Бухгалтер для інтернет-магазину потрібен не кожному: ФОП на єдиному податку без ПДВ веде облік доходів у довільній формі і може робити це сам. Складність онлайн-торгівлі в іншому - одна покупка проходить через замовлення, оплату, чек, доставку, а інколи ще й повернення, і всі ці записи мають збігтися. Нижче - що саме обліковувати, хто видає чек при оплаті карткою, за IBAN і накладеним платежем, як оформлювати повернення, що вести самому, а що передати бухгалтеру, з чого складається ціна супроводу і чекліст передачі обліку.
Go Deal Brokers допомагає купувати і продавати готовий бізнес, а свіжі бізнеси з цінами і прибутком публікує в нашому Telegram-каналі.
Зміст статті
Що потрібно обліковувати інтернет-магазину
- Доходи. ФОП першої і другої груп та третьої групи без ПДВ «ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів» (п. 296.1 ПКУ). Облік можна вести на папері або в електронному вигляді, зокрема через електронний кабінет. ФОП третьої групи з ПДВ веде облік доходів і витрат за типовою формою.
- Ліміти доходу на 2026 рік. Їх рахують від мінімальної зарплати на 1 січня - 8647 грн (ст. 8 Закону про Державний бюджет на 2026 рік): друга група - 834 МЗП, тобто 7 211 598 грн; третя група - 1167 МЗП, тобто 10 091 049 грн (п. 291.4 ПКУ). Перша група для інтернет-магазину не підходить: вона дозволяє лише роздрібний продаж з торговельних місць на ринках і побутові послуги населенню.
- Повернення. До доходу єдинника не включаються кошти, що повертаються покупцю внаслідок повернення товару, розірвання договору або за листом-заявою про повернення коштів (пп. 5 п. 292.11 ПКУ).
- Залишки товару. Закон про РРО вимагає вести облік товарних запасів і «здійснювати продаж лише тих товарів, що відображені в такому обліку» (п. 12 ст. 3 Закону № 265/95-ВР). Ця вимога не поширюється на ФОП-єдинників без ПДВ, крім тих, хто продає технічно складні побутові товари з гарантійним ремонтом, лікарські засоби, медичні вироби, а також ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного і напівдорогоцінного каміння.
- Маркетплейси. Звіт маркетплейсу показує валову оплату, утримані комісії і суму виплати. Як відображати дохід - залежить від договору (продавець чи посередник), тож цю схему варто один раз узгодити з бухгалтером, а не копіювати з чужого магазину.
Навіть коли закон не вимагає товарного обліку, управлінський облік залишків потрібен вам самим: без нього не видно, скільки грошей заморожено на складі і які товари не продаються.
Умовний приклад звірки. Продавець аксесуарів бачить один продаж тричі: замовлення на сайті на 850 грн, чек ПРРО на 850 грн і банківську виплату від платіжного сервісу, яка надходить через день і вже без комісії сервісу. Це одна операція, а не три. Для ФОП-єдинника без ПДВ дохід - повна сума покупки, комісія платіжного сервісу його не зменшує; для платника ПДВ і за іншої моделі договору з сервісом розрахунок інший. Якщо ж у звірці є замовлення без чека або виплата без замовлення, це перше, що варто зʼясувати, ще до подання декларації.
ПРРО і накладений платіж: хто видає чек
Чек (розрахунковий документ) надають особі, яка отримує або повертає товар, «включаючи ті, замовлення або оплата яких здійснюється з використанням мережі Інтернет» (п. 2 ст. 3 Закону № 265/95-ВР). Розрахунковою операцією закон вважає, зокрема, приймання від покупця готівки, платіжних карток, платіжних чеків (ст. 2). Тому вирішує не те, що замовлення зроблено на сайті, а те, як саме гроші дійшли до продавця.
| Як платить покупець | Хто видає чек | На що звернути увагу |
|---|---|---|
| Карткою на сайті через платіжну сторінку | Продавець, через ПРРО або РРО | Електронний чек можна надіслати на телефон чи e-mail покупця |
| Переказ на рахунок за повними реквізитами IBAN | РРО не застосовують, якщо покупець платить саме переказом за IBAN | Якщо за тим самим QR-кодом покупець платить карткою чи іншим електронним платіжним засобом, потрібен чек: ДПС радить дивитися на фактичний спосіб оплати |
| Накладений платіж: служба доставки лише везе, а гроші переказує фінансова установа | Продавець | Чек формують до відправлення посилки |
| Накладений платіж: курʼєр за договором від свого імені приймає оплату і видає розрахунковий документ | Курʼєр або служба доставки | У посилці - видаткова накладна або інший документ, що засвідчує походження товару; підстава - договір, а не назва перевізника |
| Оплата послуг виключно через банківські системи дистанційного обслуговування або сервіси переказу коштів | Продавець послуг може не застосовувати РРО | Виняток стосується лише послуг, не товарів |
Таблиця за ст. 2, 3, 9 Закону № 265/95-ВР і роз’ясненнями ДПС щодо оплати за IBAN (19.10.2026) і накладеного платежу (05.09.2023).
