Книга обліку доходів і витрат та як вести правильно

Ви — ФОП і щомісяця маєте справу з цифрами, чеками, рахунками? Тоді ви точно знаєте, що облік доходів і витрат — це не просто бюрократія, а ключ до виживання і зростання бізнесу. У цій статті ми розкладемо все по поличках — просто, зрозуміло і без «води». Готові побачити, як облік може працювати на вас?

Що таке книга обліку доходів і витрат та її значення для ФОП

Українським підприємцям, особливо фізичним особам-підприємцям (ФОП), все ще потрібно вести облік своєї господарської діяльності, щоб не лише залишатися в межах закону, а й ефективно контролювати фінансові потоки. Книга обліку доходів і витрат — це ключовий інструмент, який допомагає:

• прозоро вести бізнес;
• уникати штрафів від податкової;
• аналізувати прибутковість;
• готуватися до перевірок;
• впевнено планувати розвиток.

Книга є обов’язковою для ведення ФОП на загальній системі оподаткування, проте багато ФОП на спрощеній системі ведуть її добровільно — для власного контролю.

Основне призначення книги

1. Фіксація доходів і витрат підприємця в хронологічному порядку.
2. Розрахунок чистого прибутку — на основі документально підтверджених витрат.
3. Формування бази для сплати податків — ПДФО, ЄСВ, військовий збір.

Навіщо підприємцю вести книгу (навіть якщо це не обов’язково)

• Контроль витрат. Ви бачите, куди «тікають» гроші.
• Аналітика бізнесу. Які товари чи послуги генерують найбільший дохід.
• Доказова база. У випадку спорів з ДПС, контрагентами або під час аудиту.
• Фінансова грамотність. Розуміння реального фінансового стану бізнесу.

Експертна порада: Навіть якщо ви на єдиному податку, ведення книги дає вам стратегічну перевагу. Особливо — якщо ви плануєте масштабуватись, залучати інвесторів або брати участь у держтендерах.

Законодавча база

Ведення книги регламентується кількома ключовими нормативними актами, які залишаються в силі, хоч і з певними оновленнями.

Основні законодавчі документи

Закон / Нормативний акт	Роль у регулюванні
Податковий кодекс України	Основний документ, що визначає вимоги
Наказ Мінфіну №1588 від 19.12.2011	Визначає форму та порядок ведення книги
Наказ Мінфіну №261 від 13.03.2017	Уточнення та зміни щодо форм звітності
Постанова КМУ №1232 від 2020 року	Електронний облік для ФОП

Ключові зміни минулих років

• Скасування обов’язкового подання книги на реєстрацію в податкову.
• Перехід до електронної форми ведення книги — добровільно або за бажанням ФОП.
• Застосування Електронного кабінету платника податків для введення, перегляду та зберігання книги.
• Зміни у форматі податкової звітності, що враховують дані з книги.

Інсайт: податкова активно впроваджує алгоритми перевірки даних із книги обліку. Це означає, що навіть дрібні помилки можуть викликати питання. Рекомендується вести облік максимально прозоро.

Хто зобов’язаний вести книгу

Законодавство чітко розмежовує, хто повинен вести книгу, а хто — ні. Однак з точки зору управління бізнесом, рекомендується ведення книги всім підприємцям, незалежно від групи.

ФОП на загальній системі оподаткування

Обов’язково ведуть книгу. Враховуються:

• Всі доходи, включаючи оплати готівкою, безготівкові платежі, бартер.
• Всі витрати, підтверджені первинними документами (накладні, акти, чеки).

Приклад: Ви продаєте меблі на замовлення. Доходи — це надходження від клієнтів, витрати — деревина, фурнітура, оренда майстерні.

ФОП на єдиному податку

Не зобов’язані, але мають вести облік доходів (не витрат). Проте:

• Якщо ви плануєте перейти на загальну систему — книга буде потрібна.
• Якщо працюєте з великими клієнтами або партнерами — наявність книги викликає довіру.

