Заява на щорічну відпустку — зразки, поради, шаблони

Мрієш про море, але боїшся, що роботодавець не підпише заяву? Або навпаки — керуєш компанією й не знаєш, як правильно оформити відпустку працівника, щоб потім не мати справ з Держпраці? У цій статті ми розберемо все: як, коли й чому потрібно писати заяву на відпустку — з прикладами, шаблонами та порадами, які зекономлять тобі час, гроші й нерви.

Що таке щорічна основна відпустка

Визначення та правова база

Щорічна основна відпустка — це гарантований законом відпочинок, що надається працівнику зі збереженням місця роботи та середньої зарплати. В Україні вона регламентується:

• Кодексом законів про працю України (КЗпП) — ст. 74–84.
• Законом України “Про відпустки” — ст. 6.

Право на відпустку мають:

• Усі працівники, які уклали трудовий договір.
• Працівники з повним і неповним робочим днем.
• Працівники, які відпрацювали мінімум 6 місяців (у деяких випадках — одразу).

Тривалість

Категорія працівника	Тривалість відпустки
Загальний випадок	24 календарні дні
Неповнолітні працівники	31 календарний день
Особи з інвалідністю	30 календарних днів
Педагогічні працівники	до 56 днів
Шкідливі/важкі умови праці	+4 додаткові дні

Для підприємців, що працюють з виробничими графіками, важливо планувати щорічні відпустки заздалегідь, щоб уникнути збоїв у роботі.

Тривалість та умови надання

Умови надання регулюються не лише законодавством, але й внутрішніми документами:

• Графік відпусток — обов’язковий внутрішній документ.
• Наказ про надання відпустки — видається після затвердження заяви.
• Заява — бажано подавати за 2 тижні до початку.

Поради для підприємців:

• Заведіть шаблон графіку відпусток (Excel/Google Sheets).
• Попросіть працівників заповнювати заяви в один і той самий день щороку — це спростить адмінпроцеси.
• Зберігайте скан-копії заяв в Google Drive або на корпоративному сервері.

Коли і кому потрібно писати заяву на відпустку

Випадки обов’язкового подання заяви

Відповідно до практики та законодавства, заява обов’язкова у таких випадках:

1. Відпустка поза графіком.
2. Розбивка відпустки на частини.
3. Відпустка з подальшим звільненням.
4. Перенесення дати відпустки.
5. Навчальна або соціальна відпустка.

Випадки, коли заява не є обов’язковою

У випадку, коли відпустка:

• Надана згідно з річним графіком.
• Не змінює структури оплати праці чи графіка роботи.
• Вказана в трудовому договорі з фіксованими термінами.

Але навіть у таких випадках кадровики радять мати заяву в архіві. Це формальний доказ згоди працівника.

Що важливо врахувати для ФОП:

• Якщо у вас немає кадровика, заяви на відпустку все одно мають бути. Навіть якщо в штаті лише два працівники.
• Штраф за порушення кадрової документації — 17 000 грн за перше порушення (ст. 265 КЗпП України).

Структура та зміст заяви на щорічну відпустку

Обов’язкові реквізити заяви

Щоб заява на щорічну відпустку вважалась дійсною і відповідала вимогам законодавства та внутрішніх положень підприємства, вона повинна містити обов’язкові реквізити.

Перелік обов’язкових елементів:

• Назва підприємства.
• Посада і ПІБ керівника (кому адресовано).
• ПІБ працівника та його посада.
• Прохання надати відпустку (із зазначенням терміну).
• Підпис працівника та дата подання.
• Примітка про частину відпустки (за потреби).

Загальний шаблон структури:

Кому: [посада керівника]

Від: [посада, ПІБ працівника]

 

ЗАЯВА

Прошу надати мені щорічну основну відпустку з [дата початку] по [дата завершення] тривалістю [кількість] календарних днів.

[Підпис]  [Дата]

Порада для підприємців:

• Використовуйте корпоративні шаблони заяв, особливо якщо в компанії більше 5 працівників.
• Додавайте у шаблон інформацію про контакти на період відпустки — це спростить логістику у відсутність працівника.

Рекомендовані формулювання

Найчастіше кадровики зустрічають «креативні» або надто формальні формулювання, що можуть ускладнити погодження відпустки.

