Акт виконаних робіт: зразок, як правильно оформити та захистити себе

Ви виконали роботу, клієнт задоволений, але оплата «зависає» на невизначений термін. Знайомо? Без правильно оформленого акта виконаних робіт — це типова історія. У цій статті ми покажемо, як уникнути таких ситуацій, оформити документ грамотно і захистити свій бізнес.

Юридичне значення акта: коли він обов’язковий

Акт не є суворо обов’язковим документом у кожному випадку, однак у більшості договорів його оформлення прямо передбачено. Особливо у сферах з нематеріальним результатом (маркетинг, ІТ, консультації), де перевірити факт виконання важко без належної документації.

Коли обов’язковий акт

1. При наданні послуг, які не мають фізичного виміру (написання тексту, програмування, консультації).
2. При виконанні будівельних, ремонтних, дизайнерських робіт.
3. При поетапному виконанні договорів, де вказані кілька етапів із фіксацією проміжних результатів.
4. При підтвердженні витрат для податкової чи банків (наприклад, для грантів, кредитів).
5. У сфері держзакупівель — згідно з ЗУ «Про публічні закупівлі».

Коли акт можна не складати

• У разі купівлі товарів (достатньо видаткової накладної).
• Якщо в договорі передбачено інший спосіб фіксації факту виконання (наприклад, електронна система CRM).
• Якщо робота оформлена через інвойс без розмежування актів (іноді в IT).

Відмінності між актом виконаних робіт та актом наданих послуг

Попри схожість, ці документи мають різні акценти. У реальності українського бізнесу часто їх використовують як взаємозамінні, але з юридичної точки зору це не зовсім правильно.

Ключові відмінності

Експертні поради підприємцям

• Якщо ви ФОП на 3 групі й надаєте послуги, для правильного обліку доходу акт наданих послуг має бути підписаний обома сторонами — це важливо для уникнення податкових спорів.
• У будівництві акт виконаних робіт часто йде в комплекті з довідкою про вартість КБ-3.
• При роботі з іноземними контрагентами важливо, щоб в акті була англомовна версія або паралельний переклад — це пришвидшить оплату.

Що обрати підприємцю

• Якщо ваша діяльність — надання послуг (маркетинг, програмування) — оформлюйте акт наданих послуг.
• Якщо ви ремонтник, дизайнер, підрядник — варто використовувати акт виконаних робіт.

Обов’язкові реквізити акта згідно із законодавством

Законодавство України не встановлює єдиної уніфікованої форми акта виконаних робіт (крім галузевих, як-от КБ-2в у будівництві). Проте є вичерпний перелік обов’язкових реквізитів, які мають бути зазначені, щоби документ мав юридичну силу та виконував бухгалтерську функцію.

Обов’язкові реквізити

1. Назва документа – «Акт виконаних робіт» або «Акт наданих послуг».
2. Номер та дата складання акта.
3. Дані виконавця та замовника:
   • Повне найменування (ПІБ для ФОП).
   • Юридична адреса.
   • ІПН/ЄДРПОУ.
   • Банківські реквізити (для розрахунку).
4. Номер і дата договору, до якого складається акт.
5. Опис робіт або послуг, які виконані:
   • Перелік, кількість, одиниці виміру
   • Вартість кожної позиції
   • Загальна вартість (з ПДВ або без)
6. Підписи сторін та розшифрування ПІБ.
7. Печатки (не обов’язково, але бажано для ТОВ).

Порада: Реквізити сторін повинні збігатися з тими, що вказані у договорі. Навіть дрібна помилка (наприклад, в ЄДРПОУ) може стати причиною податкового спору.

Приклад структури таблиці у акті

Як правильно скласти акт: покрокова інструкція

Щоби акт мав юридичну силу і виконував облікову функцію, слід дотримуватись чіткого алгоритму оформлення. Це особливо важливо для ФОПів та ТОВів, що працюють з контрагентами і хочуть уникнути податкових ризиків або непорозумінь у майбутньому.