Виняток для дистанційних оплат звучить так: РРО не застосовують «при здійсненні розрахунків за послуги у разі проведення таких розрахунків виключно за допомогою банківських систем дистанційного обслуговування та/або сервісів переказу коштів» (п. 14 ст. 9). ДПС у роз’ясненні окремо підкреслює, що на продаж товарів цей виняток не поширюється. Як влаштований накладений платіж з боку служби доставки - у статті накладений платіж: як працює, про приймання оплат на сайті - інтернет-еквайринг для інтернет-магазину.
Як оформлювати повернення товару і грошей
- Чек повернення. Розрахунковий документ видають і тому, хто повертає товар (п. 2 ст. 3 Закону № 265/95-ВР). Якщо покупець відмовився від посилки, на яку чек уже створено, ДПС у роз’ясненні від 19.08.2026 допускає оформлення повернення на підставі квитанції або іншого документа від служби доставки та первісного чека, у якому ідентифіковано цей товар.
- Дохід. Повернені покупцю кошти до доходу не включаються (пп. 5 п. 292.11 ПКУ). Якщо гроші повертаєте в іншому кварталі, ніж отримали, ДПС у роз’ясненні від 17.03.2026 щодо ФОП третьої групи пояснює, що дохід перераховують у тому податковому періоді, коли відбулося повернення.
- Склад. Повернений товар знову зʼявляється в залишках, але не автоматично: його треба оглянути і внести в облік, особливо якщо ваш магазин зобовʼязаний вести облік товарних запасів.
Умовний приклад для ФОП третьої групи без ПДВ. Магазин одягу у вересні отримав 2 400 грн за куртку, а в жовтні покупець повернув її і отримав гроші назад. Посилка на складі ще не означає, що дохід зменшився: зменшення повʼязане з фактичним поверненням коштів, і воно припадає на жовтень, тобто на IV квартал. Бухгалтер у такій ситуації звіряє три речі: чек повернення, банківську операцію і запис в обліку доходів.
Готові інтернет-магазини з історією продажів і налаштованим обліком, які зараз продаються, - у нашому Telegram-каналі.
Що вести самому, а що передати бухгалтеру
| Ділянка | Власник або менеджер | Бухгалтер |
|---|---|---|
| Замовлення | Фіксує товар, оплату, доставку і статус | Звіряє реєстр замовлень із банківськими виписками |
| Повернення | Приймає звернення, товар і документи від служби доставки | Перевіряє чеки повернення і коригування доходу |
| Склад | Реєструє рух товару, проводить перерахунок | Визначає, чи обовʼязковий товарний облік і в якій формі |
| Маркетплейси | Завантажує звіти, контролює виплати | Звіряє комісії і модель договору |
| Податки і звітність | Погоджує дані, забезпечує кошти на рахунку | Рахує платежі, подає звіти, стежить за лімітом групи |
- Вести самому можна, якщо ви ФОП без ПДВ і без працівників, маєте один-два способи оплати, повернень мало, а ПРРО налаштований.
- Разова консультація потрібна на старті: обрати схему чеків для накладеного платежу, налаштувати ПРРО, перевірити договори зі службою доставки і маркетплейсом.
- Постійний супровід виправданий, коли каналів оплати кілька, повернення регулярні, є ПДВ, імпорт або наймані працівники.
Обовʼязкового порогу кількості замовлень, після якого бухгалтер потрібен за законом, немає: рішення залежить від складності схеми, а не від обсягу. Про облік ФОП третьої групи загалом - як вести бухгалтерію ФОП 3 групи.
Скільки коштує бухгалтерський супровід
Відкриті прайси бухгалтерських компаній рідко показують дату, з якої діють, тож переносити їх у статтю як «середню ціну» було б нечесно. Корисніше знати, з чого складається кошторис, і просити кількох виконавців оцінити один і той самий перелік робіт письмово.
| Що впливає на ціну | Що уточнити у бухгалтера |
|---|---|
| Форма і система оподаткування | ФОП чи ТОВ, група єдиного податку, чи є ПДВ |
| Кількість операцій | Скільки виписок, чеків і повернень на місяць входить у базовий пакет |
| Працівники | Чи входять кадрові документи і звітність із зарплати |
| ПРРО і чеки | Хто налаштовує ПРРО і перевіряє чеки накладеного платежу |
| Маркетплейси і імпорт | Чи звіряє бухгалтер звіти маркетплейсів і митні документи |
| Минулі періоди | Скільки коштує відновлення обліку, якщо його не вели |
Порівнюйте пропозиції лише на однаковому переліку робіт. Про вибір виконавця - бухгалтерські послуги для бізнесу.
