Інструкція ведення трудової книжки

Ведення трудової книжки — справа ніби й проста, але саме через неї багато роботодавців отримують штрафи, а працівники втрачають роки трудового стажу. У цій статті ви дізнаєтесь не лише про стандартні правила оформлення, а й про ті нюанси, які зазвичай замовчують — і які можуть коштувати вам дорого.

Значення трудової книжки в сучасному трудовому законодавстві

Трудова книжка — це офіційний документ, який підтверджує трудовий стаж працівника, види виконуваної роботи, посади, нагороди та звільнення. Попри поступовий перехід до електронного формату, паперові трудові книжки досі відіграють важливу роль, особливо в юридичних і бухгалтерських процедурах.

Чому трудова книжка досі важлива в Україні:

• Офіційне підтвердження стажу — необхідне для нарахування пенсії (особливо для періодів до 2004 року).
• Підстава для виплати лікарняних, декретних та допомоги по безробіттю.
• Правова підтримка при трудових спорах.
• Необхідна при перетині трудової діяльності з державними структурами.

Важливо: В Україні введено електронну трудову книжку, але паперові залишаються чинними. Працівник має право обрати один із форматів.

Нормативно-правова база

Основні законодавчі акти, що регулюють ведення трудових книжок

Знання нормативної бази — основа правильного ведення кадрової документації. Порушення правил оформлення може призвести до:

• Адміністративних штрафів.
• Визнання записів недійсними.
• Позовів від працівників.

Ключові нормативно-правові акти

Рекомендація для роботодавців:

• Регулярно перевіряйте актуальність форм і процедур згідно з новими змінами.
• Використовуйте офіційні джерела: вебсайт Верховної Ради, Мінсоцполітики, Дія, ПФУ.

Штраф за порушення порядку ведення кадрового обліку може складати від 5100 до 17 000 грн відповідно до статті 265 КЗпП.

Загальні положення

Хто зобов’язаний вести трудову книжку

Згідно з чинним законодавством України, трудові книжки зберігаються та ведуться на всіх працівників, які:

• Працюють на умовах трудового договору понад 5 днів.
• Влаштовані на основне місце роботи (не за сумісництвом).
• Досягли 16-річного віку (або 14 — за згодою батьків і при навчанні).

Категорії, на яких ведення ТК обов’язкове:

• Постійні працівники.
• Тимчасові працівники (понад 5 днів).
• Сезонні працівники.
• Працівники держустанов і комунальних підприємств.
• Підприємці, які наймають персонал.

Якщо особа працевлаштована як ФОП на себе або за ЦПХ-договором — трудова книжка не ведеться.

Випадки, коли трудова книжка не ведеться

Ведення трудової книжки не є обов’язковим у таких випадках:

1. ФОП без працівників.
2. Співпраця за цивільно-правовим договором (ЦПД) — працівник виконує разову послугу, а не перебуває в трудових відносинах.
3. Сумісники — якщо працівник має основне місце роботи в іншому підприємстві.
4. Фрілансери, самозайняті особи.

Поради для підприємців:

• Реєструйте працівника з першого дня. Навіть пробний період понад 5 днів потребує трудової книжки.
• Заводьте трудову книжку самостійно, якщо працівник її не має — видача здійснюється безкоштовно.
• Заводьте книгу обліку руху трудових книжок — обов’язкова вимога для всіх ФОП/ТОВ із працівниками.
• Користуйтесь CRM або кадровим програмним забезпеченням, яке інтегрується з Дія/ПФУ — це полегшує електронну фіксацію трудових даних.

Оформлення трудової книжки вперше

Порядок відкриття трудової книжки для нового працівника

Якщо працівник влаштовується на перше місце роботи і не має трудової книжки, роботодавець зобов’язаний оформити її не пізніше п’яти днів з моменту працевлаштування. Це правило діє як для ФОП, так і для ТОВ.