Покрокова інструкція

Крок 1. Підготуйте договір.

• Без договору акт може бути визнаний недійсним у суді.
• Якщо робота виконується одноразово — можна укласти публічний договір або оферту.

Крок 2. Зберіть всі необхідні дані:

• Дані замовника й виконавця.
• Детальний перелік робіт або послуг (важливо для ІТ і консалтингу).
• Узгоджену ціну (з урахуванням або без ПДВ).

Крок 3. Складіть акт у Word або Excel.

• Скористайтеся шаблоном або створіть власний.
• Звертайте увагу на форматування — документ має виглядати професійно.

Крок 4. Погодьте акт із замовником.

• Надішліть на електронну пошту, уточніть всі деталі.
• Для великих компаній: перевірка через бухгалтерію чи юридичний відділ.

Крок 5. Підписання.

• Друкований або електронний підпис через КЕП/Дія.
• Один примірник залишається у кожної зі сторін.

Примітка: згідно з Законом «Про електронні документи та електронний документообіг», КЕП прирівнюється до власноручного підпису.

Типові інструменти оформлення

• MS Word — для шаблонів.
• Google Docs — для спільного погодження.
• Вчасно, Paperless, M.E.Doc — для е-підпису в Україні.

Зразок акта виконаних робіт: приклад для завантаження

Нижче подано приклад базового акта, який можна адаптувати під будь-який тип діяльності. Усі дані вигадані, але формат максимально наближений до практики ведення бізнесу в Україні.

Акт № 03/2025 від 01.06.2025

до договору № 14-IT від 01.05.2025

м. Київ

Замовник: ТОВ «Діджитал Маркетинг», ЄДРПОУ 41876543, вул. Січових Стрільців, 35, м. Київ
Виконавець: ФОП Іваненко Павло Сергійович, ІПН 3056421890, м. Київ

Перелік виконаних робіт

Сторони підтверджують, що роботи виконано якісно, в строк, зауважень немає.

Замовник: ___________________ / П.І.Б.
Виконавець: ___________________ / Іваненко П.С.

Формат зразка краще зберігати у PDF для підпису. Word-версію рекомендується використовувати як шаблон.

Акт приймання-передачі: коли використовується і чим відрізняється

Попри схожість назв, акт виконаних робіт і акт приймання-передачі — це різні документи з різними юридичними функціями. В українському діловодстві вони часто плутаються, але помилка може обійтись дорого у разі податкової перевірки чи суду.

Що таке акт приймання-передачі

Це документ, який підтверджує передачу результату робіт, послуг, майна, прав чи об’єктів від однієї сторони до іншої. Його часто використовують:

• при передачі майна, товару, об’єкта оренди;
• при передачі результатів творчої роботи (дизайн, софт);
• у зовнішньоекономічних контрактах для митного оформлення;
• у сфері ліцензування прав або авторських відносин.

Відмінності між актами

Поради підприємцям:

1. Якщо ви надаєте результат роботи у вигляді фізичного об’єкта або файлу (дизайн-макет, додаток) — оформлюйте два документи:
   • акт виконаних робіт (підтвердження послуги);
   • акт приймання-передачі (передача прав або об’єкта).
2. Це допоможе:
   • уникнути податкових питань щодо нематеріальних активів;
   • чітко окреслити завершення зобов’язань.

Особливості оформлення акта для ФОП та юридичних осіб

В Україні існує суттєва різниця між підходами до оформлення актів ФОПами та ТОВами, навіть при виконанні однакових робіт. Ці відмінності стосуються як формальних вимог, так і ризиків при перевірках.

Для ФОП (фізичних осіб-підприємців)

• Мають право складати акти у довільній формі.
• Можуть підписувати документи від себе особисто (без печатки).
• На спрощеній системі (єдиний податок) — ПДВ не зазначається.
• Якщо працюють без найманих працівників — потрібно самостійно вести документацію.

