Довідка з місця роботи: як оформити та зразки для ТОВ і ФОП

Довідка з місця роботи підтверджує, у кого, на якій посаді і з якого часу працює людина. Її видає роботодавець, зокрема ФОП, на вимогу працівника. Єдиної затвердженої форми для звичайної довідки немає: її складають у довільній формі з потрібними реквізитами.

Нижче - чотири зразки для копіювання (для ТОВ, від ФОП, про повний робочий день, про посаду і стаж), обовʼязкові реквізити, коли писати «за місцем вимоги», а коли «на вимогу працівника», і чи потрібна печатка. Усі назви, імена, дати і номери в зразках умовні.

Go Deal Brokers допомагає купувати і продавати готовий бізнес, а свіжі бізнеси з цінами і прибутком публікує в нашому Telegram-каналі.

Що таке довідка з місця роботи і хто її видає

Обовʼязок видати довідку закріплює ст. 49 Кодексу законів про працю: «Роботодавець зобовʼязаний видати працівникові на його вимогу довідку про його роботу на даному підприємстві, в установі, організації із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи і розміру заробітної плати».

Видає довідку той, з ким укладено трудовий договір: ТОВ, інша компанія чи ФОП, який наймає працівників. Її можуть попросити банк, посольство, Пенсійний фонд, орендодавець, соціальна служба чи навчальний заклад. Зміст залежить від мети: часто досить підтвердити посаду і період роботи. Якщо отримувачу потрібні ще спеціальність, кваліфікація чи зарплата, додайте їх: ст. 49 передбачає і ці дані.

Розмір зарплати можна вказати і в цій довідці. Якщо ж потрібні доходи за певний період, читайте нашу статтю про довідку про доходи. Загальна класифікація довідок - у статті довідки: види і правила оформлення.

Зразок довідки з місця роботи для ТОВ

Стандартний варіант для працівника компанії. Підставте свої дані замість тексту в квадратних дужках.

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «[НАЗВА]»
(ТОВ «[Назва]»)
код ЄДРПОУ [код]
[адреса], тел. [телефон]

ДОВІДКА
[дата] № [номер]
[місто]

Про підтвердження місця роботи

Видана [прізвище, імʼя, по батькові працівника] про те, що він (вона) працює в ТОВ «[Назва]» на посаді [посада] з [дата прийняття] (наказ від [дата] № [номер]) по теперішній час.

Довідка видана для предʼявлення за місцем вимоги.

Директор [особистий підпис] [Власне імʼя ПРІЗВИЩЕ]

Найменування компанії пишуть повністю, як у статуті, а скорочене - нижче (п. 5.4 ДСТУ 4163:2020). Якщо знаєте, куди подаватимуть довідку, краще замість «за місцем вимоги» написати конкретного адресата: «Довідка видана для подання до [назва установи]».

Довідка з місця роботи від ФОП: зразок для найманого працівника

ФОП-роботодавець видає довідку так само, як компанія, але замість коду ЄДРПОУ вказує свій реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) - у ФОП коду ЄДРПОУ немає. Якщо підприємець через релігійні переконання відмовився від РНОКПП, вказують серію (за наявності) і номер паспорта. Підписує сам підприємець або його представник за довіреністю.

Фізична особа-підприємець [Прізвище Імʼя По батькові]
РНОКПП [номер]
[адреса], тел. [телефон]

ДОВІДКА
[дата] № [номер]
[місто]

Про підтвердження місця роботи

Видана [ПІБ працівника] про те, що він (вона) працює у фізичної особи-підприємця [ПІБ] на посаді [бариста / продавець / майстер] за трудовим договором з [дата прийняття] по теперішній час.

Довідка видана для подання до [назва установи].

ФОП [особистий підпис] [Власне імʼя ПРІЗВИЩЕ]

Чи може ФОП видати довідку з місця роботи самому собі

Ні в сенсі довідки про найману роботу: підприємець не працює сам у себе за трудовим договором, тому посаду собі «вигадувати» не варто. Свій статус ФОП підтверджують витягом з Єдиного державного реєстру, а дохід - податковою декларацією. Які саме документи прийме отримувач, уточніть у нього.

Довідка про повний робочий день: зразок і коли потрібна

Таку довідку, зокрема, просять для допомоги «єЯсла». За п. 23 постанови КМУ № 1751 вона надається матері або іншому законному представнику дитини (крім прийомних батьків, батьків-вихователів, патронатних вихователів і представників закладів, які виконують функції опікунів чи піклувальників), «які фактично здійснювали догляд за дитиною та приступили до роботи у режимі повного робочого часу». Серед документів для призначення п. 25 називає: «копія або витяг з наказу (розпорядження) роботодавця про вихід на роботу у режимі повного робочого часу, або довідка про підтвердження місця роботи із зазначенням роботи у режимі повного робочого часу». Тобто підійде або довідка, або копія чи витяг з наказу, оригінал наказу віддавати не треба.

