Що таке номенклатура: визначення, приклади та призначення

Здається, що важливий договір просто загубився в купі паперів? А може, на черговій перевірці інспектор не зміг знайти потрібний документ? Це не просто прикрі випадковості — це симптоми відсутності правильної номенклатури. І якщо ви хочете, щоб ваш бізнес працював як годинник, ця стаття — саме для вас.

Номенклатура: що це таке

Визначення та значення терміну

Номенклатура — це систематизований перелік елементів, об’єктів або одиниць, які використовуються для класифікації та обліку в різних сферах: документообігу, торгівлі, бухгалтерії, логістиці, медицини та інших. Вона дозволяє впорядковувати інформацію, спрощувати пошук та контроль, оптимізувати бізнес-процеси.

Основні функції номенклатури

• Упорядкування даних — зручно вести облік документів, товарів, працівників.
• Уніфікація інформації — запобігає дублюванню та плутанині.
• Автоматизація — зручне інтегрування CRM-системи.
• Контроль та звітність — ефективне планування та звітування.

Чому важливо знати про номенклатуру в Україні?

• Українське законодавство передбачає обов’язкове ведення номенклатури справ (наприклад, згідно з Наказом Мін’юсту №1000/5).
• Неправильне ведення призводить до штрафів під час перевірок (від 510 до 1700 грн згідно з КпАП України).
• Це критично для малих і середніх підприємств у період диджиталізації.

Історичний розвиток поняття

Термін «номенклатура» походить із латинської мови: nomenclatura — перелік імен. У СРСР він мав інше значення — список керівників на ключові посади, що затверджувалися ЦК КПРС. В сучасному українському бізнесі поняття трансформувалось і стало суто функціональним.

Віхи розвитку

Сьогодні українські підприємці зобов’язані мати номенклатуру справ, особливо якщо вони працюють з держструктурами, зберігають документи понад 3 роки, або проходять перевірки з аудиту.

Види номенклатури

Типова номенклатура

Це стандартизований перелік справ, розроблений на основі галузевих норм. Використовується в держструктурах, комунальних підприємствах та установах.

Характеристики:

• Складена згідно з типовими правилами.
• Має загальні шаблони справ.
• Не враховує специфіку конкретної організації.

Приклад

Примірна номенклатура

Це зразкова структура, яка розробляється як рекомендація для підприємств певної галузі.

Переваги:

• Гнучкість — можна адаптувати до реалій компанії.
• Універсальність — підходить для різних типів бізнесу.
• Вартість розробки: від 2000 до 5000 грн у фахівця.

Коли використовується:

• У ФОПів, малих та середніх підприємств.
• Для тендерної документації.
• При складанні політик безпеки даних.

Індивідуальна номенклатура

Це персоналізована структура, яку створює конкретна компанія, враховуючи свої внутрішні процеси, ризики, підрозділи.

Особливості:

• Максимальна ефективність і точність.
• Найбільш витратна (від 7000 грн при залученні зовнішнього консультанта).

Хто створює:

1. Юрист компанії.
2. Архіваріус.
3. Діловод або офіс-менеджер.
4. Зовнішній експерт (фриланс-консультант).

Номенклатура справ

Призначення та функції

Номенклатура справ — це основний документ для організації та систематизації діловодства підприємства.

Основні функції:

• Систематизація документів за темами/підрозділами.
• Забезпечення зберігання справ відповідно до строків.
• Полегшення аудиту та перевірок.
• Захист прав підприємства (зокрема у судах).

Для підприємств, що працюють із ЄС, наявність чіткої номенклатури є обов’язковою умовою для контрактів.

Рекомендації:

• Формуйте номенклатуру щороку до 20 січня.
• Затверджуйте наказом керівника.
• Включайте всі підрозділи — бухгалтерія, HR, юрвідділ.

Структура та елементи

Кожна номенклатура повинна містити:

• Індекс справи — код, що ідентифікує справу.
• Заголовок справи — чіткий опис.
• Строк зберігання — згідно з ДСТУ 4163:2020.
• Примітки — щодо конфіденційності чи формату зберігання.