Покроковий алгоритм відкриття трудової книжки:

1. Отримайте письмову заяву від працівника з проханням завести трудову книжку.
2. Придбайте трудову книжку та вкладиш (за потреби) — у 2025 році середня ціна на ринку:
   • Трудова книжка — 45–70 грн.
   • Вкладиш — 25–40 грн.
3. Заповніть титульну сторінку вручну чорнилами чорного або синього кольору:
   • Прізвище, ім’я, по батькові.
   • Дата народження.
   • Освіта, професія, спеціальність.
   • Дата заповнення та підпис особи, яка вела заповнення.
4. Поставте підпис керівника та печатку підприємства (за наявності).

Документи, які слід долучити:

• Копію паспорта.
• Ідентифікаційний код.
• Документ про освіту (для підтвердження спеціальності).

Ведення трудових книжок працівників без титульної сторінки — грубе порушення. За це може бути накладений штраф до 5100 грн.

Порада: Для уникнення помилок використовуйте шаблони заповнення, затверджені Мінпраці України або кадровими програмами (наприклад, «M.E.Doc», «Зарплата+Кадри»).

Заповнення титульного аркуша

Внесення особистих даних працівника

Заповнення титульного аркуша — це найвідповідальніший етап оформлення трудової книжки. Будь-яка помилка тут потребує виправлення згідно з затвердженим порядком і створює підстави для відмови у прийомі документів пенсійним фондом.

Інструкція щодо правильного заповнення

Не використовуються олівці, червоні чорнила або друкарські пристрої — лише ручне заповнення.

Виправлення помилок на титульному аркуші

У разі помилки в особистих даних:

• Закреслення не допускається.
• Потрібно заповнити нову трудову книжку.
• На старій слід зробити запис “Визнана недійсною” — з обов’язковим актом про знищення (або долучення до справи).

Порядок дій при помилках:

1. Видача акту про визнання книжки недійсною.
2. Створення нової трудової книжки.
3. Перенесення всіх попередніх вірних записів.
4. Повідомлення ПФУ (за потреби) про оновлення даних.

Важливо: лише кадровик, який має дозвіл на оформлення ТК, має право виконувати виправлення або заміну.

Внесення записів про трудову діяльність

Прийняття на роботу: оформлення запису

Після підписання трудового договору кадровик або уповноважена особа повинна внести запис до розділу «Відомості про роботу».

Формат запису:

1. Дата внесення (фактична дата).
2. Порядковий номер (вказується без пропусків).
3. Дата події (прийняття на роботу).
4. Суть події: «Прийнято на посаду…».

Приклад

Поради:

• Використовуйте лише повні назви посад згідно з класифікатором професій.
• Уникайте жаргонів: не «менеджер із всього», а «менеджер із закупівель».

Внесення відомостей про нагородження та заохочення

Які відомості підлягають внесенню

Окрім записів про трудову діяльність, у трудову книжку також вносяться відомості про:

• Нагородження державними орденами, медалями, почесними грамотами.
• Присвоєння почесних звань.
• Заохочення за трудові досягнення (подяки, премії, грамоти).
• Занесення до книги пошани, на дошку пошани.
• Нагородження від імені підприємства (якщо передбачено положенням).

Не вносяться до трудової книжки:

• Матеріальні премії за щомісячне виконання плану.
• Подяки від колег, не затверджені керівником.
• Відгуки клієнтів.

Записи повинні мати правову підставу: наказ або розпорядження керівника з номером і датою.

Порядок оформлення записів про нагородження

Запис про нагороду оформлюється аналогічно до прийняття/звільнення:

1. Наступний порядковий номер.
2. Дата фактичного внесення запису.
3. Фактична дата події (наказу).
4. Формулювання: «Нагороджено почесною грамотою», «Оголошено подяку», тощо.

Приклад

Не допускається самостійне внесення записів працівниками або сторонніми особами.

Виправлення помилкових записів

Процедура анулювання неправильних записів

Помилки можуть виникнути на будь-якому етапі: через неуважність, зміну прізвища, зміну назви підприємства тощо. Але будь-яке виправлення повинно бути чітко обґрунтованим документально.

Не допускається:

• Закреслення.
• Корекція з використанням коректора.
• Додавання виправлень без пояснення.

