зарплати?

Так, але лише до моменту, поки наказ ще не підписано або не розпочалася відпустка. Після цього — відкликання можливе лише за письмовою згодою обох сторін.

Що робити, якщо працівник подав заяву, але не з’явився на роботу без підписаного наказу?

Це може кваліфікуватися як прогул. Тому працівник зобов’язаний дочекатися погодження заяви роботодавцем і відповідного наказу перед тим, як не виходити на роботу.

Чи можна піти у відпустку за власний рахунок під час лікарняного?

Ні. Під час дії лікарняного працівник офіційно вважається непрацездатним і не може бути переведений у відпустку без збереження зарплати. Спочатку має завершитись лікарняний.

Чи можна взяти відпустку без оплати заднім числом?

У воєнний час – так, але за наявності об’єктивних причин (наприклад, працівник був на окупованій території або евакуйований). Обов’язково слід пояснити це в заяві.

Чи потрібно платити ЄСВ за час відпустки без збереження зарплати?

Ні. Якщо працівник не отримує доходу, то й ЄСВ не нараховується. Але в звітах потрібно вказати період відпустки з відповідним кодом.

Чи можна оформити заяву в електронній формі?

Так. Законодавство допускає використання електронного документообігу, особливо в умовах війни. Заява, підписана електронним підписом або навіть скан/фото, має юридичну силу, якщо роботодавець її приймає.