Довідки – їхні види та правила оформлення

Чи замислювались ви, скільки рішень у житті залежить від звичайної довідки? Кредит, тендер, оформлення субсидії чи співпраця з державою — усе це починається з одного аркуша. І хоч це лише документ, неправильне його оформлення може коштувати вам грошей, часу і навіть репутації. Читайте далі, як уникнути проблем і зробити довідку інструментом успіху, а не головним болем.

Значення довідок у діловодстві

У сфері українського діловодства довідки є незамінним інструментом документального підтвердження фактів. Вони використовуються в якості доказу в юридичних питаннях, підтвердження інформації для контролюючих органів, податкової звітності, внутрішнього контролю, HR-процесів та фінансової звітності. Для підприємців довідки — це місток між внутрішнім документообігом і зовнішньою взаємодією з державою.

Приклади ситуацій, де довідки обов’язкові

• Реєстрація ФОП або ТОВ (довідка про несудимість, відсутність заборгованості перед податковою).
• Подача на тендери (довідка про наявність матеріально-технічної бази).
• Отримання банківського кредиту (довідка про доходи чи фінансовий стан підприємства).

Переваги використання правильно оформлених довідок:

• Зменшення ризику відмови у держпослугах.
• Швидкість проходження перевірок.
• Репутаційна перевага перед партнерами.

Загальне поняття довідки

Визначення довідки як документа

Довідка — це офіційний документ, який підтверджує наявність певного факту, події чи стану справ. Видається установами, підприємствами, органами влади або посадовими особами для подальшого використання.

Ключові ознаки довідки:

• Видається на підставі даних, що містяться в організації.
• Має встановлену структуру та реквізити.
• Часто є додатком або підтвердженням до іншого процесу (заяви, реєстрації, перевірки).

Відмінності довідки від інших документів:

Основні функції та призначення довідок

Для підприємця довідка може виконувати одразу кілька функцій:

• Юридична – використовується для подання в суди, нотаріусів, державні органи.
• Фінансова – підтвердження доходів, витрат, наявності активів.
• Організаційна – використовується у внутрішньому документообігу компанії.
• Аналітична – як база для складання звітності або прийняття управлінських рішень.

5 ситуацій, де підприємцю необхідна довідка:

1. Подання на компенсацію за працевлаштування ВПО – довідка про працевлаштування.
2. Отримання державного гранту – довідка про відсутність податкового боргу.
3. Оренда офісу – довідка про державну реєстрацію ФОП або ТОВ.
4. Підписання контракту – довідка про відсутність судимості (особливо в міжнародних проєктах).
5. Подання на програму «єРобота» – набір довідок (КВЕД, розрахунок витрат тощо).

Класифікація довідок

За характером: службові та особисті

• Службові – оформлюються від імені підприємства чи організації. Вони засвідчують інформацію, яка стосується діяльності юридичної особи.
• Особисті – видаються фізичним особам (з місця роботи, навчання, податкові тощо).

Важливо: Підприємці мають право видавати службові довідки самостійно, якщо зареєстровані як юридичні особи або ФОП.

За напрямком: внутрішні та зовнішні

• Внутрішні довідки – використовуються всередині компанії: кадровий облік, службові записки.
• Зовнішні довідки – призначені для подання до зовнішніх органів: державні служби, банки, контрагенти.

За змістом: інформаційні, аналітичні, фінансові тощо

Службові довідки

Визначення та призначення

Службова довідка — це документ, який створюється юридичною особою або державним органом з метою підтвердження певної інформації для внутрішнього або зовнішнього використання. У бізнесі такі довідки оформлюються часто — для податкової, банків, контрагентів, тендерів.

Основні призначення службових довідок:

• Підтвердження обсягів виконаних робіт.
• Надання інформації про кадровий склад або оплату праці.
• Засвідчення наявності ліцензій, дозволів, технічної бази.
• Інформування контролюючих органів.

Внутрішні службові довідки

Такі довідки оформлюються для використання в межах організації. Вони застосовуються для контролю, аналітики та кадрових процедур.