Алгоритм правильного виправлення:

1. Створіть новий запис із наступним порядковим номером.
2. У графі “Інформація” вкажіть:
   • «Запис № __ недійсний».
   • І додайте правильне формулювання.
3. Посилайтесь на відповідний наказ, лист чи документ.

Приклад

Найпоширеніші помилки та як їх уникати:

• Плутанина в назві посади (не за класифікатором).
• Невірна дата — особливо при звільненні.
• Відсутність посилання на наказ.
• Використовуйте внутрішні шаблони перевірки перед внесенням.

Рекомендується вести реєстр внутрішніх кадрових наказів у електронній таблиці або CRM-системі.

Видача дублікатів трудових книжок

Підстави для видачі дубліката

Втрата або псування трудової книжки вимагає оформлення дубліката. Видача можлива лише за наявності офіційної підстави, підтвердженої працівником:

• Заява про втрату трудової книжки.
• Акт про псування.
• Повідомлення до поліції (за бажанням).

Документи для оформлення:

1. Заява працівника.
2. Документи про трудову діяльність (копії наказів, виписки, довідки).
3. Виписка з ПФУ (електронний реєстр).

Порядок оформлення дубліката

Алгоритм дій:

1. Придбати нову трудову книжку.
2. На титульному аркуші зробити надпис «Дублікат».
3. Внести всі записи на підставі документів, що підтверджують попередню трудову діяльність.
4. Додати запис: «Видано дублікат замість втраченої».

Приклад

Важливо: Дублікат не повинен містити вигаданих або непідтверджених даних. Кожен запис — лише за офіційним документом.

Вкладиш до трудової книжки

Коли необхідно оформлювати вкладиш

Вкладиш до трудової книжки оформлюється лише в одному випадку — коли в наявній трудовій книжці закінчуються вільні сторінки для внесення записів. Інші причини (помилки, втрата чи псування) не є підставою для його використання.

Ознаки, що потрібен вкладиш:

• Заповнені всі графи розділу “Відомості про роботу”.
• Немає місця для нових записів про переведення або звільнення.
• Завершені розділи про нагородження.

Вкладиш — не дублікат. Його не можна видавати замість втраченої чи зіпсованої книжки.

Порядок заповнення вкладиша

Покрокова інструкція:

1. Оформіть титульний аркуш вкладиша аналогічно до основної трудової книжки.
2. На титульному аркуші основної книжки зробіть запис:
   • «Видано вкладиш» із зазначенням серії та номера.
3. У вкладиші повторно не заповнюються попередні записи — він продовжує основну книжку.
4. Зшивається вкладиш із основною трудовою книжкою — в обкладинку додається як єдиний документ.

Вартість вкладиша: 25–40 грн (можна придбати в спеціалізованих канцелярських точках або онлайн-магазинах для бухгалтерії).

Важливо: Вкладиш має юридичну силу лише разом із основною трудовою книжкою.

Облік та зберігання трудових книжок

Ведення книги обліку руху трудових книжок

Згідно з інструкцією №58 Мінпраці, усі підприємства, установи, організації, а також ФОП, які мають найманих працівників, зобов’язані вести книгу обліку руху трудових книжок.

Що вказується в книзі:

• ПІБ працівника.
• Дата прийняття/звільнення.
• Серія і номер трудової книжки.
• Дата видачі/повернення.
• Підпис працівника в отриманні.

Форма може бути:

• Паперова — з прошиванням, нумерацією, підписом керівника.
• Електронна — зберігається в обліковій системі (M.E.Doc, BAS).

Шаблон запису у книзі

Умови зберігання трудових книжок на підприємстві

Невірне зберігання трудових книжок — часта помилка, яка створює ризики втрати важливих документів і порушення трудового законодавства.

Правила зберігання:

• ТК зберігаються у сейфі або металевій шафі, яка замикається.
• Доступ мають лише уповноважені кадровики.
• При звільненні працівника ТК видається в день звільнення.
• Зберігання після звільнення — не більше 1 місяця (якщо працівник не з’явився).

За втрату ТК через неналежне зберігання передбачено штраф до 5100 грн та дисциплінарну відповідальність.

