Як написати заяву без збереження зарплати

У житті кожного працівника настає момент, коли потрібно взяти паузу. Але що робити, якщо оплачувана відпустка вже використана або обставини не дозволяють чекати? Відпустка без збереження заробітної плати — не просто формальність, а потужний інструмент для збереження стабільності і на роботі, і в житті. Давайте розберемося, як правильно її оформити, щоб уникнути штрафів, конфліктів і втрати трудового стажу.

Що таке відпустка без збереження заробітної плати?

Визначення та правові підстави

Відпустка без збереження заробітної плати — це період, коли працівник тимчасово звільняється від виконання трудових обов’язків, але не отримує заробітної плати. Такий вид відпустки не є оплачуваним, проте він передбачений трудовим законодавством України і може бути наданий за погодженням сторін або в обов’язковому порядку за певних умов.

Юридична база

Види відпусток без збереження зарплати:

1. Обов’язкова — роботодавець зобов’язаний надати (наприклад, учасникам бойових дій).
2. За згодою сторін — надається за письмовим зверненням працівника, якщо роботодавець не заперечує.

Коли варто використовувати цей тип відпустки

• Виїзд за кордон з сімейних обставин.
• Догляд за хворим родичем.
• Навчання, не пов’язане з основним місцем праці.
• Особисті справи, які не потребують збереження заробітної плати.

Інсайт для бізнесу: така відпустка може бути використана для оптимізації витрат на фонд оплати праці в умовах тимчасового зменшення виробничих обсягів.

Коли працівник має право на відпустку без збереження зарплати?

Обов’язкові випадки надання відпустки

За законом, є ряд категорій працівників, яким роботодавець не має права відмовити у наданні відпустки без збереження заробітної плати. Це передбачено ст. 25 Закону України «Про відпустки».

Хто має гарантоване право:

• Учасники бойових дій — до 14 календарних днів на рік.
• Пенсіонери за віком — до 30 днів на рік.
• Інваліди III групи — до 60 днів.
• Особи, які навчаються заочно — на час сесії.
• Сім’я мобілізованих працівників — до 90 днів.

Важливо для HR: відмова у наданні такої відпустки може стати підставою для адміністративної відповідальності роботодавця.

Випадки за згодою сторін

Це найпоширеніша форма відпустки без збереження зарплати в реальному бізнесі. Тут ініціатива зазвичай походить від працівника, а рішення приймається керівником або HR-службою.

Типові причини:

• подорож;
• необхідність вирішення сімейних справ;
• відсутність замовлень (на виробництві чи у сфері послуг);
• тимчасове припинення проєкту.

Рекомендації роботодавцям:

• Установіть внутрішній регламент: хто погоджує, коли, як фіксується.
• Фіксуйте всі заяви письмово, з обов’язковою датою та підписом.

Максимальна тривалість відпустки без збереження зарплати

Загальні обмеження

Відповідно до ст. 26 Закону України «Про відпустки», максимальна тривалість такої відпустки не може перевищувати 15 календарних днів на рік — якщо йдеться про відпустку «за сімейними обставинами та з інших причин» (за згодою сторін).

Порівняння

Особливості під час воєнного стану

Під час дії воєнного стану з’явилися додаткові норми:

• Закон № 2136-IX дозволяє роботодавцю відмовити у наданні будь-якої відпустки, якщо працівник залучений до критичної інфраструктури.
• Водночас працівники мають право подавати заяви на відпустку без збереження зарплати на тривалий термін — до 90 днів (за наявності обґрунтованих причин).

Що варто враховувати бізнесу:

• Під час війни бізнес має підвищену гнучкість, але важливо документувати кожне рішення.
• Рекомендується вести електронний архів заяв для пришвидшення перевірок Держпраці.

Процедура оформлення відпустки без збереження зарплати

Порядок подання заяви

Заява на відпустку без збереження заробітної плати подається в письмовій формі. Це — офіційний документ, що фіксує бажання працівника тимчасово припинити виконання обов’язків без оплати. Роботодавець повинен надати відповідь — письмову або наказом.

