Як правильно оформити довідку про доходи: зразки бланків, нюанси, поради

Щойно вирішили оформити кредит, візу чи субсидію — і раптом усі вимагають довідку про доходи. Начебто дрібниця, але саме вона часто стає каменем спотикання. Як уникнути бюрократичного лабіринту, не втратити час і правильно підготувати цей документ? У цій статті зібрано все, що потрібно знати — і навіть більше.

Що таке довідка про доходи і для чого вона потрібна

Визначення та призначення

Довідка про доходи — це офіційний документ, який підтверджує розмір отриманого доходу фізичної особи або ФОПа за певний період. В Україні її видають найчастіше:

• роботодавці — для працівників, які працюють за трудовим договором;
• податкова служба — для фізичних осіб-підприємців;
• органи соцзахисту — при розрахунку субсидій або пільг.

Ця довідка може знадобитись у таких ситуаціях:

• оформлення банківського кредиту;
• подання документів на візу;
• оформлення субсидій, соціальних виплат;
• подача заяви на податкову знижку;
• підтвердження доходу при подачі до дитсадка або школи;
• оформлення опіки чи аліментів;
• відкриття візи або ПМЖ за кордоном.

У минулому році в Україні зросла кількість випадків, коли довідка потрібна онлайн — наприклад, через портал Дія або Електронний кабінет платника.

Основні випадки використання

1. Для отримання банківських продуктів:
   • споживчі та іпотечні кредити;
   • кредитні картки;
   • розстрочки.
2. Соціальна допомога:
   • субсидії;
   • пільги;
   • матеріальна допомога.
3. Еміграція або подорожі за кордон:
   • довідка про доходи — обов’язковий документ для відкриття візи до США, Канади, Великої Британії.
4. Робота або навчання за кордоном:
   • підтвердження фінансової стабільності родини.
5. Юридичні справи:
   • судові процеси, пов’язані з аліментами чи розділом майна.

Законодавчі підстави та обов’язковість надання довідки

Обов’язки роботодавця згідно КЗпП

Згідно з статтею 139 КЗпП України, роботодавець зобов’язаний:

• видати довідку про доходи за запитом працівника не пізніше ніж за 5 робочих днів;
• надати точні дані згідно з бухгалтерським обліком;
• не брати плату за оформлення довідки.

Працівник має право вимагати довідку навіть після звільнення протягом 3 років — якщо це потрібно для суду або оформлення документів.

Відповідальність за відмову у видачі

У випадку відмови надати довідку або затримки у її видачі

Порада експерта:

• Підприємцям, які мають найманих працівників, доцільно налаштувати шаблон автоматичного формування довідок у програмному забезпеченні бухгалтерії (наприклад, M.E.Doc).
• Для захисту від юридичних ризиків рекомендується вести журнал видачі довідок з підписом отримувача.

Форми довідок: довільна чи затверджена?

Коли застосовується довільна форма

У більшості випадків використовується довільна форма довідки про доходи, яка повинна містити стандартний набір реквізитів:

• повне ПІБ працівника;
• назва підприємства;
• період, за який подаються дані;
• щомісячний дохід (із розбивкою на оклад, премії, надбавки);
• підпис керівника і бухгалтера;
• печатка підприємства (за наявності).

Переваги довільної форми:

• універсальність — приймається майже в усіх установах;
• гнучкість у форматуванні;
• оперативність підготовки.

Зразок довільної форми:

ТОВ “УСПІХ-ПЛЮС”

Код ЄДРПОУ: 12345678

м. Київ, вул. Перемоги, 10

ДОВІДКА

Видана працівнику Іванову Івану Івановичу, що працює в ТОВ “УСПІХ-ПЛЮС” на посаді менеджера з продажу з 01.03.2020 року. Середньомісячний дохід за останні 6 місяців становить 22 400 грн. Довідка видана для подання до банківської установи.