Тобто ключова фраза в довідці - «працює в режимі повного робочого часу», і дату виходу на повний час варто вказати окремо від дати прийняття на роботу.

[Повне найменування роботодавця] / ФОП [ПІБ]
код ЄДРПОУ / РНОКПП [номер]

ДОВІДКА
[дата] № [номер]
[місто]

Про підтвердження місця роботи і режиму роботи

Видана [ПІБ працівника] про те, що він (вона) працює в [назва роботодавця] на посаді [посада] з [дата прийняття]. З [дата виходу на повний час] працює в режимі повного робочого часу (наказ від [дата] № [номер]).

Довідка видана для подання до [органу Пенсійного фонду України / іншої установи].

[Посада] [особистий підпис] [Власне імʼя ПРІЗВИЩЕ]

Повний робочий час - це нормальна тривалість, не більше 40 годин на тиждень (ст. 50 КЗпП), або скорочена, встановлена законом для окремих категорій (ст. 51), без неповного дня чи тижня (ст. 56). Він не обовʼязково означає «8 годин щодня». Не плутайте його з основним місцем роботи чи повною ставкою.

Довідка про посаду і стаж роботи

Якщо потрібно підтвердити, скільки людина працювала у вас і на яких посадах, перелічіть періоди за наказами.

[Повне найменування роботодавця] / ФОП [ПІБ]
код ЄДРПОУ / РНОКПП [номер]

ДОВІДКА
[дата] № [номер]
[місто]

Про період роботи

Видана [ПІБ] про те, що він (вона) працював(-ла) в [назва роботодавця]:
- з [дата] по [дата] на посаді [посада] (наказ від [дата] № [номер]);
- з [дата] по [дата] на посаді [посада] (наказ від [дата] № [номер]).

Довідка видана на вимогу працівника для подання до [назва установи].

[Посада] [особистий підпис] [Власне імʼя ПРІЗВИЩЕ]

Така довідка підтверджує роботу лише у цього роботодавця, а не весь страховий стаж людини. За Порядком № 637 довідки і виписки з наказів приймають, коли немає трудової книжки або в ній бракує чи неточні записи. Для пільгової пенсії, якщо в трудовій немає потрібних відомостей, подають уточнюючу довідку, а такий стаж може підтверджуватися і даними реєстру застрахованих осіб - уточніть у Пенсійному фонді. Довідку видають поточною датою, а минулі періоди вказують у тексті. Звідки брати дати і накази - у статті про кадрове діловодство.

Обовʼязкові реквізити довідки з місця роботи

ДСТУ 4163:2020 поширюється на документи юридичних осіб, зокрема «довідки, доповідні записки, пояснювальні записки» (п. 1.1). Пункт 4.4 перелічує реквізити, які такі документи «обовʼязково повинні мати»:

Приклади умовні. Стандарт стосується юридичних осіб; ФОП-роботодавцю зручно дотримуватися того самого порядку.

Крім цього, в довідці зазвичай вказують код ЄДРПОУ компанії (або РНОКПП ФОП), адресу і контакт роботодавця, ПІБ працівника, посаду і дату прийняття. Домашню адресу, дату народження чи паспортні дані працівника без потреби не пишіть.

Купуєте бізнес разом з командою? Обʼєкти з цінами і прибутком публікуємо в нашому Telegram-каналі.

«За місцем вимоги» чи «на вимогу»: як правильно написати

Обидва вислови правильні, але означають різне:

Писати «по місцю вимоги» не варто: в офіційних текстах уживають конструкцію «за місцем» (за місцем роботи, за місцем проживання), тож і тут природно «за місцем вимоги».

Як отримати довідку: заява, строк видачі і строк дії

Досить попросити роботодавця усно чи письмово. Письмова заява допомагає зафіксувати, коли і що саме ви просили. Наприклад:

Директору ТОВ «[Назва]» [ПІБ]
[посада, ПІБ працівника]

ЗАЯВА

Прошу видати довідку з місця роботи із зазначенням посади, дати прийняття і режиму роботи для подання до [назва установи] до [бажана дата].

[дата] [підпис]

Ст. 49 КЗпП не встановлює конкретного строку видачі довідки і строку її дії. Вимоги до «свіжості» визначає установа-отримувач або порядок, за яким вона працює, - уточніть заздалегідь. Якщо роботодавець без причини відмовляє, можна звернутися до Державної служби з питань праці.