Порада: Ведення спрощеного обліку у формі книги допоможе вам оперативно відповідати на запити банків, інвесторів, грантових програм.

Незалежна професійна діяльність

Юристи, нотаріуси, архітектори тощо — також повинні вести облік у подібному форматі.

Список осіб, які обов’язково ведуть книгу:

1. ФОП на загальній системі.
2. Особи, що здійснюють незалежну професійну діяльність.
3. Юридичні особи на загальній системі (аналогічна форма).
4. ФОП на єдиному податку, що добровільно перейшли на ведення книги.

Особи, які можуть не вести (але бажано):

• ФОП 1-3 групи без ПДВ.
• Самозайняті особи, які отримують лише роялті або інші пасивні доходи.

Форми ведення книги

Українські підприємці мають три основні варіанти ведення книги обліку доходів і витрат: у паперовому вигляді, в електронному форматі та через спеціальні онлайн-сервіси. Вибір форми залежить від типу ФОП, обсягу діяльності та особистих уподобань.

Паперова форма

Це класичний варіант, який усе ще використовується, особливо серед підприємців старої школи. Однак така форма має свої плюси та мінуси.

Переваги:

• Не потребує технічних навичок.
• Приймається при перевірках ДПС.
• Не залежить від електроенергії та інтернету.

Недоліки:

• Високий ризик втрати або псування.
• Потрібно вручну розраховувати підсумки.
• Ускладнене виправлення помилок.

Інсайт: При заповненні паперової книги обов’язково використовуються чорнила (не олівець), усі сторінки пронумеровуються, а книга зберігається не менше 3 років після закриття ФОП.

Електронна форма

Сучасний формат, що активно впроваджується українською податковою службою. Можна вести у форматі Excel, Google Sheets або спеціальних шаблонах.

Переваги:

• Зручно та швидко.
• Легке дублювання та збереження резервних копій.
• Простота внесення змін та аналізу.

Недоліки:

• Потрібна мінімальна технічна грамотність.
• Дані можуть бути видалені через технічні збої без резервної копії.

Порада: Використовуйте хмарні сервіси (Google Drive, Dropbox) для зберігання копій книги та періодично робіть локальне резервне копіювання.

Через електронний кабінет платника податків

Це офіційний спосіб, рекомендований ДПС. Авторизувавшись через ЕЦП, ФОП може вести книгу прямо на платформі.

Особливості:

• Не потребує реєстрації книги у податковій.
• Дані одразу інтегруються в систему ДПС.
• Має шаблони та інтерфейс для автоматичного обліку.

Вимога	Паперова книга	Excel / PDF	Кабінет платника
Реєстрація в ДПС	Ні	Ні	Ні
Захист від втрати	Низький	Середній	Високий
Зручність користування	Низька	Висока	Висока
Інтеграція з податковою	Ні	Ні	Так

Структура та зміст книги

Правильна структура книги — запорука легкого заповнення та відсутності проблем під час перевірок. Вона має бути логічною, послідовною та відповідати затвердженій формі.

Обов’язкові реквізити

Стандартна форма книги обліку доходів і витрат включає:

• Номер рядка.
• Дата запису.
• Дата отримання доходу / здійснення витрати.
• Назва операції (доходи або витрати).
• Сума доходу.
• Сума витрати.
• Документальне підтвердження (накладна, чек, акт).
• Примітки (при потребі).

Форма рекомендована ДПС виглядає так

№	Дата	Вид операції	Сума доходу	Сума витрат	Документ	Примітка
1	01.01.25	Продаж товару	12,000 грн	–	Р/Ф №100	Оплата готівкою
2	02.01.25	Закупка сировини	–	4,500 грн	Накл. №45	Безготівка

Приклади заповнення

Приклад доходу:

• 15.01.2025 отримано оплату за розробку сайту — 20,000 грн.
• Документ — договір + акт виконаних робіт.