Ключові етапи оформлення:

1. Працівник пише заяву на ім’я керівника підприємства.
2. Заяву погоджує керівник підрозділу або HR-фахівець.
3. Керівник підприємства (директор) видає наказ.
4. Наказ реєструється в журналі обліку.
5. Копія наказу передається до бухгалтерії.

Вимоги до заяви:

• Обов’язкова дата та підпис працівника.
• Чітко вказати період (дата початку та кінця).
• Причину відпустки (не обов’язково у випадках за згодою).

Зразок заяви:

Директору ТОВ «Світанок»

Іванову О.П.

від менеджера

Сидоренка Івана Петровича

ЗАЯВА

Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати з 10.06.2025 по 24.06.2025 у зв’язку з сімейними обставинами.

01.06.2025   Сидоренко І.П.

Рекомендація для підприємців: автоматизуйте документообіг — налаштуйте внутрішню CRM-систему або Excel-таблиці для обліку таких заяв. Це мінімізує помилки та пришвидшує перевірки.

Видача наказу роботодавцем

Після погодження заяви, керівник підприємства має видати наказ про надання відпустки без збереження зарплати. Він підписується одноособово або після узгодження з кадровиком/юристом.

Структура наказу:

• Назва підприємства.
• Дата, номер.
• Прізвище працівника.
• Посада.
• Підстава (заява).
• Період відпустки.

Зразок наказу:

НАКАЗ

№ 57/ОД

від 01.06.2025

Про надання відпустки без збереження заробітної плати

НАДАТИ: менеджеру Сидоренку Івану Петровичу відпустку без збереження заробітної плати на період з 10.06.2025 по 24.06.2025 включно у зв’язку з сімейними обставинами.

Директор ТОВ «Світанок» ________ О.П. Іванов

Особливості оформлення відпустки для внутрішньо переміщених осіб

Необхідні документи

Після початку війни в Україні у 2022 році багато громадян стали внутрішньо переміщеними особами (ВПО). Для таких працівників оформлення відпустки без збереження зарплати може стати інструментом збереження трудових прав, якщо вони фізично не можуть виконувати обов’язки.

Обов’язково потрібно надати:

• копію довідки ВПО;
• заяву про відпустку без збереження ЗП;
• за необхідності — підтвердження неможливості працювати дистанційно.

Факт: більшість підприємств у минулих роках автоматизували облік таких заяв через Google-форму або корпоративну пошту — це дозволяє швидше реагувати.

Тривалість та умови надання

Для ВПО не встановлено окремих обмежень тривалості, проте роботодавці часто надають до 90 днів такої відпустки за наявності належних документів. Це має бути прописано в колективному договорі або наказом керівника.

Оптимальні підходи для бізнесу:

• Надавати короткострокову відпустку (до 30 днів) з правом продовження.
• Забезпечити дистанційні формати роботи — це зменшить потребу в неоплачуваних відпустках.
• Прописати у кадровій політиці інструкції для ВПО — це мінімізує ризики трудових спорів.

Відпустка без збереження зарплати під час карантину

Правові підстави

Період карантину, пов’язаний із COVID-19 або іншими надзвичайними санітарними обставинами, передбачає гнучке регулювання трудових відносин. Законодавство України дозволяє роботодавцю та працівнику домовлятися про відпустку без збереження заробітної плати, якщо працівник не може виконувати обов’язки, а роботодавець не має змоги забезпечити роботою.

Нормативне підґрунтя:

• Закон України «Про захист населення від інфекційних хвороб».
• Постанови Кабміну щодо режимів карантину.
• Закон № 530-IX про зміни до законодавства у зв’язку з COVID-19.

Роботодавець має право:

• Запропонувати працівнику оформити заяву на відпустку без збереження ЗП (не змушувати!).
• Перевести працівника на дистанційну форму.
• Ввести простій — із оплатою не менше 2/3 тарифної ставки.