Видача трудової книжки при звільненні

Терміни та порядок видачі

Відповідно до ст. 47 КЗпП України, роботодавець зобов’язаний:

• Видати працівникові трудову книжку в день звільнення.
• Провести повний розрахунок.
• Надати копію наказу про звільнення.

Якщо працівник не з’явився:

• Надсилається рекомендований лист із повідомленням про необхідність забрати ТК.
• Роботодавець фіксує факт — це звільняє його від відповідальності.

Формулювання запису про звільнення:

• Повинно відповідати наказу.
• Зазначається стаття КЗпП.
• Дата повинна збігатися з останнім днем роботи.

Приклад запису

Рекомендація для ФОП і ТОВ:

• Завжди оформлюйте видатковий акт при видачі ТК.
• Ведіть журнал обліку видачі, навіть якщо маєте одного працівника.
• Зробіть копію трудової книжки перед видачею на руки — вона допоможе при архівних запитах або судових спорах.

Електронна трудова книжка

Перехід до електронного обліку трудової діяльності

Від 10 червня 2021 року набрав чинності закон, що передбачає перехід на електронні трудові книжки, які зберігаються в електронному реєстрі Пенсійного фонду України (ПФУ). Ця практика вже є нормою, але перехід є добровільним — працівник сам обирає, чи зберігати паперову форму.

Переваги електронної трудової книжки:

• Автоматичний облік стажу.
• Менше помилок та людського фактору.
• Безпечне зберігання у ПФУ.
• Доступ онлайн через «Дію» або портал ПФУ.
• Не потрібно носити паперову книжку.

Для працівника:

• Потрібно подати заяву через кабінет ПФУ або роботодавця.
• Надати сканкопії чинної трудової книжки (всіх сторінок).
• Перевірити відображення записів.

Для роботодавця:

• Надіслати скани ТК та копії наказів через електронний кабінет ПФУ.
• Верифікувати дані відповідальною особою.
• Надати працівникові підтвердження.

Порядок внесення відомостей до електронної трудової книжки

Алгоритм:

1. Оцифрувати всі записи ТК: сканування у високій якості (формат PDF або JPG).
2. Підписати КЕП (кваліфікованим електронним підписом).
3. Завантажити в особистий кабінет ПФУ.
4. Очікувати перевірки та підтвердження.

Якщо виявлено невідповідність, записи можуть бути тимчасово відхилені — необхідно усунути помилки

Порада для підприємців: Використовуйте інтегровані програми (BAS ERP, M.E.Doc) для пришвидшення передачі даних

Особливості ведення трудових книжок в умовах воєнного стану

Зміни в порядку ведення та зберігання

Воєнний стан в Україні вплинув на всі сфери бізнесу, включно з кадровим обліком. Законодавство передбачає гнучкий підхід до обліку ТК, з урахуванням обставин:

Ключові зміни:

• ТК можуть надсилатися поштою (з оплаченим зворотним листом), якщо немає фізичного доступу.
• Перевага надається електронному формату.
• Не вимагається особиста присутність працівника при звільненні чи передачі документів.
• Формування наказів у PDF із підписом КЕП — дозволено.
• Допускається зберігання ТК за межами юрособи, якщо збережено доступ лише кадровику.

Рекомендації:

1. Заздалегідь інформуйте працівників про режим передачі ТК.
2. Надсилайте всі кадрові документи з рекомендованим листом із описом вкладення.
3. Заводьте резервну копію цифрового архіву (на хмарі: Google Drive, OneDrive, локальний NAS).

Збереження документації під час воєнного стану — зона підвищеної відповідальності роботодавця. Порушення може вплинути на право працівника на пенсію.

Поширені помилки та як їх уникнути

Типові помилки при заповненні трудових книжок

Навіть досвідчені кадровики не застраховані від помилок. Нижче — ТОП-10 найбільш поширених помилок, які призводять до штрафів або юридичних наслідків:

1. Неправильне формулювання причини звільнення.
2. Відсутність посилання на наказ.
3. Внесення запису від руки неуповноваженою особою.
4. Заповнення книжки олівцем або гелевою ручкою.
5. Відсутність підпису працівника або печатки.
6. Записи, зроблені із затримкою понад 5 днів.
7. Порушення хронології.
8. Втрата або знищення ТК.
9. Невикористання затверджених форм при оформленні дубліката.
10. Неправильне оформлення виправлень.