Рекомендовані формулювання:

• «Прошу надати мені щорічну основну відпустку згідно із затвердженим графіком…»
• «Прошу надати мені частину щорічної відпустки тривалістю…»
• «Прошу перенести дату моєї відпустки на…»

Що краще уникати:

• «Йду у відпустку з 1 липня» — відсутнє прохання, це розпорядження.
• «Надайте мені 3 тижні відпустки, бо я втомився» — надто неформально.
• «Прошу дати мені відпустку, бо в мене дача» — зайві пояснення.

Зразок заяви на щорічну відпустку

Стандартний зразок заяви

Ось типовий приклад заяви, яку можна використовувати для друку чи електронного подання:

Директору ТОВ “ТехБудСервіс”

Іваненку В.І.

від менеджера відділу продажів

Петраша Олександра Віталійовича

 

ЗАЯВА

Прошу надати мені щорічну основну відпустку з 15 липня 2025 року по 28 липня 2025 року тривалістю 14 календарних днів згідно із затвердженим графіком.

01.06.2025        [Підпис]

Для підприємств з електронним документообігом: Заява може подаватися через внутрішню CRM/HRM-систему або електронною поштою з електронним підписом (КЕП).

Зразок заяви для частини відпустки

Часто працівники хочуть використати не всю щорічну відпустку одразу. Закон дозволяє ділити її, якщо частина становить не менше 14 днів.

Приклад:

Директору ТОВ «Будівельник»

Семененку О.П.

від бухгалтера

Іванової Тетяни Володимирівни

 

ЗАЯВА

Прошу надати мені частину щорічної основної відпустки тривалістю 10 календарних днів з 01 серпня 2025 року по 10 серпня 2025 року. Іншу частину прошу надати в інший зручний час за погодженням.

01.06.2025        [Підпис]

Особливості оформлення заяви

Рукописна чи друкована форма

У сучасних українських компаніях допустимі обидві форми — але є нюанси

Тип форми	Переваги	Недоліки
Рукописна	Не потребує техніки	Труднощі зі зберігання, нечитабельність
Друкована (Word)	Легка обробка, архівація	Потрібен доступ до ПК
Електронна (CRM)	Автоматизація, легке погодження	Потрібна ІТ-інфраструктура

Рекомендація для підприємців:

• Якщо ви ФОП з 1–3 працівниками, допускається ручна форма.
• Якщо маєте понад 5–10 працівників — краще автоматизувати цей процес.
• Розгляньте впровадження безкоштовних сервісів типу Google Forms або Notion для внутрішнього документообігу.

Мова та стиль написання

Заява повинна бути написана державною мовою — українською.

Стиль:

• Діловий, нейтральний.
• Без емоційних забарвлень.
• Лаконічно, ітко та грамотно.

Приклад помилки:

Ні: «Я дуже хочу піти у відпустку, бо давно не відпочивав. Прошу поставити мене на чергу.»

Так: «Прошу надати мені частину щорічної відпустки згідно з графіком.»

Термін подання заяви

Рекомендовані строки подання

Відповідно до статті 79 КЗпП України, щорічна відпустка має надаватися згідно з графіком, який затверджується на підприємстві щороку до 5 січня.

Однак часто виникають ситуації, коли працівник:

• Хоче змінити дати відпустки.
• Просить надати відпустку поза графіком.
• Ділить відпустку на частини.

У таких випадках подання окремої заяви є обов’язковим.

Оптимальні терміни подання

Тип відпустки	Мінімальний термін подання заяви
За графіком	не обов’язково, але бажано за 10–14 днів
Поза графіком	не пізніше, ніж за 14 днів
Частина щорічної відпустки	за 2 тижні
Навчальна/соціальна/декретна	за 30 днів до початку
Відпустка з подальшим звільненням	не менше 2 тижнів до останнього дня

Для ФОП і малих компаній: встановіть внутрішнє правило – подавати заяви не пізніше, ніж за 10 днів. Це дає можливість підготувати заміну, скоригувати графік або оперативно внести зміни в облік.

Наслідки несвоєчасного подання

Несвоєчасне або неформальне подання заяви може призвести до таких наслідків:

• Відмова в наданні відпустки — без обґрунтування, якщо працівник не дотримався строку.
• Порушення графіка роботи — ускладнення для відділів виробництва/логістики.
• Адміністративні ризики — якщо відпустка оформлена без наказу на підставі заяви, це вважається порушенням обліку робочого часу.

