Довіреність на отримання товару — зразок і правила оформлення

Вас коли-небудь зупиняли на складі лише тому, що у вашого кур’єра не було правильного папірця? У сучасному бізнесі довіреність — це не просто документ, а ключ до швидких та безпечних угод. І якщо ви досі ставитесь до неї формально, саме час розібратись, чому одна фраза на аркуші може вартувати вам або прибутку, або головного болю.

Законодавче регулювання довіреності

Цивільний кодекс України: основні положення

Довіреність в Україні регламентується Цивільним кодексом України (ЦКУ), зокрема статтями 244–250. Основне правило — довіреність є письмовим правочином, що підтверджує право представника діяти від імені довірителя.

Ключові положення

Юридичні вимоги до довіреності:

• Має бути оформлена письмово.
• Має містити дату складання.
• Має бути підписана довірителем.
• Може бути посвідчена нотаріально (не завжди обов’язково).

Згідно з українським законодавством, довіреність без дати вважається нікчемною!

Скасування типової форми М-2 та наслідки

До 2013 року існувала обов’язкова форма М-2, затверджена наказом Мінстату №193. Зараз вона втратила чинність, і підприємства можуть розробляти власні шаблони довіреностей. Це надало гнучкість, однак і збільшило ризики неправильного оформлення.

Наслідки скасування форми М-2:

• Зросла роль внутрішніх стандартів документообігу.
• Підприємства мають самостійно визначати, що включати до довіреності.
• Посилилася відповідальність за недотримання правової форми.

Рекомендація: навіть попри скасування типової форми, рекомендується дотримуватись її структури як еталону на випадок перевірок.

Види довіреностей на отримання товару

Разова довіреність

Це найпростіша форма, яка використовується для виконання одного конкретного завдання. Наприклад, одержати партію товару у постачальника 10 червня 2025 року.

Особливості:

• Вказується точна дата, обсяг, місце та назва товару.
• Не потребує нотаріального засвідчення.
• Найчастіше використовується у мікробізнесі та для співробітників.

Приклад формулювання: Довіряю Іванову І.І., паспорт серія ХХ №000000, отримати від ТОВ “Логістика Плюс” 1000 кг цементу марки М500 згідно з рахунком-фактурою №15 від 09.06.2025.

Спеціальна довіреність

Видається на повторювані дії, наприклад, щотижневе отримання товару з розподільчого центру.

Підходить для:

• Постійних логістичних операцій.
• Відділів постачання та закупівлі.
• Одержання товару на протязі визначеного часу.

Типовий строк дії: до 1 року.

Генеральна довіреність

Це повномасштабний документ, що дає широкі повноваження:

• Одержання товарів, підписання накладних.
• Відповідальність за збереження ТМЦ.
• Представництво в митниці, податковій.

Рекомендовано:

• Для директора філії.
• Для уповноваженого партнера в іншому регіоні.
• При делегуванні повноважень відразу на кілька операцій.

Нюанс: часто вимагає нотаріального посвідчення, особливо якщо діє за межами України.

Обов’язкові реквізити довіреності

Інформація про довірителя та представника

Кожна довіреність повинна чітко ідентифікувати обидві сторони — довірителя та уповноваженого представника. Без повного зазначення цієї інформації документ може бути визнаний недійсним під час перевірки або суперечки.

Обов’язково вказується:

1. Для довірителя:
   • Повне найменування (для юросіб) або ПІБ (для ФОП).
   • Код ЄДРПОУ або ІПН.
   • Юридична та фактична адреса.
   • Посада особи, що підписує (директор, власник).
2. Для представника:
   • ПІБ повністю.
   • Серія та номер паспорта, ким і коли виданий.
   • РНОКПП (ідентифікаційний номер).
   • Місце проживання або місце працевлаштування.

Порада експерта: У разі представництва співробітника бажано прикріпити копію його паспорта та трудового договору до довіреності — це значно знижує ризики шахрайства або відмови з боку контрагента.

