Як правильно завіряти копії документів: зразок напису “Згідно з оригіналом”

Ви тримаєте в руках ідеально підготовлену копію документу. Підпис, печатка, напис “Згідно з оригіналом” — усе, як треба. Але… документ відхиляють. Чому? Виявляється, дрібні нюанси в оформленні мають колосальне значення. У цій статті ми розкриємо все, що потрібно знати, щоб ваші документи приймали з першого разу — без зайвих нервів і втрат.

Що означає “Згідно з оригіналом” у юридичному контексті

Ця фраза є письмовим підтвердженням, що копія документу повністю відповідає оригіналу. Вона має доказову силу в разі юридичних спорів, коли оригінал неможливо надати.

У яких випадках використовується

1. Подання документів до державних установ (ПФУ, ДПС, ЦНАП).
2. Банківське обслуговування (відкриття рахунків, кредитування).
3. Ведення кадрової документації (особові справи, накази).
4. Внутрішній документообіг підприємств (передача на підпис, контроль).
5. Участь у тендерах, грантах, міжнародних програмах.

Правове значення

Важливо: Фраза не дає копії статусу оригіналу, але підтверджує, що вона відповідає йому.

Нормативна база завірення копій документів

Для України ключовими нормативними актами, що регламентують правильне оформлення напису “Згідно з оригіналом”, є:

Основні документи

1. ДСТУ 4163:2020 — “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації”.
2. Наказ Мін’юсту №296/5 від 22.02.2012 — регламентує нотаріальні дії.
3. Закон України “Про нотаріат” — ст. 34: нотаріуси засвідчують вірність копій.

Ключові вимоги ДСТУ 4163:2020:

• Використання фрази “Згідно з оригіналом” (без лапок).
• Нижче: посада, підпис, ініціали та прізвище, дата.
• За потреби — печатка підприємства.

Приклад правильно оформленого напису

Згідно з оригіналом

Начальник відділу кадрів   ___________  І.В. Сидоренко

                                        28.05.2025

(печатка підприємства)

Ціни на нотаріальні послуги

Інсайди для бізнесу:

• У Prozorro часто вимагають завірені копії всіх сторінок статутних документів — готуйтесь заздалегідь.
• Під час перевірок ДПС часто виникає спір щодо печатки: хоч вона не обов’язкова, її наявність зменшує ризики.
• Не рекомендується використовувати скорочену форму “копія вірна” — вона не регламентована ДСТУ.

Хто має право засвідчувати копії документів

Завірення копій — це не просто рутинна дія, а юридична відповідальність. Від того, хто саме ставить підпис під написом “Згідно з оригіналом”, залежить прийнятність документа.

Хто має право завіряти

1. Посадові особи підприємства:
   • Керівник (директор, генеральний директор).
   • Заступники керівника.
   • Керівники відділів (кадрів, юридичного, бухгалтерії).
2. Нотаріуси:
   • Засвідчують офіційно копії з повною юридичною силою.
   • Вимагається для документів, які подаються за кордон, до суду або в державні органи, що цього вимагають.
3. Фізичні особи (обмежено):
   • Можуть завіряти власні документи, наприклад, для особистих потреб або неофіційного подання.

Правовий аналіз

Практичні рекомендації:

• Для внутрішніх потреб підприємства достатньо завірення керівником або головним бухгалтером.
• Якщо документ подається в державну установу — краще додати печатку.
• Для міжнародних документів — виключно нотаріальне завірення + апостиль/легалізація.

Структура напису “Згідно з оригіналом”: обов’язкові елементи

Правильне оформлення напису — це 50% юридичного успіху. Українське законодавство визначає чіткий формат, порушення якого може спричинити відмову в прийнятті документу.

Структурні елементи напису

1. Фраза “Згідно з оригіналом”.
2. Посада особи, що завіряє копію.
3. Підпис.
4. Ініціали та прізвище.
5. Дата завірення.
6. Печатка організації (за наявності).

Зразок формату:

Згідно з оригіналом

Юрисконсульт                    ____________  П.І. Петров

                                             29.05.2025

(М.П.)