Типові помилки працівників:

• Подання заяви в день запланованої відпустки.
• Передача заяви усно або через Viber/Telegram, без письмового підтвердження.
• Відпустка «самовільно» — що прирівнюється до прогулу (ст. 40 КЗпП).

Відпустка за графіком та поза графіком

Відпустка за затвердженим графіком

Графік відпусток — це внутрішній документ підприємства, обов’язковий для всіх працівників. Його форму встановлює кадровик або відповідальна особа, і затверджується керівником.

Зміст графіка:

• ПІБ працівника.
• Посада.
• Тип відпустки.
• Дати початку/завершення.
• Примітки.

Переваги дотримання графіка:

• Спрощує планування персоналу.
• Дає змогу уникнути збігів відпусток ключових працівників.
• Полегшує бухгалтерський облік (нарахування відпускних за 3 дні до відпустки).

Приклад структури графіка

№	ПІБ працівника	Посада	Термін відпустки	Тип відпустки
1	Іваненко Олександр	менеджер	01.07.2025 – 14.07.2025	щорічна
2	Бондар Олена	бухгалтер	15.07.2025 – 28.07.2025	щорічна

Порада для підприємців: Графік рекомендується зберігати в електронному форматі з доступом для керівників відділів, що полегшує планування.

Відпустка поза графіком: порядок оформлення

Працівник має право звернутися із заявою про відпустку поза графіком у виняткових випадках:

• Сімейні обставини.
• Стан здоров’я.
• Форс-мажор (військовий облік, переселення тощо).
• Виробнича необхідність.

Процедура оформлення:

1. Працівник пише заяву із поясненням причин.
2. Керівник погоджує або відмовляє (із поясненням).
3. Кадровик готує новий наказ.
4. Вноситься зміна до графіка (з відповідною позначкою).

Відпустка, надана поза графіком без підтвердження причини, — ризик для роботодавця, особливо під час перевірок.

Відпустка з подальшим звільненням

Правові аспекти

Згідно з ст. 38 КЗпП України, працівник має право скористатися невикористаною відпусткою перед звільненням. Це дозволяє:

• Вийти у відпустку перед останнім робочим днем.
• Отримати відпускні та розрахунок одночасно.

Алгоритм дій:

1. Подання заяви: «Прошу надати мені відпустку з подальшим звільненням за власним бажанням».
2. Підготовка наказу на відпустку.
3. Видання наказу на звільнення (датою останнього дня відпустки).
4. Виплата всіх належних сум не пізніше останнього дня відпустки.

Зразок заяви на відпустку з подальшим звільненням

Директору ТОВ «АгроТрейд»

Мельнику С.С.

від аналітика

Шевченко Андрія Івановича

 

ЗАЯВА

Прошу надати мені щорічну основну відпустку з 01 липня 2025 року по 14 липня 2025 року з подальшим звільненням за власним бажанням згідно з ст. 38 КЗпП України.

01.06.2025        [Підпис]

Важливо: Після виходу у відпустку з подальшим звільненням працівник не має права відкликати заяву без згоди роботодавця.

Відпустка без збереження заробітної плати

Підстави для надання

Відповідно до ст. 26 Закону України «Про відпустки», працівник може взяти відпустку без збереження заробітної плати (так звану “за власний рахунок”) за власним бажанням або з об’єктивних причин.

Основні підстави:

• Особисті обставини.
• Сімейні обставини.
• Смерть родича.
• Весілля, народження дитини.
• Навчання, догляд за хворим членом родини.

Максимальна тривалість

Категорія працівника	Максимальний термін (календарні дні)
Загальна категорія працівників	15 днів
Учасники АТО/ООС, інваліди	до 30 днів
Батьки дітей з інвалідністю	до 30 днів
Чорнобильці 1–2 категорії	до 14 днів
Пенсіонери, особи передпенсійного віку	30+ днів

Для підприємців: якщо працівник йде у відпустку за свій рахунок — оформіть це наказом на підставі письмової заяви. Це допоможе уникнути штрафів при перевірках, оскільки самовільна відсутність = прогул.

Зразок заяви

Директору ТОВ «ЕнергоСтар»

Коваленку І.С.