Рекомендації щодо уникнення помилок

Інструкції до дій:

• Створіть чек-лист для кожного етапу оформлення ТК.
• Впровадьте електронний контроль кадрів — нагадування про внесення записів.
• Пройдіть навчання з кадрового діловодства (коштує від 500 до 1500 грн).
• Зберігайте всі накази та заяви в паперовому та цифровому архіві.
• Щоквартально проводьте внутрішній аудит трудових книжок.

Успішна кадрова політика — не про кількість документів, а про якість кожного запису.

Висновок

Правильне ведення трудових книжок — це не лише питання дотримання закону, а й фундамент надійної кадрової політики підприємства. В умовах постійних змін, цифровізації та викликів, спричинених воєнним станом, роботодавцям необхідно бути максимально обізнаними у нюансах обліку трудової діяльності. Від грамотного заповнення титульної сторінки до своєчасної передачі книжки при звільненні — кожен крок повинен супроводжуватись документальним підтвердженням та відповідальністю.

Для українських підприємців важливо поєднувати класичні кадрові інструменти з сучасними технологіями: електронні реєстри, CRM-системи, хмарні архіви. Це не лише полегшує облік, а й мінімізує ризики помилок, втрат чи юридичних спорів. Успішний бізнес починається з поваги до працівника — а трудова книжка є ключем до цього взаєморозуміння.

Часті питання (FAQ)

Чи обов’язково вести трудову книжку, якщо працівник оформлений за сумісництвом?

Ні, у разі працевлаштування за сумісництвом трудова книжка не ведеться. Записи вносяться лише за основним місцем роботи. Однак працівник може сам попросити про внесення відомостей до трудової книжки, але це не є обов’язковим.

Що робити, якщо працівник втратив трудову книжку?

Необхідно оформити дублікат. Працівник має написати заяву, надати копії наказів або довідки з місць роботи, а роботодавець оформлює нову книжку із позначкою «Дублікат». Важливо підтвердити всі записи документально.

Чи можна вести трудові книжки виключно в електронному форматі?

Так. Відповідно до закону дозволено повністю перейти на електронний облік. Потрібно подати скановані документи до ПФУ через кабінет або за допомогою роботодавця. Проте паперовий варіант теж залишається дійсним — вибір за працівником.

Який термін внесення запису про прийняття на роботу до трудової книжки?

Не пізніше 5 днів із моменту початку роботи. Запис повинен відповідати наказу про прийняття та містити правильне формулювання посади.

Яка відповідальність за порушення правил ведення трудових книжок?

Штраф до 17 000 грн згідно зі статтею 265 КЗпП України. Крім того, при судовому розгляді чи перевірках можливо анулювання недійсних записів, що ускладнить оформлення пенсії працівникові.

Чи можна оцифрувати трудову книжку самостійно?

Так, працівник може самостійно відсканувати всі сторінки трудової книжки та завантажити через портал Пенсійного фонду. Обов’язковою умовою є наявність КЕП (електронного підпису).

Скільки коштує нова трудова книжка?

Вартість варіюється від 45 до 70 грн. Вкладиш коштує близько 25–40 грн. Купити можна в канцелярських магазинах, бухгалтерських інтернет-платформах або через Прозоро.

Чи можна внести інформацію про заохочення без наказу?

Ні. Усі записи про нагороди та подяки повинні бути підтверджені відповідним наказом або розпорядженням. Без документальної підстави такі записи вважаються недійсними.

Що робити, якщо в трудовій книжці закінчилось місце?

Оформити вкладиш. Він заповнюється як продовження основної книжки та зберігається разом із нею. Вкладиш має юридичну силу лише разом з основним документом.

Чи потрібно вести трудову книжку для працівників на випробувальному терміні?

Так, якщо працівник офіційно оформлений за трудовим договором і працює понад 5 днів, трудова книжка повинна вестися навіть під час випробувального терміну.