Перелік повноважень та строк дії

Найпоширеніша помилка — розпливчасте або занадто широке формулювання повноважень. У довіреності на отримання товару важливо чітко зазначити:

• Найменування та кількість товару.
• Документи, які дозволено підписувати (накладні, акти).
• Місце отримання (адреса складу/відділення).
• Назву постачальника або транспортної компанії.

Строк дії:

• Може бути вказано конкретною датою (наприклад, “діє до 15.07.2025 р.”).
• Якщо строк не вказаний — за замовчуванням діє один рік (ст. 247 ЦКУ).
• Може бути з формулюванням “до повного виконання” — допустимо, але не рекомендовано без зазначення граничної дати.

Приклад фрагмента: «Уповноважую отримати від ТОВ “Сервіс Логістик” за адресою м. Київ, вул. Бориспільська, 7-А, товар: кондиціонери Cooper&Hunter у кількості 40 одиниць, відповідно до рахунку №789 від 10.06.2025, з правом підпису видаткових накладних та актів прийому-передачі.»

Дата складання та підпис

Дата — ключовий реквізит. Без неї довіреність юридично нікчемна. Формулювання типу “червень 2025 р.” — неприйнятне. Повинна бути конкретна дата в форматі “день.місяць.рік” (наприклад, 02.06.2025).

Підпис:

• Обов’язково підпис директора/власника/ФОП.
• Можливе використання печатки (не обов’язкова, але бажана для юросіб).
• У випадку електронної довіреності — КЕП (кваліфікований електронний підпис).

Рекомендація: підпис повинен бути «живим», навіть якщо копія надсилається. Це додає ваги документу у спірних ситуаціях.

Процедура оформлення довіреності

Кроки для юридичних осіб

Оформлення довіреності в компанії — це внутрішній регламентований процес, який повинен відповідати вимогам податкового та цивільного законодавства.

Покрокова інструкція:

1. Призначення уповноваженої особи: наказом по підприємству або внутрішнім розпорядженням.
2. Підготовка проекту довіреності: юристом або бухгалтером.
3. Погодження директором: з перевіркою персональних даних та повноважень.
4. Підписання та реєстрація: в журналі обліку.
5. Передача документу представнику: під розпис, з інструкцією.

Типові витрати

Кроки для фізичних осіб та ФОП

ФОП оформлює довіреність значно простіше, але відповідальність за її зміст — повна.

Інструкція:

1. Оберіть форму: письмова чи електронна.
2. Складіть текст із зазначенням всіх реквізитів.
3. Підпишіть власноруч або КЕП.
4. Додайте копію документа, що посвідчує особу представника.
5. Залиште копію довіреності для себе — це необхідно на випадок суперечки або звітування.

Особливість: нотаріальне посвідчення не потрібне, якщо мова йде про побутові товари або закупівлю без значної вартості.

Порада експерта: Якщо ви часто працюєте з великими постачальниками (Епіцентр, Rozetka B2B), створіть шаблон довіреності з гнучким описом товару — це зекономить час.

Електронна довіреність: сучасні можливості

Правовий статус електронної довіреності

У сучасному цифровому середовищі електронна довіреність (е-довіреність) стала законною альтернативою паперовій формі. Згідно з Законом України «Про електронні довірчі послуги», документи, підписані КЕП, прирівнюються до паперових із «живим» підписом.

Вимоги до е-довіреності:

• Наявність КЕП у довірителя.
• Збереження у форматі PDF або XML.
• Можливість перевірки автентичності через сервіси Дія або ЦСК.

Переваги:

• Швидкість передачі.
• Відсутність витрат на нотаріуса чи друк.
• Захист від підробок (завдяки КЕП).
• Можливість багаторазового використання.