Керівник: _____________ /П.І.Б./

Головний бухгалтер: _____________ /П.І.Б./

Дата: 31.05.2025

Печатка

Затверджені форми для окремих випадків

Деякі державні органи вимагають строго затверджені форми довідок, наприклад:

• Форма №3-ПН — при зверненні до центру зайнятості.
• Форма №1266 — для страхових компаній.
• Довідка для податкової з метою розрахунку ПДФО або податкової знижки — має стандартну структуру.

ФОП можуть згенерувати довідку самостійно через Електронний кабінет платника → «Запити → Довідка про доходи». Для цього потрібен КЕП (ключ електронного підпису).

Зміст довідки: обов’язкові реквізити та структура

Обов’язкові реквізити

Щоб довідка про доходи була прийнята державними органами, банками або іншими установами, вона має включати наступні ключові реквізити:

1. Повна назва підприємства/ФОП (із зазначенням організаційно-правової форми).
2. Код ЄДРПОУ/ІПН.
3. Юридична адреса підприємства.
4. Контактні дані (телефон, email, при потребі — факс).
5. ПІБ працівника або підприємця.
6. Посада (якщо мова про найману особу).
7. Період, за який подаються доходи (наприклад, 6 місяців).
8. Деталізований дохід за кожен місяць:
   • оклад;
   • премії;
   • надбавки;
   • інші виплати.
9. Загальна сума доходу за вказаний період.
10. Підпис керівника та головного бухгалтера (якщо такий є).
11. Дата видачі довідки.
12. Печатка (обов’язково для юридичних осіб).

Для подачі до державних органів (наприклад, ПФУ чи податкової) відсутність хоча б одного реквізиту може стати підставою для відмови у прийнятті документу.

Структура та форматування

Зразкова структура довідки

Форматування має бути:

• шрифт не менше 12 кеглю;
• дотримання абзаців;
• вирівнювання по ширині;
• відсутність виправлень, помилок і ручних підписів (якщо документ в електронному вигляді).

Як отримати довідку про доходи: покрокова інструкція

Для найманих працівників

Наймані працівники можуть отримати довідку, звернувшись до кадрового або бухгалтерського відділу. Алгоритм дій:

1. Звернення до бухгалтера:
   • письмова або усна заява;
   • вказати період та мету використання (банк, соцзахист тощо).
2. Підготовка довідки:
   • бухгалтер формує документ;
   • керівник підписує;
   • при потребі ставиться печатка.
3. Отримання документа:
   • в паперовій або електронній формі (з КЕП).

Строк видачі: до 5 робочих днів.

Для ФОП та самозайнятих осіб

ФОП формує довідку самостійно або через бухгалтера. Основні джерела:

• Електронний кабінет платника;
• Податкова декларація як підтвердження доходу;
• Книга обліку доходів/витрат (для 1–3 групи).

Покроково:

1. Увійдіть у Електронний кабінет платника.
2. Перейдіть у розділ «Запити» → «Довідка про доходи».
3. Оберіть період → підтвердіть запит → підпишіть КЕП.
4. Через 1–3 дні з’явиться документ у PDF-форматі.

ФОПам доцільно вести таблицю доходів у Google Sheets, щоб оперативно мати під рукою інформацію для подання в банк чи консульство.

Через Електронний кабінет платника

Цей варіант зручний для ФОП і працівників, які подають декларацію. Плюси:

• не треба звертатися в податкову;
• можливість зберегти PDF або одразу надіслати на email;
• використовується для віз, банків, податкової.

Через портал Дія (експериментальний режим)

Наразі можливість автоматичного отримання довідки про доходи в Дії працює лише частково:

• доступно для ФОП 1–3 групи;
• інтегрується з податковою;
• працює у розділі «Довідки → Довідка про доходи»;
• потрібен КЕП або BankID.

Очікується повна інтеграція до кінця цього року.