Чекліст передачі обліку бухгалтеру
- Витяг з ЄДР і дані про систему оподаткування, група, статус платника ПДВ.
- Податкові декларації і квитанції за попередні періоди.
- Виписки всіх рахунків, звіти еквайра і платіжних сервісів.
- Звіти маркетплейсів і договори з ними.
- Договори зі службами доставки, зокрема умови накладеного платежу.
- Доступ до ПРРО або реєстр чеків, документи повернень.
- Накладні постачальників і залишки товару на дату передачі.
- Кадрові документи, якщо є працівники.
- Перелік відомих розбіжностей, які ще не закриті.
Окремо домовтеся, хто і в які строки передає документи, хто формує чеки і як погоджуються платежі; доступ до банку і кабінету платника надавайте в межах потрібних повноважень. Якщо купуєте готовий інтернет-магазин, зафіксуйте в договорі дату передачі залишків і незавершених замовлень, а перед угодою звірте заявлену виручку з виписками, чеками і поверненнями за кілька місяців. Загальний порядок - як перевірити готовий бізнес перед купівлею.
Часті запитання
Чи може ФОП вести облік інтернет-магазину самостійно?
Так. ФОП першої - третьої груп без ПДВ веде облік доходів у довільній формі помісячно. Допомога бухгалтера стає доцільною, коли схема ускладнюється: кілька способів оплати, маркетплейси, ПДВ, працівники.
Чи потрібна зареєстрована книга обліку доходів?
Для ФОП першої - третьої груп без ПДВ ПКУ вимагає вести облік у довільній формі, на папері або електронно, зокрема в електронному кабінеті. Типова форма обліку доходів і витрат стосується ФОП третьої групи з ПДВ.
Хто видає чек при накладеному платежі?
Залежить від договору зі службою доставки. Якщо служба лише доставляє, а кошти переказує фінансова установа, чек формує продавець до відправлення. Якщо курʼєр за договором від свого імені приймає оплату і видає розрахунковий документ, продавець може не застосовувати РРО.
Чи потрібен ПРРО при оплаті за IBAN?
Якщо покупець платить переказом за повними реквізитами IBAN, ДПС вважає, що РРО не застосовується. Оплата карткою, зокрема через платіжну сторінку чи QR-код, - це розрахункова операція з чеком. Уточніть схему з бухгалтером до запуску.
Як оформити відмову від посилки?
Якщо чек уже створено, повернення оформлюють на підставі квитанції або іншого документа служби доставки і первісного чека. Якщо покупець за накладений платіж нічого не сплатив, доходу від цього продажу й не виникло; якщо гроші було отримано наперед і повернуто, дохід коригують у періоді повернення.
Що має входити у вартість бухгалтерського супроводу?
Звітність і податкові платежі, звірка виписок, контроль ліміту групи. Окремо уточніть кадри, ПРРО, маркетплейси, імпорт і відновлення минулих періодів.
Які документи перевірити перед купівлею готового інтернет-магазину?
Виписки, чеки і повернення за кілька місяців, звіти маркетплейсів, договори доставки, залишки товару і декларації. Заявлену виручку звіряють з банком і чеками з урахуванням комісій, повернень і строків зарахування.
Джерела
Приклад умовний. Стаття не є податковою консультацією. Дата перевірки 03.11.2026.
- Податковий кодекс України: п. 291.4, пп. 5 п. 292.11, п. 296.1, перевірено 03.11.2026
- Закон України «Про Державний бюджет України на 2026 рік» № 4695-IX: ст. 8, перевірено 03.11.2026
- Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» № 265/95-ВР: ст. 2, 3, 9, перевірено 03.11.2026
- ДПС у Луганській області: роз’яснення щодо оплати за IBAN і QR-кодом, 19.10.2026, перевірено 03.11.2026
- ДПС у Черкаській області: роз’яснення щодо накладеного платежу, 05.09.2023, перевірено 03.11.2026
- ДПС в Одеській області: роз’яснення щодо винятку для послуг (п. 14 ст. 9), 20.11.2023, перевірено 03.11.2026
- ДПС у Луганській області: роз’яснення щодо відмови від посилки, 19.08.2026, перевірено 03.11.2026
- ДПС у Дніпропетровській області: роз’яснення щодо повернення коштів у іншому періоді, 17.03.2026, перевірено 03.11.2026
Шукаєте готовий бізнес або плануєте продаж? Go Deal Brokers публікує бізнеси з цінами й прибутком у Telegram-каналі, а заявку на продаж можна залишити на сторінці для продавця.