Варіанти оформлення

Поради від експертів:

• Не скорочуйте посади (наприклад, “Нач. юр. від.”) — це знижує довіру.
• Завжди ставте дату — без неї завірення вважається недійсним.
• При багатосторінкових документах рекомендується вказувати кількість аркушів.

Зразки напису “Згідно з оригіналом” для різних ситуацій

У різних обставинах вимоги до напису можуть дещо відрізнятись, тому важливо знати варіанти формулювання.

Типові зразки напису

Для кадрової документації:

Згідно з оригіналом

Начальник відділу кадрів   ___________  О.М. Яковенко

                                        28.05.2025

(М.П.)

Для подання в банк:

Згідно з оригіналом

Головний бухгалтер          ___________  В.В. Козак

                                        28.05.2025

(М.П.)

Для тендерної документації (Prozorro):

Згідно з оригіналом. На 6 аркушах.

Директор ТОВ “Бета Груп”    ___________  І.Б. Степанюк

                                        29.05.2025

(М.П.)

Нотаріально засвідчена копія:

Згідно з оригіналом

Копія відповідає оригіналу, який пред’явлено. Завірено мною — приватним нотаріусом Київського міського нотаріального округу ____________  П.П. Дорошенко  

(номер посвідчувального напису, печатка нотаріуса, дата)

Поради:

• У Prozorro звертайте увагу на кількість аркушів — невідповідність навіть на 1 сторінку може дискваліфікувати учасника.
• Для перекладів краще окремо завіряти оригінал та переклад, а не лише переклад.
• У фінансовій документації важливо, щоб підписант мав офіційне підтвердження повноважень (довіреність, статут).

Особливості завірення багатосторінкових документів

Багатосторінкові документи — це виклик для юристів, бухгалтерів та тендерних менеджерів. Помилки в їх завіренні можуть призвести до скасування угоди або дискваліфікації в тендері.

Основні правила

1. Прошивання документа.
   • Всі сторінки мають бути пронумеровані вручну або друком.
   • Прошивка виконується ниткою, степлером або іншим способом, що унеможливлює підміну аркушів.
2. Наклейка “Прошито-пронумеровано”.
   • Обов’язкова для тендерів, нотаріальних копій, кадрових справ.

Виглядає так:
Прошито та пронумеровано на 12 (дванадцяти) аркушах.

Директор ___________ І.П. Коваленко

                  29.05.2025

(М.П.)

1. Напис “Згідно з оригіналом”.
   • Ставиться лише на останній сторінці.

Обов’язково зазначити кількість аркушів:

Згідно з оригіналом. На 12 аркушах.

Типові помилки

Практичні поради:

• Завжди залишайте копію прошитого документу в архіві компанії.
• Якщо у складі документів є копії сертифікатів, ліцензій — прошивайте їх окремо.
• Для Prozorro, завірення багатосторінкових документів — критичне для проходження кваліфікації.

Завірення копій документів фізичними особами

Часто фізичні особи — підприємці, громадяни, студенти — стикаються з потребою засвідчити копію документа без участі організації. У яких випадках це допустимо, і що враховувати?

Коли дозволено

• Подання копії паспорта, ІПН, диплома до ВНЗ чи банку.
• Оформлення документів для соціальних служб.
• Особисте подання в державні органи.

Як завіряти:

Згідно з оригіналом

(Підпис)       П.І.Б.

              29.05.2025

Печатка не потрібна, але краще додати копію паспорта для підтвердження особи.

Важливі нюанси

Інсайди:

• При поданні документів за кордон самостійне завірення не приймається.
• У багатьох сервісних центрах МВС вистачає підпису фізичної особи.
• Для спрощення верифікації в цифрових сервісах (Дія, Податковий кабінет) — краще користуватись КЕП (електронний підпис).

Нотаріальне засвідчення копій документів

Нотаріус — це гарантія юридичної сили завіреної копії. Саме цей варіант визнається судами, держорганами, іноземними структурами.

Коли потрібне нотаріальне завірення

1. Подання до суду
2. Реєстрація прав на нерухомість.
3. Оформлення спадщини.
4. Подача документів до іноземних установ.
5. Апостиль документів.