Типові приклади:

• Довідка з бухгалтерії про оплату праці.
• Довідка з відділу кадрів про кількість відпусток.
• Відомості про наявність обладнання або матеріалів.

Елементи, які мають бути присутні:

• Назва організації.
• ПІБ особи, кому довідка видається.
• Дата, підпис, штамп.
• Текст із зазначенням мети та змісту.

Зовнішні службові довідки

Ці довідки призначені для подання до сторонніх організацій — банків, держструктур, партнерів. Вони мають бути оформлені максимально точно та відповідно до стандартів.

Найпоширеніші ситуації:

1. Подання документів на грант — довідка про річний обіг.
2. Вихід на міжнародні ринки — довідка про працівників, структуру компанії.
3. Верифікація в системах Prozorro — довідка про досвід виконання договорів.

Порада: Щоб пришвидшити процес, зберігайте шаблони типових зовнішніх довідок у CRM-системі або Google Docs із можливістю швидкого редагування.

Особливості оформлення та підписання

Для зовнішніх довідок важливе дотримання таких вимог:

• Форма документа: обов’язковий бланк підприємства з реквізитами.
• Офіційний стиль: уникайте розмовної лексики.
• Підпис керівника: довідка без підпису не має юридичної сили.
• Печатка (за наявності): для більшості випадків потрібна.

Шаблон службової довідки:

ТОВ «БІЗНЕС-КОМПАНІЯ»

ЄДРПОУ 12345678, м. Київ, вул. Вишнева, 12

Тел.: +38 (044) 123-45-67

ДОВІДКА

Цим підтверджується, що працівник Іванов Іван Іванович працює в ТОВ «БІЗНЕС-КОМПАНІЯ» з 10.03.2021 р. на посаді менеджера з продажу. Середня заробітна плата за останні три місяці становить 23 500 грн.

Довідка видана для подання до банківської установи.

15 травня 2025 року

Директор: ___________ /Петренко С.М./

М.П.

Особисті (біографічні) довідки

Визначення та призначення

Особисті довідки — документи, які видаються фізичним особам підприємствами, навчальними закладами, органами влади. Їх функція — підтвердити певні факти про особу: місце роботи, заробіток, склад родини, навчання тощо.

Основне призначення:

• Оформлення субсидій.
• Подача документів на візу або гранти.
• Подання у суд або інші органи.
• Оформлення кредитів.

Види особистих довідок

Найпоширеніші особисті довідки в Україні

Вартість оформлення:

• Безкоштовно — з місця роботи, навчання.
• 180–250 грн — довідка про несудимість через онлайн-сервіси.
• До 400 грн — термінове оформлення (1 день).

Особливості оформлення та підписання

• Мова оформлення: українська (згідно з законом «Про державну мову»).
• Термін дії: 30 днів — стандартний термін, якщо не вказано інше.
• Підпис керівника та бухгалтера: обов’язкові, якщо вказані фінансові дані.
• Штамп/печатка: для офіційного подання — бажано мати.

Поради для підприємців:

• Якщо підприємець видає довідку собі (як ФОП) — достатньо електронного підпису через Дія чи M.E.Doc.
• Зберігайте копії всіх виданих довідок у електронному архіві — це убезпечить від можливих непорозумінь з держорганами.

Основні реквізити довідки

Обов’язкові реквізити згідно з ДСТУ 4163:2020

В Україні набув чинності новий стандарт ДСТУ 4163:2020, що встановлює правила оформлення організаційно-розпорядчих документів, включно з довідками. Його дотримання є обов’язковим для юридичних осіб державного та приватного сектору.

Обов’язкові реквізити довідки:

1. Назва установи (автор документа) — повна юридична назва підприємства чи органу.
2. Ідентифікатори — код ЄДРПОУ, контактні дані, місцезнаходження.
3. Назва документа — “Довідка”, посередині рядка великими літерами.
4. Дата складання — у форматі дд.мм.рррр.
5. Реєстраційний номер документа — у внутрішній системі діловодства.
6. Текст довідки — короткий, лаконічний виклад суті документа.
7. Підпис відповідальної особи — керівник або уповноважений представник.
8. Печатка (якщо застосовується) — особливо у довідках для подання в держоргани.
9. Місце складання документа — місто або населений пункт.