Платформи для оформлення електронної довіреності

Український бізнес уже активно користується електронними сервісами:

1. Вчасно.EDO — сервіс електронного документообігу для B2B-сегменту.
2. M.E.Doc — зручна система для бухгалтерів і кадровиків.
3. Paperless Дія — можливість використання цифрових документів.
4. Privat24 for Business — оформлення довіреностей всередині банківської системи.

Порада: при використанні електронної довіреності переконайтесь, що контрагент готовий її прийняти — не всі склади/відділення ще мають сканери КЕП.

Передоручення повноважень

Умови та обмеження передоручення

Передоручення — це право особи, яка отримала довіреність, передати свої повноваження іншій особі. Відповідно до статті 248 ЦКУ, передоручення можливе лише у випадку, якщо:

• Воно прямо дозволене у довіреності.
• Існує об’єктивна причина (наприклад, хвороба представника).
• Довіритель не заперечує проти такого кроку.

Обмеження:

• Представник не може передати повноваження особі, що не відповідає вимогам до представництва (наприклад, не має права доступу до певної категорії вантажів).
• Строк передоручення не може перевищувати строк дії основної довіреності.
• Передоручення оформлюється в письмовій формі з обов’язковим зазначенням підстави.

Приклад фрази в довіреності: «Уповноважений має право передати повноваження третій особі у разі службової необхідності, із письмовим повідомленням довірителя.»

Експертна порада: Щоб уникнути зловживань, прописуйте обмеження на передоручення — наприклад, дозволити лише у межах одного підрозділу або на обмежений строк.

Процедура оформлення передоручення

Передоручення повинне бути оформлене так само, як і основна довіреність — із повним переліком повноважень, персональними даними нового представника, датою та підписом.

Алгоритм:

1. Оформлення письмової заяви (якщо відбувається за ініціативи уповноваженого).
2. Складання тексту нової довіреності.
3. Підписання її представником, який передає повноваження.
4. Повідомлення довірителя (листом, через CRM або офіційним e-mail).
5. Видача довіреності новому представнику.

Рекомендований формат

Скасування та припинення дії довіреності

Підстави для скасування

Скасування довіреності — це правомірне припинення її дії до закінчення строку. Відповідно до ЦКУ, довіреність може бути скасована:

• За ініціативою довірителя: у будь-який момент, без пояснення причин.
• У разі припинення юридичної особи або ФОП.
• Смерті довірителя або представника.
• Відмови представника від повноважень.
• Закінчення строку дії (автоматичне припинення).

Порада: Якщо довіреність використовується для довготривалих угод, вказуйте у ній механізм дострокового скасування: «Довіреність може бути відкликана достроково шляхом повідомлення у письмовій формі».

Повідомлення сторін та третіх осіб

Після скасування довіреності, довіритель зобов’язаний повідомити про це:

• Уповноважену особу.
• Партнера або контрагента, що мав справу з представником.
• Треті сторони (склад, логістична компанія, банк тощо).

Способи повідомлення:

• Офіційний лист із підписом керівника.
• Електронна пошта з КЕП.
• Зміна статусу документа в CRM або ERP-системі.

Рекомендація: зберігайте копію повідомлення як доказ дійсності відкликання, особливо якщо згодом виникають фінансові чи юридичні претензії.

Порівняння засобів повідомлення

Відповідальність за дії за довіреністю

Юридичні наслідки для довірителя та представника

Відповідальність за дії представника за довіреністю несе насамперед довіритель. Якщо представник діяв у межах наданих повноважень — всі правочини вважаються здійсненими від імені довірителя.

Типові наслідки:

• Підпис накладної = прийняття зобов’язань по оплаті або збереженню товару.
• Підписання акта прийому = підтвердження якості.
• Отримання готівки = прийняття фінансової відповідальності.

У яких випадках представник несе відповідальність:

• Якщо діяв поза межами повноважень.
• Якщо допустив втрату або крадіжку товару.
• Якщо представив підроблену довіреність.

Експертна порада: Прописуйте в трудових договорах або посадових інструкціях положення про відповідальність за дії за довіреністю. Це дозволить у разі проблем стягнути збитки.