Приклад

Приклади номенклатури справ

Нижче — приклади для трьох типів підприємств:

1. Для ФОП (торгівля):

• 01-01 — Накладні.
• 01-02 — Каса/РРО.
• 01-03 — ТТН/Супровідні документи.

2. Для IT-компанії:

• 02-01 — Контракти з замовниками.
• 02-02 — NDA, угоди про конфіденційність.
• 02-03 — Проєктна документація.

3. Для будівельної фірми:

• 03-01 — Проєктно-кошторисна документація.
• 03-02 — Дозволи/сертифікати.
• 03-03 — Акта виконаних робіт.

Номенклатура в бухгалтерському обліку

Роль у веденні обліку

У бухгалтерському обліку номенклатура відіграє критичну роль, оскільки саме завдяки їй забезпечується чітка ідентифікація товарів, послуг, витрат, операцій та документів. Правильна номенклатура дозволяє уникнути плутанини, спростити аудит, пришвидшити підготовку звітності.

Основні переваги для бухгалтера:

• Упорядкованість товарно-матеріальних запасів.
• Швидкий доступ до інформації.
• Спрощення заповнення форм (1ДФ, Звітність до ДПС).
• Можливість автоматизації через M.E.Doc.

Порада експерта: Не обмежуйтесь мінімальними назвами — розписуйте номенклатуру детально. Наприклад, замість «Офісне крісло» використовуйте «Крісло офісне IKEA Markus, чорне, екошкіра». Це спростить пошук, списання та інвентаризацію.

Типові категорії номенклатури в бухобліку:

1. Товари — найменування продукції, артикул, ціна.
2. Роботи та послуги — монтаж, обслуговування, дизайн тощо.
3. Основні засоби — машини, меблі, техніка.
4. Матеріали — канцтовари, сировина.
5. Витрати — оренда, логістика, зарплати.

Взаємозв’язок з іншими документами

Номенклатура прямо пов’язана з іншими первинними документами:

• Податкова накладна — товарна позиція має відповідати коду УКТ ЗЕД.
• Акти виконаних робіт — послуга в акті = послуга в номенклатурі.
• Рахунки-фактури — необхідно синхронізувати назви.
• Інвентаризаційні описи — номенклатура допомагає звірити залишки.

Важливо! Всі назви товарів у різних документах мають бути однаковими. Інакше податкова може визнати це спробою мінімізації податкового навантаження.

Номенклатура в податкових накладних

Вимоги законодавства

В Україні ведення податкових накладних чітко регламентується Податковим кодексом та наказами Мінфіну.

Згідно з п. 201.1 ПКУ — податкова накладна повинна містити:

• Точне найменування товару/послуги.
• Код товару за УКТ ЗЕД.
• Одиницю виміру (шт., кг, м²).
• Кількість та вартість.

Основні помилки:

• Некоректний код УКТ ЗЕД.
• Занадто загальні назви (типу «товари», «послуги»).
• Невідповідність найменування у видаткових та податкових накладних.

Штрафи за порушення

Лайфхак: Використовуйте бази УКТ ЗЕД, такі як customs.gov.ua, або вбудовані сервіси, щоб уникнути штрафів.

Часті помилки та їх наслідки

Найпоширеніші помилки:

• Використання опису, що не відповідає суті товару — наприклад, замість «ноутбук ASUS Zenbook 14”» вказується просто «техніка».
• Однаковий код для різних товарів — може викликати питання під час перевірки.
• Відсутність єдиної структури назв у всіх документах (рахунках, актах, податкових).

Наслідки для бізнесу:

1. Податкові ризики — можуть не зарахувати ПДВ до податкового кредиту.
2. Проблеми з контрагентами — зокрема при співпраці з великими мережами.
3. Санкції під час перевірок — навіть у разі формального дотримання вимог.