Зразок оформлення дати:

15 травня 2025 р.

Порада: Дотримання реквізитів за стандартом є обов’язковим для підприємств, які подають документи у державні структури — інакше їх просто не приймуть.

Додаткові реквізити за потреби

У деяких випадках додаються реквізити, які не є обов’язковими, але можуть бути потрібні для конкретних установ:

• Інформація про мету подання довідки (наприклад: “для подання у банк”).
• Посилання на законодавство або внутрішні акти.
• Підписи кількох посадових осіб (наприклад, керівника та бухгалтера).
• Наявність серійного номера довідки — зручно для обліку та контролю.

Розташування та оформлення реквізитів

Реквізити мають чітку структуру розташування. Дотримання цього порядку — показник професіоналізму та юридичної грамотності компанії.

Схема розташування

Вимоги до оформлення довідок

Вимоги до мови та стилю викладу

В Україні, згідно з законом «Про забезпечення функціонування української мови як державної», всі офіційні документи мають складатися українською мовою. Винятки допускаються лише для перекладу на запит іноземних партнерів.

Стиль довідки:

• Офіційно-діловий.
• Без емоційної лексики.
• З чіткими формулюваннями.
• Мінімум юридичних «водних» фраз.

Типові формулювання:

• “Цим підтверджується, що…”
• “Довідка видана для подання у…”
• “На підставі заяви працівника…”

Вимоги до формату та бланків

Формат довідки зазвичай — А4 (210х297 мм). Видається або на бланку підприємства, або на чистому аркуші з зазначенням усіх реквізитів.

Шаблон оформлення:

• Шрифт: Times New Roman, 12–14 пт.
• Інтервал: 1,15 або 1,5.
• Вирівнювання: по ширині або зліва.
• Поля: стандартні — 2 см з усіх боків.

Електронна форма довідок: з розвитком технологій усе більше підприємств переходить на електронний документообіг з накладанням КЕП (кваліфікований електронний підпис).

Вимоги до підписів та печаток

Хоча печатка вже не є обов’язковою для більшості ТОВ (відповідно до Закону «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю»), для довідок, які подаються до державних установ, банки або іноземні представництва — вона рекомендується.

Підпис:

• Виконується керівником або уповноваженою особою.
• Повинен супроводжуватись ініціалами, посадою та розшифруванням.

Приклад оформлення підпису:

Директор ТОВ “Альфа Плюс”       ___________     /І.І. Іваненко/

Порядок складання довідок

Етапи підготовки довідки

Процес створення довідки включає декілька логічних етапів:

1. Запит на довідку — усний або письмовий від працівника/підприємства.
2. Перевірка інформації — бухгалтерія, відділ кадрів або інші відповідальні особи перевіряють факти.
3. Підготовка тексту — на основі шаблону або вручну.
4. Перевірка та погодження — часто перед підписом перевіряє керівник.
5. Підпис та печатка — обов’язкові для зовнішнього використання.
6. Видача довідки — в паперовій або електронній формі.
7. Архівація копії — для контролю та перевірок.

Відповідальні особи за складання та підписання

У структурі середнього бізнесу відповідальність за видачу довідок покладається на:

• HR-відділ — довідки про працю, зайнятість/
• Бухгалтерія — фінансові довідки/
• Секретаріат/діловодство — загальні службові довідки/
• Директор — підтверджує своїм підписом ключові документи.

Термін дії довідки та її реєстрація

Термін дії довідки залежить від типу.

Реєстрація довідок:

• Ведеться в журналі реєстрації вхідної/вихідної кореспонденції.
• В електронному документообігу — через системи M.E.Doc, Вчасно.

Особливості оформлення довідок за ДСТУ 4163:2020

Основні положення стандарту

ДСТУ 4163:2020 — це чинний національний стандарт України, що регламентує оформлення документів в організаціях. Він замінив застарілий стандарт 2003 року та значно оновив підходи до діловодства, у тому числі — до оформлення довідок.