Випадки перевищення повноважень

Перевищення повноважень — ситуація, коли представник здійснює дії, на які не мав права. Наприклад:

• Отримав товар у більшій кількості.
• Підписав документи за межами території або строку дії довіреності.
• Погодив інші умови договору.

Юридичні наслідки:

• Дія вважається недійсною.
• Можливе накладення штрафів.
• Контрагент може відмовити в оплаті або поставці.

Запобіжні заходи:

• Вказуйте точний обсяг повноважень.
• Встановлюйте обмеження на суму або вид товару.
• Використовуйте QR-коди або серійні номери довіреностей для перевірки дійсності.

Зразки та шаблони довіреностей

Зразок довіреності для юридичної особи

ДОВІРЕНІСТЬ № 001-2025

м. Київ 

02 червня 2025 р.

Товариство з обмеженою відповідальністю «ЕкоБудСервіс», код ЄДРПОУ 41000000, що знаходиться за адресою: м. Київ, вул. Саксаганського, 23, в особі директора Петраченка Олега Івановича, який діє на підставі Статуту, довіряє менеджеру з логістики Іваненку Петру Петровичу, паспорт серія КВ №123456, виданий Шевченківським РВ ГУ МВС України в м. Києві 12.03.2017 р., РНОКПП 1234567890, отримати товар – будівельні матеріали (цегла, цемент, арматура) зі складу ТОВ «БудПостач», м. Бровари, вул. Заводська, 4, відповідно до рахунків №15 від 01.06.2025 р.

Довіреність дійсна до 30 червня 2025 р.

Підпис директор _____________ /О.І. Петраченко/

М.П.

Порада: вказуйте номер довіреності відповідно до внутрішньої нумерації підприємства (наприклад, 001-2025), це полегшує контроль та перевірку.

Зразок довіреності для фізичної особи та ФОП

ДОВІРЕНІСТЬ

м. Львів

02 червня 2025 р.

Я, Савчук Ірина Миколаївна, ФОП, ІПН 2948473738, що зареєстрована за адресою: м. Львів, вул. Володимира Великого, 102, довіряю своєму працівнику Василенку Тарасу Івановичу, паспорт серія СН №654321, виданий Личаківським РВ ГУ МВС України у Львівській області 15.04.2016 р., РНОКПП 2456789000, отримати побутову техніку (холодильники, мікрохвильові печі) зі складу ТОВ «ЕлектроПром», відповідно до рахунку №89 від 31.05.2025 р.

Строк дії довіреності – до 15 червня 2025 р.

Підпис _____________ /І.М. Савчук/

Нотатка: печатка для ФОП не є обов’язковою, але додає легітимності при взаємодії з великими компаніями чи перевізниками.

Поширені помилки при оформленні довіреності

Відсутність обов’язкових реквізитів

Найпоширеніша помилка — оформлення довіреності без однієї з таких ключових позицій:

• Дати складання (без неї документ недійсний).
• Терміну дії (якщо його немає — діє 1 рік, але це часто плутає контрагентів).
• Підпису довірителя (іноді оформлюють копію і забувають завірити оригінал).

Рекомендація: створіть у своєму документообігу чек-лист для перевірки довіреностей. Наприклад:

1. Вказано ПІБ представника.
2. Є серія/номер паспорта.
3. Є підпис директора.
4. Вказано термін дії.
5. Чітко описано повноваження.

Неправильне визначення повноважень

Розпливчасті формулювання — це ризик не тільки юридичний, але й фінансовий.

Типова помилка: «Представник має право отримати товар» — що за товар, де, у кого?

Коректне формулювання: «…отримати зі складу ТОВ “СкладТех”, м. Київ, вул. Магістральна, 8, побутову техніку (праски, пилососи) відповідно до рахунку-фактури №28 від 02.06.2025 р.»

Експертний лайфхак: додайте QR-код з внутрішньої CRM до довіреності — склади сучасних постачальників уже працюють зі сканерами.