Важливо для бізнесу: з примусовою неоплачуваною відпусткою потрібно бути вкрай обережним — це потенційне порушення трудового законодавства і підстава для штрафу до 223 000 грн.

Особливості оформлення

1. Тільки за письмовою згодою працівника.
2. Документальне оформлення — як звичайна заява на відпустку без ЗП.
3. Максимальний строк не визначено, однак доцільно оформлювати поетапно — по 14 або 30 днів з продовженням.

Практика: у період карантину багато підприємств гнучко поєднували дистанційну роботу з періодами неоплачуваних відпусток, щоби не втратити кадри.

Вплив відпустки без збереження зарплати на трудовий стаж та виплати

Врахування у стажі

Відпустка без збереження заробітної плати має важливе значення для трудового стажу, особливо для пенсійних нарахувань.

За загальним правилом:

• Відпустка без збереження ЗП не зараховується до стажу, що дає право на щорічну відпустку.
• Не включається до страхового стажу, якщо не здійснюється сплата ЄСВ.

Рекомендація бізнесу: попереджайте працівників про ці нюанси в письмовій формі — це зменшить претензії у майбутньому.

Вплив на розрахунок відпускних, лікарняних та інших виплат

Час, проведений у відпустці без збереження ЗП, виключається з розрахункового періоду при нарахуванні:

• щорічної відпустки;
• декретних;
• лікарняних;
• компенсацій при звільненні.

Формула розрахунку середньої зарплати:

Середньоденна ЗП = Сума зарплати за 12 міс. / (Кількість календарних днів – дні без збереження ЗП)

Інсайт: чим більше днів неоплачуваної відпустки — тим менше сума лікарняних або декретних. Цей момент часто ігнорується працівниками, що призводить до конфліктів.

Рекомендації щодо оформлення заяви

Структура та зміст заяви

Добре оформлена заява — це запорука юридичної чистоти ситуації. Необхідно дотримуватись базових вимог:

Елементи, які обов’язково мають бути в заяві:

• Назва підприємства та ПІБ керівника.
• ПІБ працівника та посада.
• Слово «Заява» — посередині.
• Чітке формулювання прохання.
• Термін відпустки (дати).
• Причина (опціонально, залежить від виду).
• Дата складання та підпис.

Приклад формулювання: «Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати з 05.07.2025 по 19.07.2025 за сімейними обставинами.»

Поширені помилки та як їх уникнути

1. Ні: Невказаний період відпустки.
   Так: Завжди зазначайте дату початку та кінця.
2. Ні: Відсутній підпис або дата.
   Так: Без підпису заява не є чинною.
3. Ні: Формулювання «на невизначений термін».
   Так: Недопустимо — відпустка повинна мати чіткі межі.

Рекомендація: запровадьте типову форму заяви у внутрішній документації компанії — це стандартизує процес і спростить аудит.

Відпустка без збереження зарплати та звільнення

Порядок оформлення

Якщо працівник вирішує звільнитися, перебуваючи у відпустці без збереження заробітної плати, це не є порушенням. Навпаки, такий сценарій часто використовується як лояльний спосіб виходу з компанії без необхідності відпрацьовувати два тижні.

Юридичне підґрунтя:

• Ст. 38 КЗпП України: працівник має право розірвати трудовий договір, письмово попередивши про це за два тижні.
• Перебування у відпустці без збереження заробітної плати не зупиняє відлік цього строку.

Алгоритм дій працівника:

1. Подати заяву на звільнення із зазначенням дати.
2. Якщо потрібно — подати заяву на відпустку без ЗП з накладенням строків.
3. Отримати наказ про звільнення у встановлену дату.

Важливо: трудовий договір вважається припиненим в останній день відпустки, якщо дата звільнення припадає на її завершення.