Ключові новації ДСТУ 4163:2020:

• Впровадження єдиної структури реквізитів.
• Актуалізація шрифтів та форматування (шрифт Arial, 14 pt — рекомендовано).
• Вимога до чіткого розміщення інформації.
• Розмежування реквізитів для внутрішніх і зовнішніх документів.
• Дозвіл на використання електронних підписів при дотриманні норм КЕП.

Важливо: дотримання стандарту — обов’язкова вимога для підприємств, які співпрацюють з державними органами або беруть участь у тендерах.

Зміни та нововведення у вимогах до довідок

Новий стандарт передбачає низку конкретних змін, що впливають на оформлення довідок:

• Поле “Вихідний номер” тепер розташовується чітко під датою документа.
• Нумерація сторінок передбачається навіть у довідках, якщо обсяг перевищує одну сторінку.
• Шапка документа повинна містити не лише назву компанії, але й її реквізити: код ЄДРПОУ, адресу, контактні дані.
• Формулювання тексту має бути максимально конкретним, із вказанням мети видачі довідки.
• Обов’язкове розміщення підпису та прізвища розбірливо: без ініціалів — лише ПІБ повністю.

Приклад оновленого розміщення реквізитів

Приклади оформлення згідно з новим стандартом

Шаблон внутрішньої довідки (за ДСТУ 4163:2020):

ТОВ “УКРІНФОСЕРВІС”

Код ЄДРПОУ 43210987

м. Київ, вул. Антоновича, 45

тел. (044) 345-67-89, e-mail: office@ukrinfo.com

№ 231/05-25 від 15.05.2025

ДОВІДКА

Цим підтверджується, що Гнатюк Ігор Олександрович працює в ТОВ “УКРІНФОСЕРВІС” на посаді провідного інженера з 01.09.2022 року. Середня заробітна плата за останні три місяці становить 26 800 грн.

Довідка видана для подання до банківської установи.

Директор ____________ /Бондаренко Н.І./М.П.

Типові помилки при оформленні довідок

Неправильне заповнення реквізитів

Часто навіть досвідчені працівники допускають помилки у базових елементах довідки, що може призвести до її неприйняття:

• Відсутність дати або номера документа.
• Помилки у написанні ПІБ.
• Невірна назва організації (наприклад, без лапок або не згідно з ЄДРПОУ).
• Відсутність контактних даних компанії.
• Вказання неактуальної інформації.

Відсутність обов’язкових підписів або печаток

В умовах діджиталізації багато хто нехтує підписами або печатками, проте:

• Підпис — обов’язковий: документ без нього — недійсний.
• Печатка — бажана при поданні до банків, судів, іноземних організацій.
• В електронних документах обов’язкове застосування КЕП, що підтверджує юридичну силу.

Помилка: Надрукувати довідку без підпису та лише з текстом — часта причина повернення документа.

Невідповідність змісту довідки її призначенню

Інша поширена помилка — невідповідність даних, зазначених у довідці, меті її подання.

Приклад помилок:

• У довідці вказана загальна інформація про компанію, а потрібна — про конкретного працівника.
• Відсутність вказівки про мету подання.
• Невірно зазначений період чи сума доходу.

Порада: Завжди дізнавайтеся точні вимоги до довідки у тієї організації, куди її подаєте (банк, держструктура, партнер).

Відмова у видачі довідки

Підстави для відмови у видачі довідки

Хоча довідка — це право працівника або підприємця, є ситуації, коли в її видачі можуть законно відмовити:

• Відсутність у запиті необхідної інформації (наприклад, не зазначена мета).
• Відсутність документів, що підтверджують факт, який має бути зазначено у довідці.
• Невідповідність внутрішнім правилам документообігу.
• Підозра на фальсифікацію або несанкціоноване використання.

Правила оформлення відмови

У разі відмови підприємство чи організація зобов’язане надати письмову відповідь, в якій вказано:

1. Причину відмови.
2. Нормативне обґрунтування (посилання на закон, положення або внутрішній акт).
3. Підпис уповноваженої особи
4. Дату відповіді.