Приклад витрати:

• 18.01.2025 придбано ліцензію Adobe — 800 грн.
• Документ — рахунок-фактура + чек.

Інсайт: Не забудьте про ПДФО 18% + 1,5% військовий збір з чистого доходу на загальній системі. Суми повинні бути чітко прораховані.

Облік амортизації

Якщо підприємець використовує основні засоби (ноутбуки, авто, інструменти), дозволено враховувати амортизаційні відрахування як витрати.

Формула амортизації: (Вартість обладнання / Строк експлуатації) = Щомісячна амортизація

Приклад: Ноутбук вартістю 24,000 грн, строк експлуатації — 3 роки. Місячна амортизація: 24,000 / 36 = 666,67 грн щомісяця (включається у витрати).

Правила заповнення книги

Заповнення книги має бути регулярним, точним та акуратним. Навіть одна неточність може викликати перевірку або штраф.

Частота внесення записів

• Рекомендується — щоденно або не пізніше наступного дня після операції.
• Якщо багато операцій — можна вести щотижневе згруповане внесення, але з підтвердженнями.

Експертна порада: Встановіть собі правило — щоп’ятниці вносити всі записи за тиждень. Це зекономить час і зменшить імовірність помилок.

Виправлення помилок

У паперовій книзі:

• Не можна закреслювати коректором або замальовувати.
• Помилку закреслюють однією лінією, поруч пишуть «виправлено».
• Обов’язково підпис та дата.

В електронній: Просто оновлюєте клітинку, але варто зберігати архів версій.

Інсайт: Помилки у датах — одна з найпоширеніших проблем. Вони одразу кидаються в очі при перевірці.

Зберігання книги

Згідно з законодавством:

• Книга зберігається не менше 3 років після завершення господарської діяльності.
• У випадку електронної книги — обов’язкове створення резервних копій.

Ведення книги для різних груп ФОП

Різні групи платників єдиного податку мають свої правила ведення обліку. Ці вимоги залишаються стабільними, але мають нюанси, які критично важливо враховувати кожному підприємцю.

ФОП 1 групи

ФОП 1 групи — це, як правило, самозайняті особи, що працюють без найманих працівників та мають невеликі обсяги доходу.

Характеристика:

• Річний дохід до 1,296,000 грн (приблизно 108,000 грн/міс.).
• Без найманих працівників.
• Види діяльності: роздрібна торгівля на ринку, побутові послуги.

Облік:

• Не ведуть книгу витрат, тільки облік доходів.
• Достатньо записувати дату, суму доходу, спосіб отримання (готівка/безготівка).
• Додатковий облік — за бажанням.

Приклад запису

Дата	Доходи	Примітка
05.03.2025	1,800 грн	Продаж овочів на ринку

Порада: Навіть якщо не зобов’язані, рекомендується вести хоча б простий облік витрат, щоби мати уявлення про рентабельність.

ФОП 2 групи

Це підприємці, що можуть мати до 10 найманих працівників і займаються торгівлею або послугами.

Характеристика:

• Дохід до 6,940,000 грн на рік.
• Працюють з фізособами.
• Можуть мати працівників.

Облік:

• Ведення книги не обов’язкове, але потрібен облік доходів.
• Якщо ведете облік у паперовій або електронній книзі — зручно готуватися до звітності.

Інсайт: ФОП 2 групи часто мають великі касові обороти. Ведення книги дозволяє краще готуватися до випадкових перевірок ДПС.

ФОП 3 групи

Це наймасовіша категорія для малого та середнього бізнесу.

Характеристика:

• Можуть працювати з юрособами.
• Обсяг доходу — до 7,818,900 грн/рік (з ПДВ або без).
• Без обмежень щодо найманих працівників.