Процедура

1. Візит до нотаріуса з оригіналом та копією..
2. Нотаріус перевіряє відповідність та оформлює посвідчувальний напис..
3. Документ реєструється в нотаріальному реєстрі.

Вартість

Зразок нотаріального напису:

Копія відповідає пред’явленому оригіналу.

Засвідчено мною, приватним нотаріусом Київського міського нотаріального округу,

__________  І.О. Демченко

(номер реєстру, дата, печатка)

Практичні поради:

• Для документів на нерухомість та реєстраційних форм — нотаріальне завірення обов’язкове.
• Не плутайте нотаріально завірену копію з завіреною організацією — вони не взаємозамінні.
• Краще записуватись заздалегідь — в Києві та великих містах іноді черги на кілька днів.

Завірення перекладів документів

У багатьох сферах бізнесу та особистого життя виникає потреба у перекладі та завіренні документів. Йдеться про подачу документів до іноземних установ, участь у міжнародних тендерах або реєстрацію бізнесу за кордоном. Важливо не лише правильно перекласти документ, а й забезпечити його легітимність.

Хто має право засвідчувати переклади

1. Нотаріус:
   • Перевіряє повноваження перекладача.
   • Завіряє підпис перекладача, а не сам переклад.
2. Агентства перекладів:
   • Надають повний комплекс: переклад + нотаріальне завірення.
   • Перевага: працюють з підписаними перекладачами, чий підпис зареєстровано в нотаріуса.
3. Сертифіковані перекладачі:
   • Можуть самостійно засвідчити переклад, але лише у внутрішніх справах, не для іноземних органів.

Вимоги до оформлення

• Переклад має бути прикріплений до копії оригіналу.
• Усі аркуші прошиваються.
• Вказується: “Переклад з української/англійської/іншої мови, виконаний перекладачем (ПІБ)”.

Зразок нотаріального напису:

Підпис перекладача Іванова Ольги Іванівни, яка переклала цей документ з української на англійську мову, засвідчую.

Приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу  

_________________  С.П. Антоненко  

(дата, номер, печатка)

Середні ціни по Україні

Експертні рекомендації:

• Для подання документів до візових центрів завжди використовуйте нот. завірення.
• Пам’ятайте, що іноді потрібен апостиль на оригінал перед перекладом.
• Якщо документ використовується в держреєстрації за кордоном — нотаріальний переклад є обов’язковим.

Поширені помилки при завіренні копій документів

На практиці понад 60% відмов від прийняття документів в держустановах виникають через формальні помилки в оформленні копій. Більшість із них — технічні, але вони мають юридичні наслідки.

Типові помилки

1. Відсутність або неправильна фраза:
   • Неправильно: “Копія вірна”, “З оригіналом згідно”.
   • Правильно: “Згідно з оригіналом”.
2. Відсутність дати завірення:
   • Без дати завірення документ не чинний.
3. Невірна або відсутня посада особи, що засвідчує:
   • Посада повинна відповідати посадовій інструкції/штату.
4. Використання нечинної печатки:
   • Наприклад, печатка старої організації або ліквідованої фірми.
5. Відсутність зазначення кількості аркушів у багатосторінкових документах:
   • Пряма причина дискваліфікації в тендері.

Поради від практиків:

• Завжди створюйте чек-лист завірення документів перед подачею.
• Якщо документи подаються до податкової — зберігайте копію із відміткою про прийняття.
• Регулярно оновлюйте зразки документів відповідно до актуального ДСТУ.

Юридична сила завірених копій документів

Багато хто вважає, що завірена копія автоматично має таку ж силу, як оригінал. Але з юридичної точки зору це не завжди так.

Коли копія має юридичну силу

• Вона відповідно оформлена згідно з вимогами ДСТУ 4163:2020.
• Її завірено уповноваженою особою.
• Вона містить всі реквізити: дата, підпис, печатка (за наявності).
• Якщо потрібно — завірено нотаріусом.