Довідка про доходи для банку: особливості оформлення

Вимоги банків до довідки

Банки України мають суворі вимоги до форми та змісту довідки про доходи, адже вона використовується як підтвердження платоспроможності позичальника. Більшість українських банків (ПриватБанк, Ощадбанк, monobank, ПУМБ) вимагають:

• довідку за останні 6 місяців (іноді — за 12);
• обов’язкову щомісячну розбивку доходу;
• офіційне оформлення з усіма реквізитами підприємства;
• печатку підприємства (або КЕП при електронній формі);
• підпис керівника і бухгалтера.

Додатково можуть вимагати:

• копію трудового договору або наказу про прийом;
• довідку з податкової для ФОП;
• підтвердження податкових платежів;
• виписку з банку про надходження доходу.

Monobank та ПриватБанк часто використовують автоматичну перевірку довідки через API — будь-які помилки або нестандартний формат можуть спричинити відмову у кредиті.

Вимоги ТОП-банків

Часті помилки при оформленні

1. Неправильний формат дати або періоду — наприклад, “01.05.2024 – 01.10.2024” замість “01.05.2024 – 31.10.2024”.
2. Відсутність розбивки по місяцях.
3. Неправильне округлення сум — банки вимагають точні суми без “приблизно”.
4. Використання довідки “на всі випадки життя” — без конкретного призначення (банк хоче бачити: “для отримання кредиту”).
5. Відсутність підпису бухгалтера (навіть якщо ФОП — бажано підписати самому).

Довідка для оформлення субсидії та соціальної допомоги

Коли потрібна довідка

Для отримання субсидій та різного роду державної соціальної допомоги (допомога малозабезпеченим, одиноким матерям, інвалідам) довідка про доходи — один із ключових документів.

Субсидія нараховується відповідно до середньомісячного сукупного доходу сім’ї за попередні 6 місяців.

Хто має подавати довідку:

• офіційно працюючі особи;
• особи, які не мають доходу (повинні надати нульову довідку з податкової);
• ФОПи (мають надати довідку про дохід з ЕКП або податкову декларацію).

У 2025 році Мінсоцполітики рекомендує використовувати електронний формат подачі документів через портал https://subsidii.ioc.gov.ua.

Особливості оформлення

Для субсидій довідка повинна:

• містити розбивку доходів по місяцях;
• бути вказана валюта — гривня (UAH);
• бути затвердженою печаткою та підписами;
• не містити сторонніх записів, правок або скорочень;
• чітко зазначати призначення — “для управління соціального захисту”.

Зразок призначення:

Довідка видана для подання до управління соціального захисту населення м. Львова з метою оформлення субсидії.

Порада: Підприємцям вигідно подати декларацію із мінімальним доходом (розмір ЄСВ = 1560 грн/місі), що дозволяє претендувати на допомогу.

Довідка для податкової знижки: що потрібно врахувати

Необхідні дані

Податкова знижка — це механізм повернення частини сплаченого ПДФО. Довідка про доходи необхідна для підтвердження сплати цього податку.

У довідці мають бути:

• Сума оподаткованого доходу за рік.
• Розмір утриманого ПДФО.
• Назва підприємства, ЄДРПОУ.
• ПІБ працівника.
• Період — цілий рік (наприклад, 2024).
• Підписи та печатка.

Податкова не приймає довідки, видані “на банківський шаблон” — лише з повною податковою інформацією.

Вимоги до оформлення

Обов’язкові елементи:

• формулювання: “суми нарахованого та виплаченого доходу, а також утриманого ПДФО”;
• формат Excel або PDF, якщо подається онлайн;
• підпис керівника, бухгалтера, печатка.

Подається разом із:

1. Заявою на повернення ПДФО.
2. Копіями платіжок або квитанцій.
3. Податковою декларацією.

Рекомендація: Попросіть бухгалтера одразу включити всю суму утриманого ПДФО окремим рядком, щоб уникнути запитів від податкової.

