Лист-нагадування про оплату: зразки та порядок дій

Лист-нагадування про оплату - це коротке ввічливе повідомлення клієнту, що рахунок чекає на оплату: номер рахунку, сума, строк і як заплатити. Зручний графік такий: перше нагадування за кілька днів до строку, друге після прострочення, третє як попередження про подальші дії. Закон такої послідовності не вимагає, це практична схема.

Нижче вісім готових зразків: три листи клієнту, повідомлення у месенджер, лист орендарю, лист про повернення помилкового платежу, вимога повернути передоплату і запит на звірку. Квадратні дужки замініть своїми даними. Наприкінці - що робити, якщо після всіх листів не платять.

Неоплачені рахунки бʼють не лише по касі, а й по вартості бізнесу: покупець рахує тільки ті гроші, які справді надходять. Як оцінюють такі справи, видно в нашому Telegram-каналі, де Go Deal Brokers публікує бізнеси на продаж з ціною і прибутком.

Зміст статті

1Як ввічливо нагадати клієнту про оплату
2Зразок 1: нагадування до строку оплати
3Зразок 2: нагадування після строку
4Зразок 3: останнє нагадування перед претензією
5Повідомлення про оплату у Viber або Telegram
6Лист орендарю про заборгованість з оренди
7Лист про повернення помилково перерахованих коштів
8Лист про повернення передоплати за непоставлений товар
9Лист про проведення звірки взаєморозрахунків
10Що робити, якщо після нагадувань не платять
11Часті запитання
12Джерела

Як ввічливо нагадати клієнту про оплату

Перед тим як писати, перевірте три речі: чи не прийшли гроші на інший рахунок або без призначення платежу, чи отримав клієнт рахунок і чи правильні в ньому реквізити. Так ви виключите помилку у власному обліку платежів.

Пишіть людині, яка відповідає за оплату, а не лише загальною поштою.
Називайте факти: номер і дату рахунку, суму, погоджений строк.
Просіть одну конкретну дію: оплатити або назвати дату оплати.
Додавайте рахунок ще раз, щоб клієнтові не довелося його шукати.
До настання строку не пишіть про прострочення: це лише нагадування.

Для суду важить зміст листа, а не його назва. Верховний Суд зазначав, що вимогу про оплату можна предʼявити листом, телеграмою чи навіть рахунком, бо «форма не може превалювати над змістом». Тому навіть у ввічливому нагадуванні вказуйте точну суму, підставу і рахунок.

Зразок 1: нагадування до строку оплати

Надсилайте за 3-5 днів до строку. Тон дружній, без натяку на проблему.

Тема: Рахунок №[номер] від [дата]: строк оплати [дата]

Добрий день, [імʼя]!

Нагадуємо, що за рахунком №[номер] від [дата] на суму [сума] грн строк оплати - [дата]. Рахунок додаємо ще раз.

Якщо оплату вже здійснено, дякуємо, проігноруйте цей лист. Якщо є питання щодо рахунку, напишіть, будь ласка, і ми швидко все уточнимо.

З повагою,
[імʼя, посада, компанія, телефон]

Зразок 2: нагадування після строку

Надсилайте через 1-3 дні після строку. Мета - дізнатися, що сталося, і отримати дату оплати.

Тема: Рахунок №[номер] прострочено: уточніть, будь ласка, дату оплати

Добрий день, [імʼя]!

Строк оплати рахунку №[номер] від [дата] на суму [сума] грн минув [дата], але оплати ми поки не отримали.

Можливо, рахунок загубився або виникли питання. Підкажіть, будь ласка, коли плануєте оплату, або напишіть, що потрібно уточнити. Рахунок і акт додаємо.

З повагою,
[підпис]

Зразок 3: останнє нагадування перед претензією

Надсилайте, якщо після другого листа відповіді немає або обіцяну дату пропущено. Тон діловий: попередні звернення, точна сума, строк і наступний крок. Такий лист уже є повноцінною вимогою про оплату, тож збережіть доказ, що клієнт його отримав.

Тема: Заборгованість за договором №[номер]: прохання оплатити до [дата]

Добрий день, [імʼя]!

За договором №[номер] від [дата] ми надали послуги (поставили товар) на суму [сума] грн, що підтверджують акт (видаткова накладна) №[номер] від [дата]. Строк оплати минув [дата]. Ми нагадували про оплату [дата] і [дата].

Станом на [дата] заборгованість становить [сума] грн. Просимо оплатити її до [дата] за реквізитами: [IBAN, отримувач, ЄДРПОУ].