Облік:

• Зобов’язані вести облік доходів.
• Якщо з ПДВ — ще й додаткові журнали обліку.
• Витрати не обліковуються, окрім переходу на загальну систему.

Порада: Якщо ваш бізнес росте й ви плануєте зміну системи оподаткування — ведіть повну книгу (доходи + витрати) заздалегідь.

Витрати: що можна враховувати

Для ФОП на загальній системі обліку дуже важливо правильно документувати й обґрунтовувати витрати. Це допоможе зменшити базу оподаткування й уникнути штрафів.

Перелік дозволених витрат

Згідно з Податковим кодексом, витрати мають бути:

• Безпосередньо пов’язані з діяльністю.
• Документально підтверджені.
• Економічно обґрунтовані.

Приклади дозволених витрат:

• Закупівля сировини та матеріалів.
• Оренда офісу або виробничого приміщення.
• Оплата інтернету, телефонії.
• Зарплата працівникам.
• Амортизація техніки.
• Банківські комісії.

Тип витрат	Приклади	Документи
Виробничі	Сировина, інструменти	Рахунок, накладна
Адміністративні	Оргтехніка, меблі	Чек, акт прийому
Послуги	Реклама, дизайн	Договір, акт
Інші	Комісії, податки	Виписка, квитанція

Документальне підтвердження витрат

Щоб витрати вважалися дійсними, потрібно:

1. Зберігати оригінали документів.
2. Всі документи повинні бути на ім’я ФОП.
3. У випадку онлайн-покупок — зберігати електронні квитанції.

Не визнаються витратами:

• Покупки без документів.
• Особисті витрати (одяг, їжа).
• Подарунки без зв’язку з діяльністю.

Витрати, які не враховуються

Є перелік витрат, які не приймаються податковою при обрахунку ПДФО:

• Штрафи, пені.
• Особисті витрати підприємця.
• Представницькі витрати без доказу ділового зв’язку.

Порада: Зберігайте не тільки чеки, а й логіку витрати: приклади замовлення, скріни сайту, фото використання обладнання в роботі.

Ведення книги при зміні системи оподаткування

Перехід між системами оподаткування — серйозний крок, і він має бути підкріплений коректним обліком. Зміна можлива раз на рік, і ДПС звертає увагу на повноту обліку при переході.

Перехід з єдиного податку на загальну систему

Необхідно:

• Подати заяву до ДПС.
• Почати вести повну книгу доходів і витрат з першого дня.
• Витрати мають бути підтверджені одразу.

Рекомендація: Почніть вести повну книгу за 3 місяці до переходу, щоби звикнути до нового режиму й підготувати документи.

Перехід із загальної системи на єдиний податок

Дії:

• Закрити поточний податковий період.
• Підготувати остаточну книгу.
• Уточнити залишки ПДВ, податкових зобов’язань.

Інсайт: Після переходу звільняєтесь від обліку витрат, але доходи потрібно продовжувати фіксувати.

Відповідальність за порушення правил ведення книги

Недотримання правил обліку доходів і витрат може призвести до серйозних наслідків — від штрафів до блокування рахунків. Податкова служба України значно посилила контроль за ФОПами, особливо після впровадження автоматизованих систем ризик-аналізу.

Штрафні санкції

Згідно з Податковим кодексом України:

Тип порушення	Розмір штрафу
Відсутність книги	1020 грн (при першому порушенні)
Повторне порушення	2040 грн
Відсутність підтвердження витрат	25% від суми невизнаних витрат
Недостовірні дані	5–10% від прихованого доходу

Важливо: Якщо податкова виявить розбіжності у даних під час перевірки — вас можуть автоматично внести до групи ризику з додатковими перевірками в майбутньому.

Відповідальність за неналежне ведення книги

Типові порушення:

• Відсутність записів за певні періоди.
• Неправильно вказані дати або суми.
• Використання нерозбірливих скорочень.
• Відсутність первинних документів.