від водія

Дмитрука Віктора Анатолійовича

 

ЗАЯВА

Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати за сімейними обставинами тривалістю 5 календарних днів з 10 червня 2025 року по 14 червня 2025 року.

01.06.2025        [Підпис]

Що враховувати:

• У заяві завжди вказується причина.
• Роботодавець має право відмовити, якщо це не передбачено законодавством (крім обов’язкових категорій).

Відпустка у зв’язку з навчанням

Хто має право на навчальну відпустку

Згідно зі статтею 13 Закону «Про відпустки», навчальна відпустка — це додаткова оплачувана або неоплачувана відпустка, що надається працівникам, які поєднують роботу з навчанням у закладах освіти.

Мають право:

• Студенти ВНЗ (денна та заочна форма).
• Учні технікумів, ПТУ, коледжів.
• Школярі, які працюють та навчаються в старших класах.

Умови:

• Обов’язково подати довідку-виклик з навчального закладу.
• Роботодавець зобов’язаний надати відпустку у вказані терміни.

Тривалість

Рівень навчання	Тривалість (оплачувана)
ЗНО (працівник-школяр)	до 10 днів
І курс ВНЗ	до 14 днів
Сесія (2–3 курс)	до 20 днів
Дипломна робота	до 30 днів

Зразок заяви на навчальну відпустку

Директору ТОВ «ГлобалМаркет»

Нікітюку І.О.

від менеджера

Романенка Юрія Миколайовича

 

ЗАЯВА

Прошу надати мені навчальну відпустку з 15 червня по 30 червня 2025 року тривалістю 16 календарних днів для проходження екзаменаційної сесії в Національному університеті «Львівська політехніка» (довідка-виклик додається).

01.06.2025        [Підпис]

Для підприємців: навчальна відпустка — оплачувана і не включається у загальний ліміт щорічних. Її не можна замінити компенсацією.

Відпустка для догляду за дитиною

Умови надання

Згідно зі статтею 179 КЗпП України, працівниця (або працівник) має право на відпустку по догляду за дитиною до 3 років, а також додаткову — до 6 років за медичними показниками.

Ключові умови:

• Надання відпустки — на підставі медичного свідоцтва або свідоцтва про народження дитини.
• Відпустка оформлюється наказом на основі заяви.
• Відпустку може взяти батько, бабуся, дідусь — на вибір родини.

Виплати:

• Допомога на дитину — через органи соцзахисту.
• Роботодавець виплату не проводить, але зберігає місце роботи та посаду.

Роботодавець не має права звільнити працівницю, яка перебуває у цій відпустці (ст. 184 КЗпП України).

Зразок заяви

Директору ТОВ «РегіонБуд»

Сергієнку М.О.

від адміністратора

Литвин Марії Ігорівни

 

ЗАЯВА

Прошу надати мені відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, починаючи з 1 липня 2025 року, у зв’язку з народженням дитини 15 червня 2025 року.

01.07.2025        [Підпис]

Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами

Тривалість та порядок надання

Відповідно до статті 179 КЗпП України та Закону України «Про відпустки», кожна працююча жінка має право на оплачувану відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами.

Тривалість відпустки

Категорія	Тривалість (календарні дні)
До пологів	70
Після пологів	56
У разі ускладнених пологів або народження двійні	70
Загальна тривалість	126–140

Документи, що подаються:

• Лікарняний листок (форма №147/о).
• Заява на відпустку.

Зразок заяви

Директору ТОВ «МедіаПлюс»

Григор’єву А.В.

від дизайнерки

Савчук Ірини Олександрівни

 

ЗАЯВА

Прошу надати мені відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами на підставі листка непрацездатності з 10 липня 2025 року тривалістю 126 календарних днів.

01.07.2025        [Підпис]

Виплата відбувається одноразово за весь період через Фонд соціального страхування. Роботодавець лише адмініструє документи.

Поради щодо оформлення заяви

Типові помилки при написанні заяви

Навіть за сучасного рівня діловодства, українські працівники часто припускаються класичних помилок при оформленні заяв на відпустку.

5 найпоширеніших помилок:

1. Відсутність дати подання заяви — унеможливлює правильний розрахунок відпускних.
2. Використання неофіційної мови або емоційного тону — знижує юридичну силу документа.
3. Відсутність посади або ПІБ у «від кого»/«кому» — не дає змоги ідентифікувати сторони.
4. Заява написана від руки нерозбірливо — ризик неправильного розуміння дати або ПІБ.
5. Заява подається пізно або заднім числом — це порушення обліку робочого часу.