Якщо оплату не буде здійснено до цієї дати, ми будемо змушені направити офіційну претензію і звернутися до суду зі стягненням боргу, інфляційних втрат і 3% річних за ст. 625 ЦКУ.

З повагою,
[підпис уповноваженої особи]

Повідомлення про оплату у Viber або Telegram

Для короткого нагадування зручно використати месенджер, у якому ви вже спілкуєтеся з клієнтом. Тримайте повідомлення коротким: 2-4 речення.

[Імʼя], добрий день! Нагадую про рахунок №[номер] на [сума] грн, строк оплати був [дата]. Підкажіть, будь ласка, коли зможете оплатити? Якщо вже оплатили, надішліть, будь ласка, квитанцію, щоб ми звірилися.

Листування в месенджері теж може бути доказом у суді, якщо з нього видно авторів і зміст: так вирішила Велика Палата Верховного Суду у справі №916/3027/21. Але для вимоги надійніше використати спосіб звʼязку з договору і зберегти підтвердження, що адресат її отримав.

До речі, у Telegram ми ведемо і власний канал: Go Deal Brokers публікує там готові бізнеси на продаж з ціною і чистим прибутком на місяць.

Лист орендарю про заборгованість з оренди

Окремо покажіть основну орендну плату, комунальні платежі і санкції, якщо вони передбачені договором: орендарю так легше перевірити розрахунок.

Тема: Заборгованість з орендної плати за договором №[номер]

Шановний(-а) [імʼя / назва орендаря]!

За договором оренди №[номер] від [дата] щодо приміщення за адресою [адреса] орендна плата становить [сума] грн на місяць зі строком сплати до [число] числа.

Станом на [дата] не сплачено:
- орендна плата за [місяці]: [сума] грн;
- комунальні платежі за [місяці]: [сума] грн.
Разом: [сума] грн.

Просимо погасити заборгованість до [дата] за реквізитами: [реквізити]. Якщо ви не згодні з розрахунком, надішліть, будь ласка, свої дані для звірки до [дата].

З повагою,
[орендодавець, підпис]

Лист про повернення помилково перерахованих коштів

Підходить, якщо ви помилилися в реквізитах або заплатили двічі. Вкажіть платіж так, щоб отримувач знайшов його у виписці за хвилину.

Тема: Повернення помилково перерахованих коштів

Добрий день!

[Дата] з рахунку [IBAN] ми помилково перерахували на ваш рахунок [IBAN отримувача] [сума] грн, платіжна інструкція №[номер], призначення платежу: «[призначення]». Між нами немає договору (зобовʼязання), за яким ці кошти мали бути сплачені [або: цей рахунок уже був оплачений [дата] платіжною інструкцією №[номер]].

Просимо повернути [сума] грн на рахунок [IBAN], отримувач [назва], ЄДРПОУ (РНОКПП) [код]. Копію платіжної інструкції додаємо.

З повагою,
[підпис]

Повернення без договірної підстави регулює ст. 1212 ЦКУ. Велика Палата Верховного Суду у справі №910/3831/22 вказала, що семиденний строк за ст. 530 тут не застосовується: повернути кошти треба відразу після безпідставного отримання. Дата в листі лише фіксує, коли ви чекаєте добровільного повернення.

Лист про повернення передоплати за непоставлений товар

Тема: Вимога повернути передоплату за договором №[номер]

Добрий день!

За договором поставки №[номер] від [дата] ми сплатили [дата] передоплату [сума] грн (платіжна інструкція №[номер]). Строк поставки товару минув [дата], товар не поставлено.

Просимо повернути передоплату [сума] грн до [дата] на рахунок [реквізити]. Пропозицію нового строку поставки готові розглянути окремо, але до погодження іншого рішення вимога про повернення передоплати залишається чинною.

З повагою,
[підпис]

За ст. 693 ЦКУ, якщо оплачений наперед товар не передано вчасно, покупець може вимагати або передати товар, або повернути передоплату. Чітко напишіть, що саме ви обираєте, щоб потім не було спору про зміст вашої вимоги.

Лист про проведення звірки взаєморозрахунків

Звірка корисна, коли сума боргу спірна або платежів було багато. Вона не замінює первинних документів, але допомагає швидко знайти розбіжність.

Тема: Акт звірки взаєморозрахунків за [період]

Добрий день!

Надсилаємо акт звірки взаєморозрахунків за договором №[номер] за період з [дата] по [дата]. За нашими даними, станом на [дата] ваша заборгованість становить [сума] грн.

Просимо перевірити акт і до [дата] повернути підписаний примірник або надіслати свої дані щодо розбіжностей.