Експертна порада: Ведіть книгу не тільки для податкової — а й для себе. Це інструмент контролю, а не просто обов’язок. Помилки коштують дорого.

Втрата або пошкодження книги

Ситуації бувають різні — від втрати через переїзд до пошкодження при затопленні або пожежі. Законодавство передбачає чіткий порядок дій у таких випадках.

Дії ФОП у разі втрати або пошкодження

Покроковий алгоритм:

1. Подайте заяву до податкової про втрату/пошкодження книги протягом 5 днів.
2. Складіть акт втрати (для себе або за місцем зберігання).
3. Надайте пояснення у довільній формі до ДПС.
4. Заведіть нову книгу з поміткою про втрату попередньої.

Зразок пояснення: «У зв’язку з затопленням офісу 12.03.2025 р. було втрачено паперову книгу обліку доходів і витрат. Заява до поліції додається. Прошу вважати попередню книгу втраченою.»

Відновлення книги та повідомлення податкової

Як відновити дані:

• Перегляньте банківські виписки.
• Підніміть накладні, рахунки-фактури, чеки.
• Відновіть інформацію з електронних листів і CRM-систем.

Увага: Відновлення книги — відповідальність підприємця. Податкова не зобов’язана допомагати, але має право перевірити достовірність відновлених даних.

Автоматизація обліку

Ручне ведення обліку вже не є ефективним варіантом, особливо для підприємців із великою кількістю операцій. Автоматизація дозволяє економити час, зменшити кількість помилок і бути завжди готовим до перевірок.

Огляд програмних рішень для ведення книги

Ось найпопулярніші сервіси, адаптовані для українських ФОП:

Сервіс	Мова	Можливості	Ціна/міс
Finline	UA	Облік, звіти, інтеграція з банками	290 грн
BAS Малий бізнес	UA	Повний облік, склад, ПДВ	від 650 грн
Книга доходів Online	UA	Простий інтерфейс для ФОП 1–3 груп	Безкоштовно
Smart Fin	UA	Звітність, книга, шаблони	від 250 грн
Документ.Онлайн	UA	Виписка рахунків, облік доходів	Безкоштовний тариф

Порада: Якщо у вас обороти понад 200,000 грн/міс — автоматизація обліку окупається вже за перший місяць.

Переваги використання CRM та електронних сервісів

• Швидкість: Записи вносяться за 2–3 кліки.
• Безпечність: Хмарне зберігання з архівацією.
• Доступ: Можна працювати з будь-якого пристрою.
• Звіти: Генерація звітів, аналітика, експорт в PDF/Excel.
• Інтеграція: Прив’язка до банку, каси, Rozetka, Prom.ua.

Інсайт: Чим більший у вас оборот і кількість клієнтів — тим вигідніше інвестувати в CRM. Наприклад, BAS дозволяє вести й товарний облік, і зарплати, і ПДВ.

Поради від експерта

Успішне ведення книги обліку доходів і витрат — це не лише про дотримання закону, а й про стратегічний контроль вашого бізнесу. Нижче — практичні поради, які я накопичив за понад 20 років консалтингової роботи з українськими ФОП.

Найпоширеніші помилки при веденні книги

1. Відсутність документів на витрати.
   • Найпоширеніший «косяк». Без чеку чи накладної — витрата не вважається витратою.
2. Плутанина в датах.
   • Вказуйте не дату виписки чеку, а дату фактичного отримання товару або доходу.
3. Подвійні записи або їх відсутність.
   • Недооблік призводить до штрафів, а переоблік — до завищення прибутку.
4. Особисті витрати в книзі.
   • Телефон, авто, продукти — тільки якщо є документально підтверджений діловий зв’язок.
5. Ведення книги постфактум раз на квартал.
   • Це підвищує ризик помилок. Краще вести облік регулярно.