Довідка для призначення або перерахунку пенсії

Для періодів до 2000 року

Пенсійний фонд України часто вимагає довідку про доходи до 01.07.2000 року, оскільки дані за цей період не зберігаються в електронному реєстрі. Ця довідка є ключовим документом при:

• первинному призначенні пенсії;
• перерахунку пенсійного розміру за трудовий стаж;
• переході на спеціальні умови пенсійного забезпечення (держслужбовці, педагоги, лікарі).

Що має бути у довідці:

• назва підприємства (фактична на той момент);
• код ЄДРПОУ (якщо відомий);
• посада працівника;
• чітко зазначений період роботи;
• середньомісячний заробіток у кожному місяці;
• відмітка “Оригінал згідно з архівними даними”;
• підпис відповідального архіву або бухгалтера.

Форма видачі:

• тільки на папері з мокрою печаткою;
• часто зберігається в архівах підприємства або в міському архіві.

Якщо підприємство ліквідоване — звернення до міського архіву обов’язкове. Запит подається письмово з копією паспорта і трудової книжки.

Для держслужбовців

Для державних службовців, військових та інших пільгових категорій існують окремі форми довідок, які регламентовані Наказом Мінсоцполітики № 14 від 2016 року.

Особливості:

• враховується тільки спеціальний стаж;
• довідка включає надбавки, ранг, вислугу років;
• необхідна розбивка за всіма складовими заробітку.

Зразок подібної довідки можна отримати в кадровому відділі держустанови. Підписують її не тільки бухгалтер і керівник, але й головний кадровик установи.

Довідка для візи: як підтвердити фінансову спроможність

Вимоги консульств

Під час оформлення туристичної, робочої або студентської візи довідка про доходи є одним із головних доказів фінансової стабільності заявника. Найбільш популярні країни для віз — Польща, Чехія, Німеччина, Канада, США — мають схожі вимоги:

• документ повинен бути не старше 30 днів;
• на офіційному бланку підприємства;
• зазначена посада та стаж роботи;
• повна щомісячна заробітна плата за останні 6 місяців;
• валюта вказується як UAH, з перерахунком у EUR/USD — необов’язково, але вітається;
• чітке призначення: “для подання в посольство …”.

Відсутність печатки може стати підставою для відмови у видачі візи, навіть якщо всі інші дані правильні.

Рекомендації щодо оформлення

Поради для підвищення шансів на позитивне рішення:

1. Заздалегідь узгодьте формат довідки з візовим центром тієї країни, куди подаєте документи.
2. Якщо працюєте неофіційно — оформіть спонсорський лист від родича, а довідку про доходи надасть він.
3. ФОПам рекомендується:
   • подати виписку з банку за 6 місяців;
   • довідку з податкової про доходи;
   • свідоцтво про реєстрацію підприємця.

Зразок призначення довідки:

Довідка видана для подання до Консульства Республіки Польща у м. Львів з метою відкриття туристичної візи типу C.

Додаткові документи до довідки:

• копія трудової книжки (або витяг з електронного кабінету);
• договір оренди або власності на житло (для підтвердження адреси);
• податкові декларації для ФОП.

Довідка для страхових виплат: форма №1266

Коли потрібна

Форма №1266 — це уніфікована довідка, яку роботодавець надає до Фонду соціального страхування при оформленні:

• лікарняного листа (тимчасова непрацездатність);
• виплати у зв’язку з вагітністю та пологами;
• травми на виробництві.

Потрібна вона для:

• обчислення середньоденного заробітку;
• визначення розміру допомоги з Фонду;
• подання до медзакладу або бухгалтерії.

Працівник не подає довідку сам — її формує бухгалтер підприємства згідно з розрахунковими документами.

