У продавця бізнесу все може виглядати переконливо: стабільна виручка, постійні клієнти, товар на складі. Покупець бачить таблицю з прибутком і вже рахує, за скільки років поверне вкладені гроші. Але що саме стоїть за цифрою «прибуток»? Чи враховані всі витрати? Яка частина продажів оплачена? Чи немає боргів, про які в презентації не згадали?
Ці питання краще поставити до угоди. Після передачі бізнесу вони нікуди не зникають, проте відповіді доведеться шукати вже новому власнику.
Саме тому бухгалтерські послуги потрібні не лише для підготовки звітності. Вони допомагають розібратися з документами, перевірити розрахунки та прийняти облік від попередньої команди. Наприклад, у «Першої Бухгалтерської» є послуги для ФОП і ТОВ, перевірка та відновлення бухгалтерської документації, підготовка податкової звітності й розрахунок зарплати. Для конкретного бізнесу обирають ті роботи, які відповідають його операціям і поточним проблемам.
Цифри продавця потребують пояснення
Почати можна з простого запитання: як розраховано фінансовий результат, який показують покупцеві? Звіт із касової програми, надходження на банківський рахунок і таблиця управлінського обліку можуть містити різні показники. Без пояснень порівнювати їх складно.
Наприклад, у місячні надходження потрапила передоплата за замовлення, яке компанія виконає пізніше. Гроші вже є, але закупівлі та інші витрати ще попереду. Або в таблиці зазначені продажі з відстроченням платежу. Частина клієнтів заплатить вчасно, частина затримає оплату. Це впливає на те, скільки коштів фактично доступно для роботи.
Ще одне питання — витрати власника. Якщо він сам керує магазином, займається закупівлями та веде переговори, у розрахунках може не бути оплати цієї роботи. Покупець, який планує найняти керівника, матиме іншу структуру витрат.
Завдання перевірки — зрозуміти походження цифр і зіставити їх із підтвердними даними. Сама наявність акуратної таблиці цього не забезпечує.
Борги та складські залишки перед угодою
Заборгованість покупців часто включають до активів компанії. Тут важливі деталі: коли виник борг, чи підтверджений він документами, чи визнає його контрагент і як проходили попередні платежі. Сума, яку мали сплатити рік тому, потребує іншої оцінки, ніж рахунок із терміном оплати наступного тижня.
Із боргами перед постачальниками теж варто розібратися заздалегідь. Чи є прострочення? Чи всі отримані товари та послуги відображені в обліку? Чи збігаються дані сторін?
Товар на складі перевіряють за документами та фактичною наявністю. Серед залишків можуть бути пошкоджені вироби, застарілі моделі або позиції, які давно не продаються. Їхня облікова вартість не гарантує, що новий власник отримає таку саму суму від реалізації.
Перелік перевірок залежить від предмета угоди. Придбання корпоративних прав і купівля обладнання чи інших окремих активів — різні ситуації. Тому бухгалтер і юрист мають працювати з однаковим розумінням того, що саме купує клієнт.
Що бухгалтер бере на себе після запуску бізнесу
Коли угоду завершено або компанію створено з нуля, починається поточна робота. Надходять платежі, оформлюються закупівлі, працівникам нараховують зарплату. Кожна така операція залишає документи та дані, які треба опрацювати.
Залежно від діяльності бухгалтерське обслуговування охоплює:
- первинні документи та банківські виписки;
- облік продажів, закупівель і розрахунків із контрагентами;
- нарахування зарплати й пов’язаних платежів;
- розрахунок податків та підготовку відповідної звітності;
- роботу з ПДВ, якщо вона стосується компанії;
- консультації щодо нових операцій.
За цим переліком стоять досить конкретні завдання. Знайти документ, якого бракує для обліку закупівлі. З’ясувати, за що надійшов платіж. Перевірити, чому дані про борг постачальнику не збігаються. Повідомити керівника, які питання залишилися невирішеними.
Однак бухгалтер не завжди самостійно отримує документи від усіх контрагентів. Якщо акт лежить у менеджера, а накладну залишили на складі, потрібен зрозумілий порядок їх передачі. Це одна з перших речей, про які домовляються на початку співпраці.
ФОП і ТОВ мають різні потреби
ФОП-консультант без працівників, який отримує кілька оплат на місяць, і торговельна компанія зі складом потребують різного супроводу. Різниця визначається не тільки формою бізнесу.
Для підприємця з невеликою кількістю операцій основними завданнями можуть бути облік доходів, податкові розрахунки, звітність і консультації. Після наймання працівників або зміни способів приймання оплати обсяг роботи переглядають.
У ТОВ, яке імпортує обладнання, з’являються валютні розрахунки, закупівлі, товарні залишки, розрахунки з командою. За наявності ПДВ додаються відповідні операції з податковими накладними та звітністю.
Тому пропозиція з ціною лише за позначкою «ФОП» чи «ТОВ» дає мало інформації. Для розрахунку бухгалтеру знадобляться дані про діяльність, систему оподаткування, працівників і документообіг.
Штатний бухгалтер чи аутсорсинг
У компанії з великим потоком щоденних документів може бути зручно мати бухгалтера всередині команди. Він постійно взаємодіє з менеджерами, складом і керівником. Зовнішнє обслуговування розглядають, зокрема, коли обсяг роботи ще не потребує окремого відділу.
Є й змішаний формат. Працівник компанії збирає та оформлює документи, а підрядник веде погоджені ділянки обліку й готує звітність.
Порівнюючи витрати, до зарплати штатного фахівця додають програмне забезпечення, робоче місце та заміщення на час відсутності. У вартості аутсорсингу перевіряють включений обсяг робіт і доплати.
Важлива також організація роботи: хто відповість на запитання клієнта, якщо його бухгалтер у відпустці, і хто виконає термінове завдання. Це краще обговорити до першої ситуації, коли відповідь потрібна сьогодні.
Як порівняти вартість бухгалтерських послуг
Дві пропозиції з однаковою щомісячною оплатою можуть суттєво відрізнятися. Одна включає консультації та розрахунок зарплати, інша передбачає окрему оплату цих робіт. Десь тариф обмежений кількістю документів, десь — іншим показником обсягу.
Попросіть розрахунок для вашого бізнесу з поясненням, що входить у ціну. Окремо з’ясуйте вартість перевірки попередніх періодів, відновлення документації та інших разових завдань.
Поточний супровід не обов’язково включає виправлення всього, що накопичилося до початку співпраці. Спочатку підрядник оцінює стан матеріалів, а вже потім може визначити обсяг додаткової роботи.
Якщо плануєте відкриття нової точки, наймання команди чи вихід на іноземний ринок, повідомте про це під час розрахунку. Так пропозиція враховуватиме найближчі зміни.
Передача обліку без прогалин
При зміні бухгалтера фіксують дату переходу та перелік переданих матеріалів. До них можуть входити облікова база, первинні документи, звітність, банківські виписки й дані про залишки та заборгованість.
Окремо встановлюють, хто завершує попередній період і подає найближчу звітність. Формулювання «новий бухгалтер усе підхопить» недостатньо, якщо йому ще не передали необхідні дані.
У договорі також зазначають строки робіт, відповідальність сторін, конфіденційність, доступ до систем і порядок повернення документів після завершення співпраці.
Перед першою розмовою з підрядником підготуйте короткий опис діяльності, приблизну кількість операцій, відомості про працівників і перелік невирішених питань. Для покупця готового бізнесу до цього списку додаються матеріали продавця. Тоді обговорення бухгалтерського супроводу почнеться з реальних завдань вашої компанії.
