KPI (Key Performance Indicators) - ключові показники ефективності: вимірювані показники, за якими оцінюють рух до важливої цілі. Простими словами, KPI показують, наскільки бізнес наближається до важливої цілі, а один із способів їх оцінити - порівняти факт з планом. Якщо план продажів магазину 200 000 грн, а факт 180 000 грн, виконання плану - 90%.
Нижче - як обрати KPI і поставити ціль, таблиця показників для продавця, менеджера, бариста, адміністратора салону і власника, як рахувати виконання, калькулятор KPI-премії, як оформити премію за законом і які помилки роблять KPI марними. Усі суми в прикладах умовні.
Go Deal Brokers допомагає купувати і продавати готовий бізнес, а свіжі обʼєкти з цінами і прибутком публікує в нашому Telegram-каналі.
Зміст статті
- 1Що таке KPI простими словами
- 2Як обрати KPI і поставити ціль за SMART
- 3Приклади KPI для продавця, менеджера, кавʼярні й салону
- 4Як розрахувати KPI: план, факт і відсоток виконання
- 5KPI-премія: формула, ваги і приклад розрахунку
- 6Як оформити премію і KPI в документах
- 7Помилки, через які KPI не допомагають бізнесу
- 8Часті запитання
- 9Джерела
Що таке KPI простими словами
Визначення від Qlik: «KPI stands for key performance indicator, a quantifiable measure of performance over time for a specific objective.» Тобто KPI - це показник, який можна виміряти, привʼязаний до конкретної цілі і періоду.
Розрізняйте три речі: сам показник (наприклад, середній чек), ціль (план на місяць - 110 грн) і виконання (факт 105 грн - це 95,45% плану). Метрик у бізнесі багато, а KPI - лише ті кілька, від яких залежить головна ціль. KPI не дорівнює премії: показник можна використовувати для управління і без привʼязки до зарплати.
Як обрати KPI і поставити ціль за SMART
Перевірте ціль за SMART: «Specific» (конкретна), «Measurable» (вимірювана), «Achievable» (досяжна), «Relevant» (повʼязана із завданням бізнесу), «Time-bound» (зі строком).
Приклад для кавʼярні: протягом наступного місяця збільшити середній чек зі 100 до 110 грн, пропонуючи десерт до кави, без зниження якості. Вимірювання - звіт каси, відповідальний - керівник зміни. Досяжність обґрунтуйте історією продажів, а не просто оголосіть.
Для кожного KPI запишіть: бізнес-ціль, назву, формулу, що краще - більше чи менше, план, період, відповідального, джерело даних і винятки. Почніть з двох-трьох показників на роль: надто багато KPI розпорошує увагу.
Приклади KPI для продавця, менеджера, кавʼярні й салону
| Роль | Показник і формула | Умовний приклад | На що зважати |
|---|---|---|---|
| Продавець | Виконання плану = факт / план × 100% | 180 000 / 200 000 = 90% | Порівнюйте однакові зміни, трафік, наявність товару |
| Продавець | Середній чек = виручка / кількість чеків | 180 000 / 900 = 200 грн | Заздалегідь визначте, як рахувати знижки і повернення |
| Продавець | Конверсія = покупки / відвідування × 100% | 120 / 600 = 20% | Потрібен лічильник відвідувачів |
| Менеджер з продажу | Конверсія звернень в оплачені угоди | 20 / 100 = 20% | Одна група звернень і достатній строк |
| Менеджер з продажу | Валовий прибуток продажів = виручка - собівартість | 240 000 - 168 000 = 72 000 грн | Показує, як знижки зʼїдають валовий прибуток |
| Бариста | Середній чек зміни; частка замовлень без помилок | 12 000 / 100 = 120 грн; 98 / 100 = 98% | Не стимулюйте приховування скарг |
| Керівник кавʼярні | Фудкост = використана сировина / виручка категорії × 100% | (10 000 + 35 000 - 9 000) / 120 000 = 30% | Потрібна інвентаризація |
| Адміністратор салону | Конверсія звернень у записи | 60 / 100 = 60% | Окремо - скільки записів дійшли до візиту |
| Адміністратор салону | Частка клієнтів із наступним записом | 30 / 80 = 37,5% | Запис ще не повторна покупка |
| Власник | Частка повторних покупців | 80 / 200 = 40% | Потрібні унікальні клієнти, а не чеки |
| Власник | Операційний результат = виручка - собівартість - операційні витрати | 300 000 - 105 000 - 150 000 = 45 000 грн | Це ще не чистий прибуток |
Формули середнього чека «Total revenue / Number of orders», конверсії і частки повторних покупців загальновживані в рітейлі. Валовий прибуток - «Sales revenue minus the cost of goods sold». Фудкост рахують від використаної сировини, а не від усіх закупівель: «Food cost percentage = (Cost of goods sold ÷ Food sales) × 100». Детальніше - у статті про фудкост.