Особливості заповнення

Основні пункти форми №1266:

• ПІБ працівника;
• період страхового стажу;
• кількість відпрацьованих днів;
• сума нарахованої заробітної плати за останні 12 місяців;
• середньоденний заробіток;
• розрахунок допомоги (у відсотках до зарплати).

Форма подається:

• в електронному вигляді через систему e-Health;
• або у паперовому вигляді, якщо заклад не інтегрований у систему.

Порада: обов’язково зберігати копії всіх наданих довідок, адже вони можуть знадобитись під час судових спорів чи перевірок ФСС.

Терміни видачі довідки: що говорить закон

Законодавчі норми

Видача довідки про доходи регулюється Кодексом законів про працю України, а також окремими підзаконними актами, зокрема:

• Стаття 139 КЗпП: зобов’язує роботодавця забезпечити працівникові можливість реалізації права на отримання довідок, пов’язаних з роботою.
• Постанова КМУ №995 від 17.07.2013: визначає строки видачі документів працівникам при звільненні та на вимогу.
• Наказ Мінсоцполітики № 49 від 2016 року: встановлює терміни видачі довідок для соцзахисту.

Згідно чинного законодавства:

• довідка має бути видана не пізніше ніж за 5 робочих днів з моменту звернення;
• у випадку термінової необхідності — до 3 днів (на підставі письмового прохання працівника).

Якщо порушено строки — працівник має право подати скаргу до Держпраці або суду.

Рекомендовані строки

Типові строки видачі довідки за категоріями

Рекомендація для ФОП:

• створити шаблон довідки у Google Docs чи Word;
• у разі повторного запиту — оновлювати лише період.

Відповідальність за достовірність даних у довідці

Хто несе відповідальність

Основна відповідальність за достовірність довідки покладається на підприємство або особу, яка її видала. За законодавством України:

• Кримінальна відповідальність передбачена за фальсифікацію документів (ст. 358 та 366 ККУ).
• Адміністративна відповідальність застосовується за порушення ведення бухгалтерського обліку (ст. 164–2 КУпАП).

Суб’єкти відповідальності:

• керівник підприємства;
• головний бухгалтер;
• ФОП (якщо видає довідку сам собі або іншому).

Якщо довідку визнано недійсною або фальшивою — наслідки можуть бути серйозними: відмови в кредиті, анулювання візи, судове провадження.

Наслідки надання недостовірної інформації

1. Для підприємства:
   • штраф до 34 000 грн (за ст. 163-1 КУпАП);
   • перевірка всієї бухгалтерської документації;
   • блокування співпраці з банками або держструктурами.
2. Для працівника:
   • втрата права на кредит/субсидію/візу;
   • внесення до “чорного списку” банків або консульств;
   • можливе звільнення з роботи.
3. Для ФОП:
   • анулювання ліцензії (у випадку ліцензованих видів діяльності);
   • нарахування податкових штрафів;
   • судовий позов від контрагентів.

Рекомендація: використовувати електронний документообіг із КЕП, який забезпечує юридичну силу довідки та зменшує ризики підробок.

Поширені помилки при оформленні довідки

Типові помилки

Більшість відмов у прийнятті довідки трапляється через недбалість або невідповідність формальним вимогам.

Найпоширеніші помилки:

• відсутність дати видачі;
• некоректно вказані ПІБ працівника (без по-батькові);
• неправильний період доходів (замість 6 місяців — 5);
• орфографічні та технічні помилки;
• вказано неточну назву підприємства або застарілий ЄДРПОУ;
• не вказано мету видачі довідки;
• невірно вказані суми доходу або ПДФО;
• печатка не відповідає назві підприємства.

Банки та держоргани мають право відмовити в обробці такої довідки без пояснень.

Як їх уникнути

1. Створіть шаблон, який затверджено внутрішнім наказом підприємства.
2. Використовуйте електронну перевірку: банківські CRM часто мають функції валідації довідки.
3. Роздруковуйте з 2-ма підписами — бухгалтера та керівника.
4. Проводьте регулярне навчання бухгалтера або кадровика, що оформлює довідки.
5. ФОПам рекомендовано використовувати стандартну форму, затверджену податковою або банком.