Для юридичних осіб (ТОВ, ПрАТ)

• Обов’язкові підписи відповідальних осіб (директор, бухгалтер).
• Часто використовують внутрішні шаблони актів, узгоджені з юридичним відділом.
• Печатка хоч і не обов’язкова, але бажана для банків і деяких держструктур.
• Юрособи-платники ПДВ зобов’язані видавати податкову накладну паралельно з актом.

Поради підприємцям:

• Якщо ви ФОП без бухгалтера, заведіть шаблон у Word чи Google Docs.
• Для юридичних осіб варто інвестувати в електронний документообіг (наприклад, M.E.Doc, Вчасно) для спрощення процесу.
• Завжди зберігайте копії актів, навіть якщо вони були підписані в електронному вигляді.

Акт виконаних робіт у сфері будівництва: форма КБ-2в

У будівельній галузі акт виконаних робіт має уніфіковану форму — КБ-2в, затверджену ДСТУ та обов’язкову для використання при звітності по державних та великих приватних підрядах.

Що таке КБ-2в

Це спеціалізований акт, що фіксує фактичний обсяг виконаних будівельних робіт, їхню вартість, ресурси та етапи.

Структура документа:

1. Назва об’єкта.
2. Дані підрядника та замовника.
3. Перелік робіт за класифікатором.
4. Одиниці виміру.
5. Обсяг робіт.
6. Вартість за одиницю.
7. Загальна сума.

До акта КБ-2в обов’язково додається довідка КБ-3, яка є підсумковим фінансовим документом.

Коли обов’язково використовувати КБ-2в

• При роботі з бюджетними коштами.
• Для великих будівельних підрядів.
• У разі поетапної здачі об’єкта.

Поради забудовникам:

• Завжди погоджуйте форми з замовником до початку робіт.
• Якщо об’єкт частково здається — оформлюйте окремі акти на кожен етап.
• Використовуйте програмне забезпечення для ведення обліку.

Акт виконаних робіт у зовнішньоекономічній діяльності

У сфері ЗЕД (зовнішньоекономічної діяльності) акт виконаних робіт або наданих послуг виконує не лише бухгалтерську функцію, але і митну, юридичну та міжнародну — він часто стає основним доказом виконання зобов’язань для контрагентів за кордоном.

Коли акт необхідний у ЗЕД

• Для підтвердження надання послуг іноземному замовнику.
• При прийманні послуг з-за кордону — юридична фіксація отриманого результату.
• Для міжнародних арбітражів або податкових перевірок.
• У рамках контракту з компанією-нерезидентом (особливо в IT та аутсорсингових послугах).

Особливості

• Може бути оформлений двома мовами — українською та англійською (або мовою контрагента).
• Часто має англомовну назву — «Act of Acceptance», «Work Completion Report», «Service Acceptance Certificate».
• Підписується електронно (через e-mail, систему e-signature) або у сканованому вигляді.
• Без ПДВ — якщо мова йде про послуги, що споживаються за межами України (згідно з пп. 186.3 ПКУ).

Поради підприємцям:

• Завжди узгоджуйте шаблон акта з іноземним клієнтом — у США та ЄС є інші вимоги.
• Уникайте термінів, які мають юридичне значення у конкретній країні, якщо ви не юрист.
• Вказуйте в акті:
  • договір;
  • період послуг (month of delivery);
  • обсяг (hours, quantity);
  • total price in USD/EUR.

Зразок (англо-українська версія)

Service Acceptance Certificate / Акт приймання-передачі послуг  

Agreement № INT-45 from 01.03.2025  

Client: XYZ GmbH, Germany  

Provider: FOP Ivanenko P.S., Ukraine  

Service provided: Copywriting and blog SEO optimization  

Period: March 2025  

Amount: 2 000 EUR  

Client confirms full and satisfactory service completion.  

Замовник підтверджує повне та якісне виконання послуг.

Електронний акт: чи має юридичну силу та як оформити

Більшість компаній в Україні вже перейшли на електронний документообіг — і акт виконаних робіт не є винятком. Це зручно, економно та легально.