Правові наслідки

• Усі виплати при звільненні (зарплата, компенсація за невикористані дні відпустки) мають бути здійснені в останній робочий день (тобто день закінчення відпустки).
• Якщо працівник не повертається з відпустки і не виходить на зв’язок — звільнити його за прогул не можна, потрібно чекати завершення строку.

Рекомендація для підприємців: попередньо погоджуйте письмово графік завершення співпраці під час неоплачуваної відпустки — це мінімізує спірні ситуації з датою розрахунку.

Висновок

Відпустка без збереження заробітної плати — це інструмент гнучкого управління трудовими відносинами, який може бути корисним як для працівника, так і для роботодавця. Вона дозволяє людині вирішити особисті або сімейні справи без розірвання трудових відносин, а бізнесу — тимчасово оптимізувати витрати у кризовий період. Водночас важливо розуміти юридичні межі її застосування, особливо в періоди дії воєнного стану чи карантину, коли правила можуть бути частково змінені або розширені.

Для підприємців та HR-фахівців критично важливо забезпечити правильну документацію таких відпусток: фіксувати заяви, дотримуватись строків, уникати порушень у частині оподаткування та трудового стажу. Працівникам варто розуміти наслідки таких періодів для страхового та пенсійного стажу, щоб не стикнутись із неочікуваними мінусами у майбутньому. Чітке дотримання правил та прозора комунікація між сторонами — ключ до уникнення конфліктів та збереження здорового клімату в колективі.

Часті питання (FAQ)

Чи можна оформити відпустку без збереження зарплати на один день?

Так, можна. Закон не встановлює мінімального строку такої відпустки. Ви маєте право звернутись до роботодавця навіть із проханням надати один день відпустки без збереження заробітної плати. Але обов’язковою умовою є письмова заява та згода керівника (якщо мова йде не про обов’язкову категорію).

Чи має право роботодавець відмовити у такій відпустці?

Так, у випадках, коли відпустка надається за згодою сторін. Але якщо працівник належить до категорій, яким відпустка гарантована (наприклад, пенсіонер, учасник бойових дій), відмовити не можна — це буде порушенням закону.

Скільки разів на рік можна брати відпустку без збереження заробітної плати?

Обмежень по кількості разів немає. Закон визначає лише загальну тривалість — 15 календарних днів на рік (за згодою сторін). Якщо ж ви належите до пільгової категорії, тривалість визначається окремо.

Чи враховується така відпустка у трудовий і страховий стаж?

Ні. Період відпустки без збереження заробітної плати не входить до трудового або страхового стажу, якщо не проводиться сплата ЄСВ. Це може вплинути на розмір пенсії та інші соціальні виплати.

Чи можна комбінувати оплачувану відпустку з неоплачуваною?

Так. Працівник має право після завершення оплачуваної щорічної відпустки подати заяву на відпустку без збереження зарплати. Важливо, щоб ці відпустки оформлювались окремими наказами.

Чи зберігається за працівником робоче місце?

Так, робоче місце зберігається, адже трудовий договір не припиняється. Але на цей час працівник не виконує обов’язків і не отримує заробітної плати.

Чи можна брати таку відпустку під час випробувального терміну?

Можна, але з погодженням керівництва. При цьому строк випробування подовжується на кількість днів відпустки, що може вплинути на оцінку результатів випробування.

Як впливає відпустка без збереження зарплати на лікарняні?

Цей період виключається з розрахунку середньої заробітної плати, тому лікарняні можуть бути нижчими, якщо за розрахунковий період була тривала неоплачувана відпустка.

Чи можна змусити працівника взяти таку відпустку?

Ні. Відпустка без збереження зарплати надається виключно за ініціативою або згодою працівника. Примусове оформлення — це порушення трудового законодавства.

Як оформити відпустку без збереження ЗП у період воєнного стану?

Заява оформлюється стандартно, але можливий довший термін — до 90 днів, якщо є поважні причини (переміщення, небезпека тощо). У деяких випадках роботодавець має право не погодити її, якщо працівник задіяний у критичній інфраструктурі.