Порада: Перш ніж надсилати довідку до банку чи держоргану, використайте чек-лист перевірки (можна розробити власний PDF із пунктами для контролю).

Висновок

Довідка про доходи — це не просто формальний документ, а важливий інструмент, що підтверджує фінансову спроможність, юридичну відповідальність та соціальний статус особи. Її правильне оформлення впливає на схвалення кредиту, призначення субсидії, перерахунок пенсії або відкриття візи. Як для найманих працівників, так і для ФОП, довідка повинна бути оформлена згідно з законодавством, містити всі обов’язкові реквізити, бути достовірною та актуальною. Для підприємців важливо не лише формувати документ відповідно до вимог, а й мати можливість оперативно надати його у разі потреби через цифрові сервіси.

Бухгалтерам, роботодавцям і самим працівникам варто ставитися до оформлення довідки з повною відповідальністю, адже навіть дрібна помилка чи формальність можуть мати великі наслідки. Використання електронного документообігу, шаблонів, автоматизація процесів — усе це спрощує роботу та мінімізує ризики. В умовах цифрової трансформації України довідка про доходи все більше інтегрується з електронними платформами (Дія, ЕКП), тому важливо вчасно адаптуватися до нових інструментів, щоб завжди мати якісний та легітимний документ під рукою.

Часті питання (FAQ)

Чи можна отримати довідку про доходи онлайн?
Так, якщо ви ФОП або подаєте декларацію, довідку можна згенерувати через Електронний кабінет платника податків або частково — через портал Дія. Найманим працівникам потрібно звертатися до бухгалтерії.

Скільки часу дійсна довідка про доходи?
Стандартний термін дії — 30 календарних днів з дати видачі. Однак деякі установи можуть вимагати свіжішу довідку — не старшу за 14 днів (особливо банки або консульства).

Чи обов’язково ставити печатку на довідці?
Для юридичних осіб — так, печатка обов’язкова. Для ФОП — не обов’язково, але бажано. В електронному форматі довідка має бути підписана КЕП (кваліфікованим електронним підписом).

Як отримати довідку про доходи, якщо підприємство ліквідовано?
Необхідно звернутися до державного або міського архіву, де зберігається документація ліквідованого підприємства. Подайте запит із копіями паспорта та трудової книжки.

Чи може ФОП видати довідку про доходи сам собі?
Так, ФОП може самостійно оформити довідку, вказавши свої доходи згідно з декларацією або книгою обліку доходів. Довідка підписується особисто або через КЕП.

Що робити, якщо в довідці виявлено помилку?
Негайно зверніться до особи, яка видала довідку (бухгалтер, ФОП, архів). Потрібно оформити нову довідку з правильними даними та анулювати попередню.

Чи приймають довідку без розбивки по місяцях?
Більшість банків та держустанов вимагають поквартальну або помісячну розбивку. Узагальнені довідки можуть не приймати, особливо для віз чи субсидій.

Який мінімальний дохід повинен бути для отримання субсидії?
Для отримання субсидії важливо, щоб середній місячний дохід не перевищував місячний прожитковий мінімум , але оцінюється сумарно на домогосподарство.

Які дані потрібно вказувати ФОП у довідці для візи?
ПІБ, ІПН, код ЄДРПОУ, вид діяльності, щомісячний дохід за останні 6 місяців, підпис (або КЕП), ціль видачі (“для подання до Консульства…”). Додатково додають декларацію, банківську виписку та ліцензію, якщо є.

Чи можна подати довідку в банк електронною поштою?
Так, якщо вона підписана КЕП, банк може прийняти довідку в електронному форматі (PDF). Але варто завчасно уточнити формат прийому в конкретному банку.