Підпис, печатка та електронна довідка

• Підпис. За п. 5.22 ДСТУ 4163:2020 підпис містить найменування посади, особистий підпис, власне імʼя і прізвище. Підписує керівник або уповноважена особа, у ФОП - сам підприємець або представник за довіреністю. Другого обовʼязкового підпису, наприклад головного бухгалтера, ДСТУ для такої довідки не вимагає; його додають, якщо це передбачають внутрішні правила або порядок, за яким працює отримувач.
• Печатка. Обовʼязкове використання печаток бізнесом скасовано Законом № 1982-VIII, який набрав чинності 19 липня 2017 року. Якщо посадова особа органу влади чи місцевого самоврядування вимагає печатку на документі, який подає субʼєкт господарювання, або відмовляє в прийнятті через її відсутність, це адміністративне правопорушення за ст. 166-24 КУпАП. Якщо печатка у вас є, її можна поставити, але для звичайної довідки вона не обовʼязкова.
• Електронна довідка. За ст. 18 Закону «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» кваліфікований електронний підпис (КЕП) «має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис». Юридичну силу електронного документа не можна заперечити лише через електронну форму (ст. 8 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг»). Але довідка з КЕП - це підписаний файл, а не скан паперу. Як подати документ, може визначати порядок, за яким працює отримувач, тож уточніть, чи приймають файл з КЕП.

Поширені помилки в довідці з місця роботи

• Немає дати, номера чи підпису - отримувач може не прийняти довідку.
• У ФОП вказано «ЄДРПОУ» замість РНОКПП.
• Написано «працює в режимі повного робочого часу», хоча працівникові встановлено неповний робочий день чи тиждень.
• Плутають дату прийняття на роботу і дату виходу на повний час після відпустки.
• Додають зайві персональні дані: паспорт, домашню адресу.
• Довідку датують заднім числом замість поточної дати.

Часті запитання

Хто видає довідку з місця роботи і чи може роботодавець відмовити

Видає роботодавець - компанія або ФОП, у якого ви працюєте за трудовим договором. За ст. 49 КЗпП він зобовʼязаний видати довідку на вимогу працівника. Якщо відмовляють без причини, можна звернутися до Державної служби з питань праці.

За скільки днів видають довідку і скільки вона дійсна

Ст. 49 КЗпП не встановлює конкретного строку видачі і строку дії. Вимоги до «свіжості» визначає установа, куди подають довідку, або її порядок роботи, - уточніть заздалегідь.

Як отримати довідку з місця роботи у ФОП

Найманому працівнику довідку видає ФОП-роботодавець за зразком вище, з РНОКПП замість ЄДРПОУ. Сам підприємець підтверджує свій статус витягом з ЄДР, а не довідкою про найману роботу.

Для чого потрібна довідка про повний робочий день

Зокрема, для допомоги «єЯсла»: п. 25 постанови КМУ № 1751 прямо передбачає довідку про роботу в режимі повного робочого часу або копію чи витяг з наказу про вихід на повний час. Для відстрочки, бронювання чи пільгової пенсії діють інші документи.

Як правильно: «за місцем вимоги» чи «по місцю вимоги»

Правильно «за місцем вимоги». А «на вимогу працівника» - про інше: це підстава видачі, а не призначення довідки. Якщо адресат відомий, пишіть «для подання до [назва установи]».

Чи потрібна печатка на довідці з місця роботи

Ні, обовʼязкові печатки для бізнесу скасовано з 19.07.2017. Якщо печатка є, її можна поставити. Якщо установа все ж просить печатку, уточніть, на якій підставі.

Яку довідку подавати до Пенсійного фонду

Залежить від мети. Для «єЯсла» - довідку про роботу в режимі повного робочого часу або копію чи витяг з наказу. Для періодів роботи, яких немає в трудовій книжці або записи в ній неточні, - довідку про період роботи чи виписки з наказів (п. 3 Порядку № 637). Для пільгової пенсії - уточнюючу довідку за п. 20 Порядку № 637. Перелік для вашої ситуації варто узгодити з Пенсійним фондом.

Джерела

Зразки умовні, складені редакцією. Дата перевірки 02.11.2026.

1. Кодекс законів про працю України, ст. 49, 50, 51, 56, редакція від 23.10.2026, перевірено 02.11.2026
2. ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», п. 1.1, 4.4, 5.22, чинний з 01.09.2021, перевірено 02.11.2026
3. Постанова КМУ № 1751 від 27.12.2001 (допомога «єЯсла»), редакція від 16.07.2026, перевірено 02.11.2026
4. Постанова КМУ № 560 від 16.05.2024, додаток 5, редакція від 15.08.2026, перевірено 02.11.2026
5. Постанова КМУ № 637 від 12.08.1993 «Про затвердження Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній», п. 3, 20, редакція від 13.10.2026, перевірено 02.11.2026
6. Закон України № 1982-VIII від 23.03.2017 (щодо використання печаток), набрав чинності 19.07.2017, перевірено 02.11.2026
7. Кодекс України про адміністративні правопорушення, ст. 166-24, редакція від 11.12.2025, перевірено 02.11.2026
8. Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» № 2155-VIII, ст. 18, редакція від 18.12.2024, перевірено 02.11.2026
9. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV, ст. 8, перевірено 02.11.2026

Шукаєте готовий бізнес або плануєте продаж? Go Deal Brokers публікує бізнеси з цінами й прибутком у Telegram-каналі, а заявку на продаж можна залишити на сторінці для продавця.