Рекомендації для ефективного обліку

• Автоматизуйте рутину. Встановіть собі CRM або простий Excel-шаблон із формулами.
• Зробіть облік частиною графіку. Наприклад, кожен понеділок — 30 хвилин на внесення даних.
• Зберігайте копії. Флешка, Google Drive, зовнішній диск — краще зайва копія, ніж втрата всього.
• Не ігноруйте консультації. Раз на рік запрошуйте бухгалтера на аудит — це може зекономити тисячі.
• Оформлюйте документи правильно. Назва, дата, підпис, печатка (якщо є) — завжди на місці.

Порада: Якщо ви плануєте отримувати гранти або інвестиції — ідеально ведена книга стане одним із ключових документів для перевірки фінансової грамотності вашого бізнесу.

Висновок

У сучасних умовах українського підприємництва ведення книги обліку доходів і витрат перетворюється з формальної вимоги на стратегічний інструмент управління бізнесом. Це не просто звітність перед державою — це ваша карта витрат, аналіз ефективності, доказ легальності та фінансова безпека у разі перевірок. Кожен запис, кожен документ — це частина фундаменту вашого підприємства, яка допомагає уникнути штрафів, будувати довіру з партнерами та оптимізувати податки.

Якщо ви прагнете не просто “виживати” як ФОП, а розвивати прибуткову справу — зробіть ведення книги системним процесом. Інвестуйте в автоматизацію, не відкладайте облік “на потім”, навчайтесь фінансової грамотності. Повірте, порядок у фінансах — це впевненість у завтрашньому дні, стабільність у сьогоденні та перспектива масштабування бізнесу в майбутньому.

Часті питання (FAQ)

Чи зобов’язаний ФОП 2 групи вести книгу обліку доходів і витрат?

Ні, але облік доходів є обов’язковим. Вести повну книгу (з витратами) не потрібно, однак рекомендовано для внутрішнього контролю, підготовки до перевірок і переходу на загальну систему.

Чи можна вести книгу тільки в Excel або Google Таблицях?

Так, можна вести в електронному вигляді, у т.ч. через Excel чи Google Sheets, якщо дотримано структури та збережено архів. Обов’язкова умова — регулярне резервне копіювання.

Чи потрібно реєструвати книгу в податковій ?

Ні. Згідно з останніми змінами, реєстрація книги в податковій більше не потрібна, незалежно від форми ведення.

Що буде, якщо я не веду книгу, а маю це робити?

Ви ризикуєте отримати штраф — від 1020 грн до 2040 грн, а також втратити право на облік витрат, що призведе до більшого податкового навантаження.

Які витрати не можна включати в книгу?

• Особисті витрати (їжа, одяг, оренда житла без ділової прив’язки).
• Штрафи, пені.
• Витрати без підтвердження документами.
• Представницькі витрати без доказу ділової мети.

Чи зобов’язаний ФОП вести книгу, якщо не має доходу?

Так. Облік ведеться незалежно від наявності доходу. У дні без доходів у книзі вказується «дохід — 0 грн».

Чи можу я вносити записи один раз на місяць?

Можна, але небажано. Податкова рекомендує вести облік щодня або щотижня, щоби уникнути помилок і мати логічну хронологію.

Які документи підходять для підтвердження витрат?

• Накладна.
• Квитанція.
• Рахунок-фактура.
• Акт виконаних робіт.
• Чек (касовий або фіскальний).

Усі документи повинні бути на ім’я ФОП, з правильною датою та сумою.

Як вести книгу, якщо працюю з інтернет-магазином або маркетплейсами?

Ви фіксуєте доходи за надходженням на рахунок або готівкою, як і в звичайному бізнесі. Зберігайте чеки від постачальників, акти, договори — усе, що підтверджує витрати.

Що робити, якщо втратив паперову книгу?

1. Подайте письмову заяву до податкової.
2. Складіть пояснення.
3. Відновіть записи за банківськими виписками та документами.
4. Заведіть нову книгу з приміткою про втрату.