Висновок

Довіреність на отримання товару — це не просто формальність, а стратегічний інструмент, що дозволяє підприємцям та компаніям ефективно делегувати повноваження, зберігаючи контроль і юридичну захищеність. Її правильне оформлення гарантує безперебійну логістику, мінімізує ризики непорозумінь з контрагентами та знижує ймовірність внутрішніх зловживань. Завдяки зміні законодавства українські бізнеси отримали більше свободи в оформленні довіреностей, але й більшу відповідальність — тепер усе тримається на грамотності ваших документів.

Дотримання вимог Цивільного кодексу, чітке формулювання повноважень, ведення внутрішнього обліку та впровадження цифрових інструментів — ось запорука надійної роботи з довіреностями. Незалежно від розміру бізнесу, це питання стосується кожного підприємця. Тому розглядайте довіреність не як зайвий клопіт, а як розумну інвестицію у вашу безпеку, репутацію та продуктивність.

Часті питання (FAQ)

Чи обов’язково нотаріально посвідчувати довіреність на отримання товару?

Ні, для більшості випадків нотаріальне посвідчення не потрібне. Винятки — це ситуації, де вимагається підвищений рівень довіри або дія довіреності за межами України. У звичайному діловому обігу достатньо письмового документа з підписом довірителя.

Який максимальний строк дії довіреності?

Строк не обмежений законодавчо. Якщо в довіреності не вказано строк, вона діє один рік з дати підписання. Проте на практиці рекомендується встановлювати строк до 12 місяців для контролю актуальності повноважень.

Чи можна видати довіреність особі, яка не є працівником компанії?

Так, можна. Довіреність можна видати будь-якій особі — працівнику, підряднику або навіть знайомому. Головне — чітко вказати її персональні дані та обсяг повноважень. Водночас доцільно мати договірні відносини для підтвердження законності представництва.

Як відкликати довіреність до закінчення строку її дії?

Достатньо видати розпорядження (наказ, лист) про відкликання, повідомити уповноважену особу та контрагента. Рекомендується мати підтвердження факту повідомлення (електронний лист, розписка, повідомлення з КЕП).

Чи можна оформити довіреність в електронному вигляді?

Так. В Україні закон дозволяє використовувати електронну довіреність, підписану КЕП. Така довіреність має таку ж юридичну силу, як і паперова, і може використовуватися для взаємодії з постачальниками, банками та державними сервісами.

Чи потрібно додавати копії паспортів до довіреності?

Це не обов’язково за законом, але дуже рекомендовано на практиці. Додання копії документа, що посвідчує особу представника, знижує ризик шахрайства і спрощує перевірку для складів та логістичних компаній.

Що робити, якщо виявлено підроблену довіреність?

Негайно зверніться до правоохоронних органів і повідомте контрагента. Також проведіть внутрішнє розслідування та перевірте систему обліку довіреностей. Якщо йдеться про втрати, фіксуйте збитки для подальшої компенсації через суд.

Як вказати кілька представників в одній довіреності?

Можна вказати кількох осіб із правом діяти разом або окремо. Наприклад: «Іваненко І.І. та/або Петров П.П. мають право отримувати товар спільно або кожен окремо». Важливо конкретизувати обсяг повноважень кожного з представників.

Чи можуть склади або перевізники відмовити в прийнятті довіреності?

Так, якщо вона оформлена з помилками або не відповідає їхнім внутрішнім стандартам. Деякі логістичні компанії (як-от Нова Пошта або SAT) мають власні вимоги — перевіряйте заздалегідь або використовуйте шаблони, які вони надають.

Чи можна використовувати один шаблон довіреності для всіх випадків?

Ні, краще адаптувати шаблон під кожну ситуацію. Наприклад, довіреність на отримання техніки у Києві не підійде для митного оформлення в Одесі. Універсальні шаблони економлять час, але вимагають гнучкості при деталізації повноважень.