Порядок складання номенклатури

Етапи створення

1. Аналіз діяльності підприємства:
   • Визначити підрозділи, типи документів, напрями діяльності.
2. Виділення категорій справ:
   • Створити класифікацію за темами (кадрові, фінансові, юридичні).
3. Присвоєння індексів:
   • Наприклад, 01 — керівництво, 02 — бухгалтерія, 03 — кадри.
4. Визначення строків зберігання:
   • Згідно з наказом №578/5 або ДСТУ 4163:2020.
5. Утвердження документа:
   • Наказом керівника компанії.
6. Регулярне оновлення:
   • Мінімум раз на рік або при зміні структури підприємства.

Відповідальні особи

У малому бізнесі найчастіше відповідальність покладається на:

• Діловода або офіс-менеджера.
• Керівника підприємства (у ФОП).
• Головного бухгалтера або юриста.

У великих організаціях:

• Архіваріус.
• Начальник канцелярії.
• Спеціально створений департамент документообігу.

Строки та терміни

Коли потрібно складати:

• До 20 січня кожного року — для держустанов.
• Після реєстрації бізнесу — для новостворених ФОП та ТОВ.

Терміни зберігання

Вимоги до оформлення номенклатури

Формат та структура

Номенклатура повинна бути оформлена згідно з вимогами ДСТУ 4163:2020 та наказом Мін’юсту №578/5. Умовно її структура поділяється на заголовкову частину, табличну частину та підпис-затвердження.

Обов’язкові елементи:

1. Індекс справи.
2. Назва справи.
3. Кількість справ (томів, частин).
4. Строк зберігання.
5. Примітки (особливі умови зберігання, гриф секретності).

Приклад табличної частини

Експертна порада: Використовуйте цифрову систему індексації — вона дозволяє створювати логічні вкладення (наприклад: 03 — кадровий відділ, 03-01 — накази, 03-02 — заяви, 03-03 — особові справи).

Зберігання та оновлення

Як правильно зберігати справи:

• Фізичне зберігання — у спеціальних архівах, шафах з обмеженим доступом, у вогнетривких сейфах.
• Цифрове зберігання — рекомендовано за допомогою сертифікованих ЕДО-систем (Vchasno, M.E.Doc).

Частота оновлення:

• Щороку, до 20 січня — для юридичних осіб.
• При зміні організаційної структури — негайно.

Вимоги Держархіву України:

• Створення акту передачі на зберігання.
• Забезпечення читабельності документів.
• Ведення журналу обліку справ.

Номенклатура в ІТ-системах

Використання та інших програмах

Сучасні облікові системи дозволяють вести номенклатуру електронно, що полегшує управління бізнесом, особливо у сферах логістики, e-commerce, виробництва.

Популярні програми в Україні

Що дає автоматизація номенклатури:

• Експорт/імпорт позицій.
• Синхронізація з постачальниками.
• Штрихкодування.
• Контроль залишків в реальному часі.

Важливо: При веденні великого каталогу товарів (1000+) використовуйте ієрархічну номенклатуру (категорія → підкатегорія → товар) — це прискорює обробку на 40–60%.

Переваги цифрової номенклатури

Цифрова система — це не лише зручно, а й фінансово вигідно. У середньому автоматизація документообігу зменшує витрати на адміністрування на 30–50%.

Основні переваги:

• Мінімізація людського фактора.
• Швидкий пошук документів по ключових словах.
• Безпека та контроль доступу.
• Аналітика та звітність в один клік.

Помилки при складанні номенклатури

Типові помилки

1. Недостатня деталізація — «Документи по підприємству» без конкретики.
2. Відсутність логіки в індексації — хаотичне присвоєння номерів.
3. Дублювання справ — ті самі документи в різних рубриках.
4. Помилки у строках зберігання — невідповідність чинним нормам.
5. Використання іноземних шаблонів — без адаптації до українського законодавства.

Приклад неправильного запису

Такий запис нічого не означає — його неможливо перевірити чи систематизувати.