Рекомендації для уникнення помилок

Для кадровиків і керівників середньої ланки важливо мати чіткий контроль над заявами. Актуальні поради:

• Впровадьте єдиний шаблон заяви, доступний для всіх працівників (у друкованій і електронній формах).
• Забороніть прийом заяв у месенджерах (Telegram, Viber) — використовуйте корпоративну пошту.
• Проводьте інструктаж при прийомі на роботу: як писати заяву, коли, до кого подавати.
• Установіть журнал реєстрації заяв (електронний або паперовий) з підписами.
• Використовуйте сервіси збереження заяв — Google Drive, Dropbox, Notion, для зручного доступу і архівації.

Для підприємців: Чіткий облік заяв = менше штрафів і конфліктів. Один шаблон + електронна копія = ваша страховка при перевірці Держпраці.

Висновок

Оформлення заяви на щорічну або будь-яку іншу відпустку — це простий, але надзвичайно важливий елемент кадрового процесу, який забезпечує дотримання прав працівника та юридичний захист роботодавця. Незалежно від розміру компанії, системність у веденні документації дозволяє уникнути адміністративних штрафів, непорозумінь у колективі та забезпечує чітке планування кадрових ресурсів. Особливо це актуально в умовах українського ринку, де кожна помилка у документах може обійтися підприємцю у тисячі гривень під час перевірки.

У сучасних реаліях не варто нехтувати впровадженням внутрішніх стандартів документообігу: шаблонів, регламентів та електронних систем подання заяв. Автоматизація та дисципліна в кадровій політиці — це не лише показник професіоналізму, а й важливий крок до масштабування бізнесу без ризиків. Тому варто розглядати кожну заяву не як формальність, а як цеглинку у фундаменті стабільного та відповідального підприємства.

Часті питання (FAQ)

Чи потрібно писати заяву, якщо відпустка запланована у графіку?
Не обов’язково, але бажано. Навіть при відпустці за графіком рекомендовано мати письмову заяву для підтвердження згоди працівника на обрані дати.

Чи можна подати заяву на відпустку в електронному вигляді?
Так, це абсолютно допустимо. Заяву можна подати електронною поштою або через корпоративні HR-системи. У разі використання КЕП (кваліфікованого електронного підпису) вона має таку ж юридичну силу, як і паперова.

Який мінімальний термін відпустки за законодавством України?
Мінімальна тривалість частини щорічної відпустки — 14 календарних днів. Іншу частину можна використати пізніше, але не менше цієї норми.

Чи обов’язково вказувати причину в заяві на відпустку?
Для щорічної відпустки — ні. Але для відпусток за свій рахунок, соціальних, навчальних тощо — причина має бути обов’язково зазначена.

Чи можна перенести вже погоджену відпустку?
Так, за згодою сторін. Необхідно подати нову заяву з проханням про перенесення та обґрунтуванням причин, після чого видається новий наказ.

Що буде, якщо не подати заяву, але піти у відпустку?
Це може вважатися самовільним залишенням робочого місця — тобто прогулом. Роботодавець має право притягнути працівника до дисциплінарної відповідальності або звільнити згідно з КЗпП.

Скільки разів на рік можна брати щорічну відпустку?
Відпустку можна розбивати на частини, але одна з них повинна бути не менш ніж 14 календарних днів. Кількість частин законодавчо не обмежена, якщо це узгоджено з роботодавцем.

Хто підписує та погоджує заяву на відпустку?
Зазвичай — безпосередній керівник працівника, далі — кадровик або особа, відповідальна за діловодство, і остаточне затвердження — директор або особа, яка має право підпису.

Чи може працівник відкликати подану заяву на відпустку?
Так, якщо ще не видано наказу про відпустку. Після видання наказу — лише за згодою роботодавця.

Як діяти підприємцю, якщо працівник просить відпустку, але немає заміни?
У такому випадку можна запропонувати перенесення відпустки, але відмовити без поважної причини — незаконно. Слід вести діалог і шукати компроміс, дотримуючись графіка або запропонувати відпустку у частині, яка менше вплине на бізнес-процеси.