Не покладайте на людину показник, на який вона не впливає: бариста не відповідає за оренду чи закупівельні ціни, а адміністратор салону - за те, що майстри захворіли. KPI для інтернет-магазину (ROAS, CAC, LTV) ми розібрали окремо.
Хочете бізнес з уже налагодженими продажами і командою? Обʼєкти з цінами і прибутком є в нашому Telegram-каналі.
Як розрахувати KPI: план, факт і відсоток виконання
Для показників, де більше - краще (виручка, середній чек), виконання = факт / план × 100%, якщо план більший за нуль. Для показників, де в погоджених межах краще менше (наприклад, фудкост без погіршення якості), можна заздалегідь погодити формулу план / факт × 100%, якщо план і факт більші за нуль. Наприклад, план фудкосту 30%, факт 33%: 30 / 33 × 100% = 90,91%.
Усі дані беріть за той самий період. Якщо даних немає, це не «0% виконання», а відсутність розрахунку. Якщо план нульовий, формула не працює - потрібне інше правило.
KPI-премія: формула, ваги і приклад розрахунку
Найпростіша модель з двома показниками: виконання кожного множать на його вагу (ваги в сумі дають 100%), складають, і на цей коефіцієнт множать базову премію. Щоб премія не росла безмежно, ставлять верхню межу, наприклад 120%.
| Показник | План | Факт | Вага | Виконання | Внесок |
|---|---|---|---|---|---|
| Виручка | 200 000 грн | 180 000 грн | 60% | 90% | 54 п.п. |
| Нові клієнти з оплатою | 20 | 22 | 40% | 110% | 44 п.п. |
| Разом | 100% | 98% |
Коефіцієнт 0,6 × 0,9 + 0,4 × 1,1 = 0,98. При базовій премії 5 000 грн нарахована премія - 5 000 × 0,98 = 4 900 грн. Це сума до утримання податків, а не «на руки»: з премії, як і з зарплати, утримують ПДФО і військовий збір, детальніше - у статті про ПДФО.
У цій моделі перевиконання одного показника компенсує недовиконання іншого. Якщо це вам не підходить, погодьте інші правила (наприклад, мінімальний поріг) до початку періоду, а не після.
Калькулятор KPI-премії
Умовна модель: два показники з вагами, коефіцієнт премії обмежено 1,20, порогу обнулення немає. Усі дані - за один і той самий період.
Вага клієнтів = 100% мінус ця вага
Сума при 100% виконання, до утримання податків
Як оформити премію і KPI в документах
Премії за виконання показників - частина зарплати. Закон «Про оплату праці» відносить до додаткової зарплати «премії, пов'язані з виконанням виробничих завдань і функцій». Кодекс законів про працю дозволяє: «Оплата може провадитися за результатами індивідуальних і колективних робіт.»