Як їх уникнути

Рекомендації:

• Користуйтеся державними класифікаторами та методичками (архівні довідники, стандарти).
• Проводьте навчання для співробітників, відповідальних за документообіг.
• Перевіряйте номенклатуру на наявність дублювань і неактуальних позицій.
• Використовуйте перевірені Excel-шаблони або спеціалізовані програми.

Порада: Впровадьте процедуру ревізії номенклатури щокварталу. Це допоможе тримати порядок і бути готовим до будь-яких перевірок — від податкової до аудиторів.

Автоматизація процесів номенклатури

Інструменти та програми

Автоматизація ведення номенклатури — це не розкіш, а сучасна бізнес-необхідність. Особливо для компаній, де кількість справ, документів чи товарів перевищує 100 на місяць.

Популярні рішення

Впровадження та налаштування

Етапи автоматизації:

1. Аудит діючих процесів — оцініть обсяг документів і точок входу/виходу інформації.
2. Вибір платформи — залежно від типу підприємства, галузі та бюджету.
3. Розробка структури номенклатури — шаблони, назви, категорії.
4. Налаштування ролей доступу — хто створює, хто переглядає, хто затверджує.
5. Тестування — перевірка на реальних кейсах.
6. Навчання персоналу — проведення тренінгів і створення інструкцій.
7. Моніторинг ефективності — контроль KPI (час на пошук справи, кількість помилок тощо).

Фокус: Автоматизація виправдана вже з 10 працівників, які мають доступ до документів. Це дозволить уникнути втрати файлів, плутанини у версіях, порушень строків.

Номенклатура в різних галузях

Особливості в медицині

У медичних установах номенклатура є частиною ліцензійних умов та контролюється МОЗ та НСЗУ. Вона охоплює:

• Амбулаторні карти.
• Направлення, епікризи, акти оглядів.
• Внутрішні протоколи лікування.

Рекомендації:

• Зберігати документи до 25 років згідно з наказом МОЗ № 110.
• Використовувати електронну систему eHealth.
• Вести окрему номенклатуру для первинної і вторинної ланки.

Особливості в освіті

Заклади освіти (ЗЗСО, університети) зобов’язані вести номенклатуру згідно з вимогами Міністерства освіти та науки.

Типові справи:

• Розклади занять.
• Журнали відвідувань.
• Накази по студентам/учням.
• Протоколи засідань.

Поради:

• Створіть окремі справи на кожен семестр/навчальний рік.
• Формуйте акти передачі справ до архіву.
• Впроваджуйте цифрову номенклатуру через Moodle, Google Drive.

Особливості в будівництві

Будівельна галузь — одна з найбільш документозалежних, і грамотна номенклатура тут критично важлива.

Основні категорії справ:

1. Дозвільна документація — ліцензії, сертифікати, висновки ДАБІ.
2. Проєктна документація — креслення, кошториси, зміни.
3. Документи об’єкта — акти вводу в експлуатацію, паспорти.

Порада: Упорядкування справ за етапами будівництва (проектування → закупівля → реалізація → здача) дозволяє швидко проходити технічний та фінансовий аудит.

Висновок

Номенклатура — це не просто технічний документ, а стратегічний інструмент впорядкування та управління інформацією у бізнесі. Вона допомагає уникати хаосу, мінімізує юридичні ризики, забезпечує ефективний контроль та спрощує ведення бухгалтерії й документообігу. Грамотно складена номенклатура — це запорука впевненого проходження перевірок, збереження корпоративної пам’яті та прозорості бізнес-процесів.

У сучасних українських реаліях автоматизація номенклатури є критично важливою, особливо для компаній, що працюють у сфері e-commerce, IT, логістики, будівництва чи освіти. Цифрові інструменти дозволяють значно зекономити час, уникнути помилок та зменшити витрати на адміністрування. Бізнес, який дбає про системність і порядок у документах, — це бізнес, який має фундамент для зростання, масштабування та довіри з боку партнерів, клієнтів і державних структур.

Часті питання (FAQ)

Що таке номенклатура простими словами?