З повагою,
[підпис]

Саме мовчання у відповідь на акт звірки не означає, що контрагент визнав борг. Підписаний акт може свідчити про визнання боргу, якщо його підписала уповноважена особа, сума в ньому визначена і підтверджена первинними документами. Такий підхід Верховний Суд виклав у справі №910/9796/19.

Що робити, якщо після нагадувань не платять

Перевірте документи. Договір, рахунки, акти або накладні, підтвердження відправки. Без них довести борг значно складніше.
Зверніть увагу на строк оплати. Якщо строк у договорі є, діє він. Якщо строк не встановлений, за ч. 2 ст. 530 ЦКУ боржник має виконати обовʼязок «у семиденний строк від дня предʼявлення вимоги», якщо обовʼязок негайного виконання не випливає з договору чи закону. Строк рахується від дня, коли вимогу предʼявлено, а не від дати на листі, тож зберігайте доказ вручення.
Порахуйте, що ще можна вимагати. За ч. 2 ст. 625 ЦКУ боржник, який прострочив оплату, на вимогу кредитора сплачує борг з урахуванням індексу інфляції за весь час прострочення і 3% річних від простроченої суми, якщо інший розмір процентів не встановлений договором або законом. Пеню можна вимагати, лише якщо вона передбачена договором або законом: це неустойка, яка обчислюється у відсотках від суми несвоєчасно виконаного грошового зобовʼязання за кожен день прострочення.
Надішліть претензію. Загального обовʼязку досудового врегулювання перед господарським позовом немає: за ст. 19 ГПК сторони вживають таких заходів за домовленістю між собою або коли це обовʼязково за законом. Якщо претензійний порядок передбачений договором, краще його дотриматися: так ви покажете суду, що намагалися вирішити спір мирно. Посилатися на ст. 222 Господарського кодексу як на чинну норму вже не можна: кодекс утратив чинність з 28.08.2025 (закон №4196-IX).
Звертайтеся до суду, поки не минула позовна давність. Загальний строк - три роки (ст. 257 ЦКУ). Зупинення позовної давності на час воєнного стану скасував закон №4434-IX, який набрав чинності 04.09.2025. Тому рахуйте строк за кожним боргом окремо і не відкладайте позов. Як проходить стягнення через юриста - у статті як стягнути борг з партнера.

Якщо плануєте продаж бізнесу, заздалегідь зберіть документи про дебіторську заборгованість і оцініть, яку її частину реально стягнути: ці питання покупець може поставити під час перевірки. Як підготуватися - у статті про підготовку бізнесу до продажу.

Часті запитання

Як нагадати про оплату без тиску

Почніть із факту, а не з претензії: номер рахунку, сума, строк і пропозиція допомогти, якщо є питання. Додайте рахунок ще раз і попросіть одну дію - оплатити або назвати дату.

Коли надсилати друге і третє нагадування

Ми радимо друге через 1-3 дні після строку, третє - якщо після другого немає відповіді або обіцяну дату пропущено, зазвичай через тиждень. Закон такого графіка не встановлює: орієнтуйтеся на свій договір і клієнта.

Чи достатньо повідомлення у Viber

Для нагадування - так. Листування в месенджері може бути доказом у суді, але для вимоги надійніше спосіб звʼязку з договору: електронна пошта, вказана в ньому, або поштовий лист з описом вкладення і підтвердженням вручення.

Що робити, якщо строк оплати в договорі не вказаний

Предʼявіть письмову вимогу і збережіть доказ, що боржник її отримав. За ч. 2 ст. 530 ЦКУ він має виконати обовʼязок у семиденний строк від дня предʼявлення вимоги, якщо обовʼязок негайного виконання не випливає з договору чи закону.

Чи обовʼязкова претензія перед судом

Загального обовʼязку немає: досудове врегулювання обовʼязкове лише тоді, коли цього вимагає закон. Якщо претензійний порядок є у вашому договорі, краще його пройти: це показує суду, що ви намагалися вирішити питання мирно.

Чим відрізняються пеня, 3% річних та інфляційні втрати

3% річних та інфляційні втрати можна вимагати за ст. 625 ЦКУ навіть без пункту в договорі; договір або закон можуть встановити інший розмір процентів. Пеня - лише якщо її передбачає договір або закон, і в розмірі, який там встановлено.

Джерела

Зразки листів - редакційні шаблони Go Deal Brokers; перед претензією або позовом радимо проконсультуватися з юристом.

Інші зразки: гарантійний лист, як правильно писати ділові листи.

Шукаєте готовий бізнес або плануєте продаж? Go Deal Brokers публікує бізнеси з цінами й прибутком у Telegram-каналі, а заявку на продаж можна залишити на сторінці для продавця.