Умови й розміри премій встановлюють у колективному договорі (укладати його може і ФОП-роботодавець). Якщо колдоговору немає, загальні правила погоджують з профспілковим органом чи представником більшості працівників, а за їх відсутності - з іншим уповноваженим органом працівників. Умови KPI-премії конкретного працівника варто прямо записати в трудовому договорі чи додатку до нього, а при прийнятті на роботу роботодавець доводить до працівника умови оплати. На практиці правила записують у положення про оплату праці чи преміювання і посилаються на нього в трудовому договорі: показники, період, план, ваги, джерела даних, межі, строки виплати. Не зменшуйте оклад як «штраф» за невиконання KPI і не змінюйте правила після завершення періоду.
Помилки, через які KPI не допомагають бізнесу
- Показники, на які людина не впливає
- Занадто багато KPI: команді важче зосередитися на головному
- Немає надійних даних: план є, а факт рахують «на око»
- Правила премії непрозорі або змінюються після періоду
- KPI стимулює шкоду: продавець дає знижки заради виручки, бариста приховує помилки
- Відсоток виконання плутають із коефіцієнтом: 98% - це 0,98, а не 98
Якщо продаєте чи купуєте бізнес, KPI допомагають поставити правильні питання. Наприклад, виручка кавʼярні 300 000 грн і 3 000 чеків дають середній чек 100 грн, але покупцю потрібні ще собівартість, витрати, інвентаризація, сезонність і відповідь, хто виконує роботу власника. Як описати процеси, щоб бізнес працював без вас, ми розібрали в окремій статті, а бізнеси, що продаються зараз, є в нашому каталозі.
Часті запитання
Що таке KPI простими словами і як розшифровується назва
Key Performance Indicators - ключові показники ефективності. Це вимірювані показники, які показують, як просувається робота до цілі.
Чим KPI відрізняється від плану і звичайної метрики
Метрика - будь-яка вимірювана величина, KPI - кілька ключових з них, повʼязаних з ціллю, а план - цільове значення KPI на період.
Які KPI обрати продавцю і менеджеру з продажу
Продавцю - виконання плану, середній чек, конверсію; менеджеру - конверсію звернень в угоди і валовий прибуток продажів. Обирайте те, на що людина реально впливає.
Які KPI підходять бариста і кавʼярні
Бариста - середній чек зміни і частку замовлень без помилок; керівнику кавʼярні - виручку, фудкост і операційний результат.
Як розрахувати KPI, якщо план не виконано або дорівнює нулю
Виконання = факт / план × 100%: 180 000 з 200 000 - це 90%. Якщо план нульовий, формула не працює - потрібне інше правило.
Як розрахувати KPI-премію і чи можна отримати більше базової суми
Базову премію множать на зважений коефіцієнт виконання. Більше базової - лише якщо так передбачено правилами; у нашому прикладі коефіцієнт обмежено 1,20.
Чи входить KPI-премія до зарплати і де прописати її умови
Так, премії за виконання завдань - частина додаткової зарплати. Умови записують у положенні про оплату праці чи преміювання і доводять до працівника.
Джерела
Усі суми в прикладах і калькуляторі умовні, це не норми ринку. Дата перевірки 25.10.2026.
- Qlik: What is a KPI?, дата звернення 25.10.2026
- CDC: SMART Framework, 28.08.2024
- Shopify: Retail Metrics, оновлено 29.04.2026
- Shopify: Repeat Customers, 23.08.2022
- Toast: How to Calculate Food Cost Percentage, 04.09.2026
- Shopify: Analytics fields, дата звернення 25.10.2026
- Закон України «Про оплату праці», ст. 2, 15, від 24.03.1995
- Кодекс законів про працю України, ст. 97, від 10.12.1971
Шукаєте готовий бізнес або плануєте продаж? Go Deal Brokers публікує бізнеси з цінами й прибутком у Telegram-каналі, а заявку на продаж можна залишити на сторінці для продавця.