Номенклатура — це впорядкований перелік назв документів, справ або товарів, який допомагає систематизувати всю інформацію в компанії. Вона забезпечує швидкий доступ до потрібних даних, мінімізує плутанину і допомагає уникнути помилок при роботі з паперовими або електронними матеріалами. Це як мапа для документації — усе на своїх місцях.

Для чого потрібна номенклатура справ на підприємстві?

Номенклатура справ дозволяє підприємству вести документацію чітко, організовано та відповідно до закону. Вона є основою для правильної архівації, звітності, проходження перевірок та захисту прав підприємства. Наявність номенклатури — це показник серйозного ставлення до ведення бізнесу та доказ того, що документообіг у компанії ведеться грамотно.

Чи обов’язково вести номенклатуру справ ФОПу?

Для фізичних осіб-підприємців обов’язковість ведення номенклатури законодавчо не закріплена, але це не означає, що вона зайва. Якщо підприємець працює з великою кількістю договорів, документів чи контрагентів, ведення навіть базової номенклатури значно полегшує щоденну роботу, упорядковує документи та дозволяє уникати проблем у разі перевірок або змін у діяльності.

Як правильно скласти номенклатуру справ?

Почати потрібно з аналізу всіх документів, які створює підприємство. Далі ці документи слід згрупувати за напрямами, присвоїти їм унікальні індекси, визначити строки зберігання згідно з нормативами та затвердити перелік внутрішнім наказом керівника. Важливо не просто скласти перелік, а зробити його структурованим, зрозумілим і таким, що реально працює в повсякденній діяльності.

Які документи найчастіше включають до номенклатури?

Найчастіше до номенклатури потрапляють накази по кадрах, договори з контрагентами, звіти до податкових органів, бухгалтерські документи, акти виконаних робіт, внутрішня кореспонденція, протоколи засідань та інші важливі документи. Повний перелік залежить від специфіки бізнесу, але ключове — не втратити жодного документа, який може мати правову або фінансову вагу.

Як часто потрібно оновлювати номенклатуру?

Оновлювати номенклатуру потрібно щонайменше раз на рік, зазвичай на початку року, до 20 січня. Також вона повинна переглядатися при суттєвих змінах у структурі компанії, появі нових напрямів діяльності або зміні вимог законодавства. Регулярне оновлення дозволяє тримати документообіг у актуальному стані й уникати помилок.

Чи існує єдиний шаблон номенклатури для всіх?

Єдиного шаблону не існує, оскільки кожне підприємство має свою унікальну структуру та напрям діяльності. Водночас для окремих галузей (медицина, освіта, держсектор) розроблено примірні або типові номенклатури, які можна адаптувати. Найкраще — створити власну, індивідуальну систему, яка максимально відображає внутрішню організацію документів у вашій компанії.

Яка відповідальність за відсутність номенклатури?

За відсутність або неналежне ведення номенклатури підприємство може отримати штраф під час перевірок з боку податкової або інших контролюючих органів. Крім фінансових санкцій, бізнес ризикує втратити важливі документи, не зможе довести правомірність своїх дій у суді або під час аудиту. Номенклатура — це ще й юридичний захист компанії.

Чи можна вести номенклатуру в Excel або Google Таблицях?

Так, ведення номенклатури в Excel або Google Таблицях є цілком прийнятним для малого й середнього бізнесу. Це простий і доступний спосіб організувати справи, якщо в компанії ще не запроваджено автоматизованих систем. Таблиці можна зручно структурувати, використовувати фільтри, шукати інформацію, а також обмежувати доступ до окремих файлів.

Як інтегрувати номенклатуру в хмарну ERP-систему?

У більшості сучасних українських ERP-систем, існують функціональні модулі для ведення номенклатури товарів, послуг та документів. Інтеграція починається з налаштування довідників, куди вносяться категорії та елементи номенклатури. Далі система дозволяє синхронізувати ці дані з усіма первинними документами — рахунками, актами, накладними — та автоматично формувати облікові й фінансові звіти. Для точності краще залучати фахівця або бізнес-аналітика, який допоможе адаптувати номенклатуру під потреби конкретного бізнесу.