Юридична сила е-акта

Згідно з Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», документ, підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП), має ту ж юридичну силу, що й паперовий із «мокрим» підписом.

Як оформити електронний акт:

1. Складіть документ у Word / Excel / PDF.
2. Погодьте зміст з іншою стороною (e-mail, месенджер).
3. Підпишіть за допомогою КЕП:
   • Програми: Вчасно, M.E.Doc, Paperless, Дія.Підпис.
4. Надішліть підписаний документ іншій стороні.
5. Отримайте зворотній підпис — у вас на руках будуть два підписи.

Переваги електронного акту

• Економія паперу, часу, кур’єрських витрат.
• Миттєвий обмін між містами та країнами.
• Захист від підробок — КЕП містить зашифрований підпис.

Порада: Зберігайте акти у форматі .p7s або .asice — це підтверджує справжність підпису.

Типові помилки при складанні акта і як їх уникнути

Навіть досвідчені підприємці іноді допускають помилки, які можуть спричинити юридичні або податкові проблеми. Ось найпоширеніші з них та як їх уникнути:

7 помилок

1. Невідповідність реквізитів договору та акта.
   • Часто змінюють ПІБ, ІПН, юридичну адресу — і виникає плутанина.
2. Відсутність підпису однієї зі сторін.
   • Акт без підпису замовника — недійсний.
3. Відсутність дати.
   • Без дати неможливо провести документ бухгалтерськи.
4. Плутанина з ПДВ.
   • Вказано суму з ПДВ, але підприємець — не платник.
5. Не вказано період виконання.
   • Для перевірок важливо, коли саме виконувалися послуги.
6. Використання застарілих шаблонів.
   • Наприклад, з радянськими формулюваннями чи без ЄДРПОУ.
7. Формальні підписи без фактичного погодження.
   • «Підписали і забули», але потім — претензії від клієнта.

Як уникнути помилок

• Завжди перевіряйте реквізити перед підписанням.
• Ведіть реєстр підписаних актів — хоч у Google Таблицях.
• Застосовуйте чек-лист перевірки акта перед відправкою.
• Якщо ви підприємець без бухгалтера — використовуйте шаблон або CRM.
• Навчіть замовника — іноді проблеми виникають саме через їхню необізнаність.

Чи можна відмовитися від підписання акта: права та наслідки

Підписання акта виконаних робіт чи послуг є фінальним кроком у взаємодії між замовником та виконавцем. Але в реальному бізнесі часто трапляється ситуація, коли одна зі сторін відмовляється підписувати акт. Як діяти в таких випадках?

Чи має право замовник не підписати акт?

Так, якщо:

• Роботи/послуги виконані з порушенням строків або технічного завдання.
• Виявлено суттєві недоліки або некомплектність.
• Є інші обґрунтовані підстави для відмови.

Але: замовник повинен надати письмове обґрунтування відмови, інакше акт вважається підписаним мовчазно через 5–10 днів (якщо так прописано в договорі).

Юридичні наслідки відмови

• Замовник може понести відповідальність за несплату, якщо роботи фактично прийняті.
• Виконавець може подати в суд, і при наявності доказів (переписка, фото, система CRM) — рішення буде на його користь.
• У державних закупівлях — замовник повинен скласти офіційний протокол з причин відмови.

Що робити виконавцю:

1. Надіслати акт рекомендованим листом з описом вкладення.
2. Вказати у супровідному листі строк для підписання або зауважень (зазвичай 5 днів).
3. Якщо відповіді немає — акт вважається погодженим мовчазно, якщо це прописано в договорі.
4. Додатково скласти Акт одностороннього підписання.

Формулювання: «Виконавець склав односторонній акт №___ від ___, у зв’язку з відсутністю зауважень від Замовника в строк до ___.»

Зберігання актів: терміни, правила, архівування

Акти, як і будь-яка фінансова документація, підлягають зберіганню протягом певного терміну. У бізнесі часто забувають про ці правила, особливо в малому підприємництві, що призводить до проблем при перевірках.