Коли не має сили

• Відсутня фраза “Згідно з оригіналом”.
• Підпис не розбірливий або немає розшифрування.
• Відсутня дата.
• Завірено особою без повноважень.
• Використано чорно-білу копію з нечітким оригіналом.

Практичні рекомендації:

• Для важливих документів (установчі, довіреності) — краще завіряти нотаріально.
• Для внутрішнього обігу або подачі в ЦНАП вистачить звичайного завірення посадовою особою.
• В електронному документообігу юридичну силу має кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Висновок

Завірення копій документів із написом “Згідно з оригіналом” — це не просто формальність, а важливий елемент юридичного документообігу, від якого залежить правомірність подання паперів до державних органів, банків, у тендери чи до партнерів. Правильно оформлений напис, наявність підпису уповноваженої особи, дати та печатки (за потреби) — все це суттєво знижує ризики відмов, судових спорів і фінансових втрат для бізнесу. Особливо це актуально в Україні, де державні процедури регламентовані й контролюються дуже чітко.

Підприємцям, бухгалтерам, юристам і всім, хто працює з офіційними документами, варто створити у своїй організації внутрішній стандарт завірення копій на базі ДСТУ 4163:2020. Не менш важливо знати, коли потрібно звертатися до нотаріуса, а коли достатньо підпису директора. Завдяки дотриманню нормативів та уважності до деталей, навіть така дрібниця, як правильний напис “Згідно з оригіналом”, може захистити бізнес від неприємностей і втрати довіри з боку партнерів і держави.

Часті питання (FAQ)

Чи обов’язково ставити печатку при завіренні копії документа?
Печатка не є обов’язковою згідно з чинним законодавством, але її наявність підвищує довіру до документа. Особливо в тендерах, банках і при поданні до держустанов рекомендується її ставити для зменшення ризику відмови.

Чи має силу копія без фрази “Згідно з оригіналом”?
Ні. Без чітко вказаної фрази “Згідно з оригіналом” документ не вважається офіційно завіреною копією. Інші варіанти (“копія вірна”, “з оригіналом згідно”) є некоректними згідно з ДСТУ 4163:2020.

Хто має право завіряти копії документів в компанії?
Будь-яка уповноважена посадова особа — зазвичай це директор, головний бухгалтер, юрисконсульт або керівник відповідного відділу. Повноваження повинні бути підтверджені штатним розписом або наказом.

Чи можна самостійно завірити копію паспорта або диплому?
Так, фізична особа може самостійно завірити свої документи для неофіційного використання, подання до банку, ВНЗ тощо. Але для подання до суду, нотаріуса чи за кордон необхідне нотаріальне завірення.

Чи можна завіряти копії документів у форматі PDF або електронному вигляді?
Так, в Україні дозволено використовувати електронні копії з КЕП (кваліфікованим електронним підписом). Такі документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові з мокрою печаткою.

Чи потрібно завіряти кожну сторінку багатосторінкового документа?
Ні. Завіряється лише остання сторінка, але при цьому всі сторінки мають бути пронумеровані, прошиті, а у написі зазначається кількість аркушів (наприклад: “На 12 аркушах”).

Яка різниця між копією, завіреною директором, і нотаріальною копією?
Копія, завірена директором, має силу внутрішнього або обмеженого обігу (в межах компанії, при поданні до ЦНАП). Нотаріальна копія — офіційна юридична копія, яка приймається у судах, за кордоном, у держреєстрах.

Скільки часу чинна завірена копія документа?
Універсального терміну немає. Для тендерів та податкових органів часто приймаються копії, завірені не раніше ніж за 30–90 днів до подання. Краще завжди оновлювати копії перед подачею, якщо точна дата не регламентована.

Чи обов’язково вказувати посаду особи, яка завіряє копію?
Так, посада — обов’язковий реквізит. Її відсутність може зробити копію юридично нікчемною, оскільки неможливо підтвердити повноваження особи, що підписала документ.

Чи приймаються копії, завірені українським нотаріусом за кордоном?
Для використання документів за межами України потрібно:

• Завірити копію нотаріально
• Отримати апостиль або пройти консульську легалізацію
  Лише після цього документ визнається дійсним у більшості країн.