Шаблон формулювання:

На підставі п. 2.3 Положення про документообіг ТОВ “Альфа Груп”, повідомляємо, що надання довідки неможливе у зв’язку з відсутністю підтверджуючих документів щодо зазначених даних.

Права особи у разі відмови

У разі необґрунтованої відмови особа має право:

• Подати письмову скаргу до керівника організації.
• Звернутись до Трудової інспекції (якщо мова про довідку з місця роботи).
• Подати судовий позов на підставі порушення прав (особливо, якщо відмова у видачі довідки порушує соціальні чи майнові права).

Висновок

Довідки є невід’ємною частиною документообігу як у бізнесі, так і в особистому житті. Їхнє правильне оформлення відповідно до актуальних вимог — зокрема, ДСТУ 4163:2020 — гарантує юридичну силу документа та позитивний результат при поданні в будь-які органи. Для підприємців довідки — це своєрідний паспорт довіри, що підтверджує прозорість, стабільність і відповідальність компанії. Неякісно оформлена довідка — це ризик зриву тендеру, відмови в кредиті або штрафу при перевірці.

Щоб уникнути типових помилок, кожне підприємство має впровадити внутрішні регламенти видачі довідок, підготувати шаблони за стандартами та призначити відповідальних осіб. Враховуючи активний перехід на цифрові сервіси в Україні, варто також інтегрувати електронний документообіг із підтримкою КЕП. Це не лише пришвидшить обробку запитів, а й забезпечить повну відповідність нормам сучасного діловодства.

Часті питання (FAQ)

Чи можна оформити довідку самостійно, якщо я ФОП?

Так, як фізична особа-підприємець ви маєте право самостійно оформлювати довідки про свою діяльність, доходи, реєстрацію тощо. Такі довідки можуть бути створені у довільній формі, але із дотриманням загальних вимог до офіційних документів. Бажано додавати копії свідоцтва про держреєстрацію та витягу з ЄДР.

Скільки днів дійсна довідка з місця роботи?

Зазвичай така довідка дійсна 30 днів, якщо інше не вказано в запиті установи, куди її подають. Деякі банки чи консульства можуть вимагати довідку не старішу за 10 днів.

Чи обов’язкова печатка на довідці?

Ні, печатка не є обов’язковою для підприємств відповідно до сучасного законодавства України. Проте вона рекомендується при поданні до банків, іноземних організацій або судів, оскільки підвищує довіру до документа.

Як отримати довідку про несудимість онлайн?

Через портал Дія або сайт МВС. Потрібен електронний підпис або BankID. Стандартний термін видачі — до 5 днів. Вартість — безкоштовно або близько 180 грн за термінове оформлення.

Чи можна надіслати довідку електронною поштою?

Так, але за умови, що вона підписана КЕП (кваліфікованим електронним підписом). Без нього довідка матиме лише інформативний, а не юридичний статус.

Чи можна видати довідку без офіційного запиту?

Можна, якщо мова про внутрішню довідку або на прохання працівника. Але бажано оформити письмову або електронну заяву, щоб зафіксувати підставу для видачі документа.

Чи можна відмовити працівнику у видачі довідки?

Тільки за наявності обґрунтованих причин, наприклад — відсутність підтверджуючих документів або порушення процедури запиту. В іншому випадку — відмова буде незаконною і може бути оскаржена.

Чи потрібно зберігати копії виданих довідок?

Так. Законодавство вимагає зберігати службові документи відповідно до строків, визначених у Номенклатурі справ. Для довідок це зазвичай 3–5 років.

Який шрифт і формат використовувати при оформленні довідки?

Рекомендовано використовувати Arial або Times New Roman, розмір шрифту — 12–14 pt. Формат документа — А4, поля — стандартні (20 мм з усіх боків), інтервал — 1,15 або 1,5.

Чи потрібно зазначати мету довідки в тексті?

Так, особливо якщо довідка подається до конкретної установи. Формулювання типу: «Довідка видана для подання до банку» або «Для подання у візовий центр» підвищують довіру до документа й полегшують його прийняття.