Загальні правила зберігання

• ФОП — 3 роки з дати подання останньої податкової звітності.
• ТОВ та юрособи — не менше 3 років, а для документів, що впливають на фінрезультат — 7+ років.
• Документи по держзамовленням — не менше 10 років.

Архівування:

• Зберігайте як паперові, так і електронні версії.
• Створюйте резервні копії у хмарному сховищі (Google Drive, Dropbox).
• Для е-документів — зберігайте оригінал з КЕП у форматах .asice, .p7s.

Порада: Використовуйте окрему структуру папок по контрагентах і роках. Наприклад:
/Документи/2025/ТОВ Альфа/Акти/03_2025.pdf

Висновок

Акт виконаних робіт — це не просто технічний документ, а потужний інструмент юридичного та фінансового захисту бізнесу. Правильне оформлення, наявність усіх обов’язкових реквізитів, чітка структура та взаємне погодження з контрагентом гарантують, що будь-які спірні ситуації будуть вирішені на вашу користь. Особливо в умовах українського ринку, де дрібні деталі можуть мати вирішальне значення, акт стає не лише формальністю, а й доказом вашого професіоналізму.

Системне використання шаблонів, цифрових підписів, зберігання актів у цифровому архіві та грамотна взаємодія із замовниками значно знижують ризики податкових санкцій та фінансових втрат. Пам’ятайте: краще витратити 15 хвилин на коректне оформлення акта, ніж потім тижнями вирішувати конфлікти або доводити факт виконаної роботи. Сучасний бізнес потребує прозорих і юридично грамотних рішень — і акт виконаних робіт є одним із таких ключових інструментів.

Часті питання (FAQ)

Чи обов’язково підписувати акт при наданні послуг?

Так, особливо якщо йдеться про послуги, які не мають матеріального результату (консалтинг, IT, маркетинг). Акт підтверджує факт виконання послуг і є підставою для оплати або обліку витрат.

Яка форма акта є обов’язковою в Україні?

Жодної уніфікованої форми не існує (окрім КБ-2в для будівництва). Ви можете використовувати власний шаблон, головне — наявність усіх обов’язкових реквізитів згідно із законодавством.

Чи має юридичну силу електронний акт з підписом через Дія або Вчасно?

Так. Якщо документ підписаний КЕП (кваліфікованим електронним підписом), він прирівнюється до паперового варіанту і має повну юридичну силу згідно з Законом України «Про електронні документи».

Чи можна виставити акт без договору?

Формально — так, але це значно ускладнює захист інтересів у разі спору. Краще мати хоча б електронну угоду або підтвердження домовленості в переписці.

Чи може замовник не підписати акт, якщо є зауваження?

Так. Але тоді він повинен надати письмове пояснення причин відмови. Інакше, якщо передбачено договором, акт може бути визнаний дійсним за принципом «мовчазної згоди».

Як зберігати акти — у паперовому чи електронному вигляді?

Можна зберігати в будь-якому форматі, але для електронного варіанту важливо мати файл з підписом КЕП (.asice, .p7s) і підтвердження дати підписання.

Які штрафи передбачені за відсутність актів?

Без актів податкова може не визнати витрати або дохід, а це — штрафи, донарахування податків, пеня. Крім того, немає доказу виконання зобов’язань, що ускладнює стягнення боргу через суд.

Як оформити акт з іноземним замовником?

Бажано використовувати двомовний шаблон (українська + англійська), вказувати договір, період, обсяг послуг і суму у валюті контракту. Підписання можна здійснити е-підписом або сканом.

Чи потрібен акт для фрілансера, який працює через біржу?

На біржі (Upwork, Fiverr) акт не потрібен — замість нього слугують звіти з платформи. Але для внутрішньої бухгалтерії в Україні краще створити акт на підставі виконаних робіт.

Чи має бути окремий акт на кожен місяць при довготривалому договорі?

Так. Якщо договором передбачено щомісячне виконання (наприклад, техпідтримка або просування), то акт слід оформлювати щомісяця із зазначенням періоду.